Coordinateur administratif et financier

Contexte du recrutement et définition de poste

Ville de habitants, à proximité immédiate de Paris, idéalement desservie par les transports en commun, membre du Territoire Boucle Nord de Seine et de la Métropole du Grand Paris, la Ville de Clichy se transforme dans le cadre d'un ambitieux programme de développement, d'attractivité et de modernisation axé sur une dynamique urbaine, la qualité de vie, et la mise en place de nouveaux services à la population.

Nous recrutons un
Coordinateur administratif et financier H/F
Sous la responsabilité du responsable du service Enfance, vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateurs pédagogiques, les directeurs des ALSH et la direction des ressources humaines. Vous contribuerez à la gestion des centres de loisirs et assurerez la gestion administrative du service Enfance.

Missions Principales
Fonctions administratives et organisationnelles

• Concevoir, développer et suivre des outils de contrôle administratif adaptés aux besoins du service.
• Préparer, gérer et contrôler les plannings des équipes, incluant remplacements, absences et gestion des équipes "volantes".
• Gérer les inscriptions et les effectifs (collecte, saisie, suivi, synthèse), réaliser les reportings nécessaires.
• Assurer la gestion des commandes de matériel et des équipements logistiques.

Gestion administrative des ressources humaines

• Préparer les contrats de travail et suivre les dossiers administratifs des animateurs, stagiaires, volontaires, et responsables d'équipement.
• Exploiter le logiciel Concerto pour les extractions, traitements des données et le suivi administratif.
• Gérer les déclarations d'accidents et assurer le suivi des incidents impliquant enfants et parents.
• Suivre les absences, congés, arrêts maladie et justificatifs associés.
• Participer à l'organisation des entretiens professionnels et des évaluations selon les procédures internes.
• Veiller au respect des obligations légales relatives au personnel (affichage obligatoire, sécurité, formation, etc.).
• Contrôler la cohérence des données relatives aux effectifs et aux présences des animateurs.
• Produire des rapports périodiques et bilans administratifs destinés à la direction et aux financeurs.

Réglementation, sécurité et conformité

• Garantir la conformité des documents obligatoires (règlement intérieur, affichages, autorisations, assurances).
• S'assurer du respect des procédures de sécurité, d'hygiène et de santé (PAI, gestion des incidents, alertes, réglementation ERP).
• Mettre à jour les dossiers de déclaration auprès des autorités compétentes (ex : SDJES).
• Assurer les obligations déclaratives liées à l'activité.

Collaboration avec les coordinateurs pédagogiques

• Entretenir un échange régulier avec les coordinateurs pédagogiques pour assurer une articulation efficace entre les aspects pédagogiques et administratifs.
• Suivre les déclarations d'informations préoccupantes conformément aux procédures internes.
• Gérer le suivi des PAI (projet d'accueil individualisé) et des jugements en lien avec la municipalité.
• Apporter un soutien aux coordinateurs pédagogiques dans la mise en place des outils et procédures pédagogiques (suivi des projets, préparation des bilans, etc.).
• Participer activement aux réunions de pilotage, comités de direction, et équipes mixtes administration/pédagogie.
• Contribuer à l'amélioration continue en proposant des optimisations des processus administratifs, logistiques et de qualité de service.

Communication, partenariats et représentation

• Assurer le lien avec les institutions et partenaires (CAF, municipalités, services jeunesse) sur les aspects administratifs et règlementaires.
• Informer et accompagner les équipes d'animation sur les questions administratives.
• Garantir la bonne circulation de l'information interne entre les différents acteurs (coordinateurs pédagogiques, animateurs, direction).

Profil recherché

• Expérience confirmée en gestion administrative, idéalement dans le secteur de l'animation ou de l'éducation.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative (Concerto ou équivalent).
• Connaissance approfondie de la réglementation applicable aux accueils collectifs de mineurs (ACM), sécurité et ressources humaines.
• Qualités organisationnelles, rigueur, sens du travail en équipe et capacité à coordonner différents interlocuteurs.
• Bonnes compétences relationnelles, capacité d'écoute et d'adaptation.

Contexte de travail

• Poste en catégorie B, Contractuel (CDD de 12 mois ) ou Titulaire, Rémunération statutaire, Régime indemnitaire, 37h / semaine
• Participation mutuelle, prévoyance et frais de transports, CNAS, prime annuelle.