responsable du service d'administration et de gestion du pôle population

Création d'un responsable du service d'administration et de gestion au sein du pôle population dans le cadre de la mise en place du nouvel organigramme.

• Travail de bureau
• Travail en équipe
• Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
• Déplacements sur le territoire de la ville occasionnels
• Horaires variables
• Encadrement
• Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable

Coordination générale :

• Gestion des productions administratives du pôle : Centralisation des notes produites par le pôle.
• Gestion des parapheurs et courriers : Organisation de la circulation des documents, enregistrement, diffusion et classement, y compris la mise en place d'un parapheur dématérialisé – en lien avec le service de coordination générale du pôle ressources.
• Gestion des actes administratifs : Mise en forme et suivi des délibérations, arrêtés, conventions et autres actes juridiques produits par le pôle, en lien avec le service juridique mutualisé si nécessaire.
• Gestion des financements externes du pôle : Montage des dossiers de demande de subventions, suivi de leur instruction et justification de l'utilisation des fonds, avec l'appui du service Financements Externes du pôle ressources qui centralisera l'ensemble des dossiers d'investissement.
• Archivage : Organisation et suivi de l'archivage des documents du pôle, en lien avec le service des archives de la collectivité.
• Gestion des fournitures : Centralisation des commandes de fournitures auprès du pôle ressources.
• Informatique : Centralisation des demandes de matériel et d'intervention via GLPI.
• Communication : Centralisation et transmission des commandes des services auprès du service communication.
• Entretien et maintenance des bâtiments : Centralisation et transmission des commandes de travaux d'entretien et de maintenance auprès du SEM via ASTECH.
• Gestion de la relation usager (pour les services concernés).

Appui aux équipes opérationnelles du pôle :

• Organisation de réunions et événements: Logistique, préparation des supports, rédaction des comptes-rendus.
• Gestion de projets : Soutien administratif à la mise en œuvre de projets spécifiques au pôle.
• Mise à disposition de ressources documentaires : Veille réglementaire, gestion de la documentation technique et administrative propre au pôle.
• Communication interne au pôle : Diffusion des informations, coordination des agendas.

Finances :

• Préparation et suivi budgétaire : Élaboration des propositions budgétaires pour le pôle, saisie des propositions de budget et des mouvements en cours de l'année, suivi des dépenses et recettes, exécution des crédits, et reporting auprès du chef de pôle, du contrôle de gestion, du pôle ressources et de la DMAF.
• Engagement des dépenses: Préparation des bons de commande, suivi des factures, validation des services faits, en respectant les procédures du service financier mutualisé.
• Contrôle de la dépense : Analyse de l'opportunité de la dépense (vision transversale sur le pôle), vérification de la disponibilité des crédits budgétaire, des imputations, de l'exécution des commandes et de la ventilation analytique.
• Demandes de paiement : Préparation des éléments nécessaires aux mandats de paiement.

Juridiques et assemblées :

• Centralisation des demandes adressées au service JURA (Juridique et Affaires Réglementaires).
• Gestion des actes administratifs : Préparation et suivi des délibérations, arrêtés, conventions et autres actes juridiques relevant du pôle, en lien avec le service juridique mutualisé si nécessaire.
• Vérification budgétaire et financière des rapports transmis aux assemblées.
• Alerte des rédacteurs de rapports sur les délais à respecter.
• Réponse directe aux questions juridiques de base.

Compétences commande publique :

• Expression des besoins : Traduction des besoins du pôle en termes techniques et fonctionnels pour la rédaction de la fiche de préparation du marché et des pièces techniques (Cahier des Clauses Techniques Particulières, méthode de notation, bordereaux de prix), en lien avec le référent technique du marché.
• Suivi des marchés publics : Participation à la rédaction des cahiers des charges avec le service de la commande publique, préparation du rapport d'analyse des offres, en lien avec le référent technique du marché
• Exécution des marchés : Suivi de l'exécution des contrats par les prestataires, gestion des litiges éventuels, engagement comptable des crédits nécessaires à l'exécution du marché, suivi financier des marchés publics, gestion des certificats d'acompte et des décomptes, gestion des procès-verbaux d'admission et de réception, suivi des retenues de garantie et libération des cautions, gestion des opérations liées à la clôture des marchés.

Compétences ressources humaines :

• Gestion du personnel : Recueil des besoins en recrutement, gestion des recrutements (saisie du besoin sur TALENTS, programmation des jurys), gestion des contractuels (évaluation, prolongation), centralisation et gestion des évolutions des fiches de poste des agents du pôle, gestion des accidents de travail en lien avec la DRH, centralisation des entretiens d'évaluation annuels du pôle, gestion et suivi des autorisations de télétravail (première demande, assurance), suivi du plan de formation en lien avec la DRH, des formations sécurité (habilitation, recyclage), suivi du document unique en lien avec la DRH, suivi des effectifs et pilotage de la masse salariale du pôle.
• Appui aux agents : Informations sur les procédures RH, les droits et obligations, lien avec le service RH mutualisé pour des questions spécifiques (mutations, promotions, etc.).
• Gestion des temps: Gestion des plannings, suivi des horaires (logiciel Horoquartz), des heures supplémentaires, des astreintes.
• Ces fonctions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins spécifiques du pôle et de son organisation.

Le SAGE est rattaché hiérarchiquement au chef de pôle. Par dérogation à ce rattachement hiérarchique principal, et dans une optique de gouvernance transversale et de maîtrise des risques, le SAGe relève de l'autorité fonctionnelle du contrôle de gestion (lui-même relevant directement de la Direction Générale) pour :

• Tous les sujets à caractère structurant pour la collectivité
• Les démarches d'harmonisation des méthodes et outils des services
• Le pilotage et le suivi des ressources globales
• L'harmonisation des pratiques et des procédures au sein des SAGE, en lien avec les services supports.
• L'optimisation de la coordination et de l'utilisation des compétences entre les SAGE. Pour ces aspects stratégiques, le SAGE se conforme aux directives du Contrôleur de Gestion et lui rend
  
  compte directement