Assistant de direction H/F

À propos du poste

Pro Car's Luxury recherche un(e) alternant(e) assistant(e) de direction motivé(e) et organisé(e) pour accompagner la gestion quotidienne de l'entreprise.

En plus de vos missions administratives, vous serez également en soutien aux commerciaux, afin de faciliter leur activité et d'assurer un suivi efficace des clients et des dossiers.

Responsabilités

• Assurer la gestion dynamique et en temps réel de l'agenda de la direction, incluant la priorisation d'événements concurrentiels, la reprogrammation d'urgences opérationnelles, et la coordination de multiples interlocuteurs internes et externes.
• Structurer, centraliser et analyser l'ensemble des flux administratifs, en veillant à la conformité des documents, à la cohérence des informations transmises et à la mise à jour permanente des dossiers stratégiques.
• Superviser le traitement de communications écrites (emails, notes internes, consignes opérationnelles), en garantissant des réponses adaptées, argumentées et envoyées dans des délais stricts.
• Produire des rapports administratifs , incluant indicateurs de performance, analyses comparatives, synthèses hebdomadaires, et propositions d'optimisation.
• Coordonner le suivi administratif des opérations commerciales, depuis la réception des demandes jusqu'à la finalisation des devis, en passant par la vérification des données, la mise à jour des CRM internes et la relance proactive des interlocuteurs.
• Assurer la synchronisation des informations entre les équipes commerciales, opérationnelles et la direction, afin de garantir la continuité des activités malgré les imprévus, retards ou changements internes soudains.
• Participer à la gestion des plannings opérationnels, en intégrant les contraintes de disponibilité, les urgences client, les réajustements journaliers et les objectifs de productivité.
• Mettre en place et maintenir un système de classement et d'archivage structuré, répondant à des exigences de traçabilité, d'accès rapide à l'information et de conformité documentaire stricte.
• Contribuer à la normalisation des processus internes, en identifiant les dysfonctionnements, en rédigeant des procédures détaillées et en assurant leur application rigoureuse.
• Gérer simultanément un ensemble de tâches administratives transversales, tout en respectant les délais, les priorités évolutives et les exigences de précision imposées par la direction.
• Accueillir les visiteurs, partenaires et clients avec professionnalisme
• Assurer un lien fluide avec les chauffeurs, le service client et les prestataires

Profil recherché

• Très bonne résistance aux tâches répétitives et au travail administratif continu
• Organisation irréprochable, sens du détail et constance dans l'effort
• Capacité à maintenir un travail précis même lors de périodes chargées
• Aisance sur Excel, Word et Google Workspace (une utilisation régulière sera nécessaire)
• Autonomie, motivation et fiabilité sur la durée
• Bonne communication écrite et capacité à rédiger sans fautes
• Adaptabilité aux changements de priorités au cours de la journée
• Une première expérience en administratif serait un réel avantage

Candidature

CV + lettre de motivation obligatoires.

Les candidatures sans lettre précise, détaillant les compétences administratives et la motivation pour ce type de poste, ne seront pas étudiées.

Conditions de l'alternance

• Poste impliquant plusieurs tâches administratives quotidiennes
• Rythme régulier avec des périodes plus intensives selon les besoins internes
• Engagement attendu sur toute la durée du contrat
• Nécessité d'être assidu(e), ponctuel(le) et très disponible dans l'organisation du travail

Type d'emploi : Alternance

Rémunération : 1 000,00€ à 1 200,00€ par mois

Permis/certification:

• Permis B (Requis)

Lieu du poste : En présentiel