Assistant Administratif

À propos de nous
Vous souhaitez rejoindre un acteur hospitalier majeur ? Vous souhaitez donner du sens à votre métier et participer à des projets variés ?
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE), né du rapprochement des sites hospitaliers de Saint-Malo, Dinan et Cancale, compte 4 550 professionnels répartis sur 11 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.

L'
I
nstitut de
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ormation des
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rofessionnels de
S
anté, basé à DINAN (22), est rattaché au GHRE et forme les aides soignants et infirmiers de demain.

Participez activement au bon fonctionnement de notre
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anté en rejoignant l'équipe administrative

Mission
Un poste d'Assistant.e Administratif/ve (H/F) est mis à la vacance à temps plein (100 %).

L'assistant.e administrative assure au sein de l'IFPS les activités de secrétariat inhérentes au fonctionnement général.

Il/elle organise et coordonne, pour la Direction de l'institut, la transmission et la rédaction des informations de l'organisme de formation. Il/ elle réalise toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique et financier de l'IFPS, en interne et en externe.

Activités

• Accueil des candidats, élèves, étudiants, formateurs, intervenants
• Organisation de réunions, visites, conférences, commissions spécialisées : aide logistique, concours, rencontres…
• Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
• Gestion d'agendas électroniques (Outlook)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, dossiers…
• Traitement de courriers, dossiers, documents
• Gestion administrative et comptable spécifique au domaine d'activité : paiements, conventions professionnelles, dossiers de financement, suivi des présences et absences, dossiers des étudiants et élèves
• Communication avec les organismes de tutelle, les universités, la médecine du travail, les prestataires de services… et échanges avec les structures professionnelles qui seront 'terrain de stage'.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Contrat
: CDD 3 mois avec possibilité de renouvellement / Titulaire

Horaires de travail
: Temps complet (100 %)

Grade :
Adjoint administratif (Catégorie C)

Lieu de travail
: Institut de Formation des Professionnels de Santé (IFPS) - rue Charcot à DINAN (22)

Profil
Connaître le fonctionnement d'un IFPS quant à son organisation et quant aux formations sanitaires IFSI / IFAS qui y sont dispensées serait un atout appréciable.

Les élèves et étudiants d'un IFSP suivent, dans le cadre réglementaire, un parcours de formation que, l'Assistant.e administratif/ve, de par ses missions administratives et financières spécifiques, contribue à optimiser et à accompagner.

Formation

Baccalauréat, voire BTS, dans le domaine administratif ou le domaine de l'assistanat de direction.

Expériences et compétences requises

• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et Outlook
• Savoir utiliser les outils et logiciels en lien avec le domaine de la formation
• Connaître les dispositifs de financement de la formation et les principaux financeurs (Région, ARS, ANFH…)
• Savoir gérer des dossiers multiples
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir réaliser un accueil physique et téléphonique.

Qualités

• Sens du relationnel
• A l'écoute des besoins des interlocuteurs et des différents acteurs, notamment les partenaires
• Rigueur et sens de l'organisation
• Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire)
• Capacité d'adaptation
• Travail en équipe
• Discrétion et disponibilité.

Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.

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Référence de l'offre : 5oa281dcxe