Assistant de direction

La Métropole d'Aix-Marseille-Provence pilote des politiques publiques innovantes au service de ses habitants. Son action couvre des secteurs clés tels que la mobilité durable, la transition écologique, l'aménagement urbain, la solidarité sociale, la protection des plus vulnérables ainsi que le développement économique, culturel et numérique.

Elle est la plus vaste Métropole de France, regroupant 92 communes et un peu moins de 9000 agents engagés. Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de notre collectivité dynamique et innovante

Au sein de la Direction Aménagement et programmation urbaine, la Métropole recrute un(e) assistant de direction (F/H) chargé(e) d'apporter un soutien administratif, organisationnel et logistique nécessaire au fonctionnement administratif de la direction.

Rattaché(e) au Directeur aménagement et programmation urbaine, vos missions principales s'articulent autour de :

La gestion de l'agenda du Directeur : planifier les rendez-vous, les réunions et les déplacements, et les mettre à jour en temps réel si nécessaire.

La coordination des réunions : coordonner les réunions en assurant la disponibilité des salles de réunion, les équipements et les fournitures nécessaires.

La préparation des Conseils : recenser, centraliser et enregistrer les délibérations métropolitaines de la Direction et assurer le suivi administratif de ces documents.

Le traitement de la correspondance : répondre aux appels, aux courriels et aux courriers, et trier les demandes selon leur importance ; préparer les documents pour les réunions ; mettre en forme et enregistrer les courriers sortants ; enregistrer les courriers entrants et les diffuser dans la direction.

Le suivi administratif : saisir les congés / CET ; assurer la gestion des fournitures de bureau ; diffuser les informations au sein de la Direction.

Titulaire du grade d'adjoint administratif territorial et/ou d'une formation en secrétariat-assistanat administratif, vous disposez d'une expérience confirmée sur une fonction similaire.

Une expérience au sein d'une collectivité territoriale ou un établissement public est idéalement recherchée.

A l'aise avec les outils informatiques, vous maîtrisez les logiciels bureautiques et applicatif métier (traitement de texte, tableur, messagerie, logiciel Airmess).

Vous maîtrisez les méthodes de gestion administrative associés au montage de dossiers et à la mise en forme de document administratif, les méthodes de classement et d'archivage de dossiers ainsi que l'organisation de réunion.

A l'écoute et doté(e) d'un sens relationnel, vous êtes capable de vous ajuster rapidement à des situations changeantes et de travailler dans un environnement dynamique.

Votre sens de la discrétion, votre rigueur dans le suivi des dossiers, votre capacité à hiérarchiser les informations à transmettre et à vous organiser avec autonomie seront autant d'atouts sur cette fonction.

• Prime de fin d'année
• Restauration collective/titres restaurant
• Compte-Epargne Temps
• Prise en charge Mutuelle
• Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
• ARTT
• RIFSEEP
• CIA
• Charte Handicap

Avec une superficie de plus de 3 000 km2, une population de 1,8 million d'habitants et le regroupement de 92 communes, la métropole d'Aix-Marseille-Provence est la première métropole de province. Elle exerce les compétences stratégiques majeures qui orientent le développement du territoire dans toutes ses dimensions : développement et aménagement économique, social et culturel, aménagement de l'espace, politique locale de l'habitat, politique de la ville, gestion des services d'intérêt collectif, protection et mise en valeur de l'environnement et politique du cadre de vie.