Stagiaire Opérations

Détails de l'emploi :

Lieu : Villefranche-sur-Saône - (Télétravail exceptionnel)

Type de poste : Stage – Temps plein (35 heures)

Poste à pourvoir : à partir d'avril 2025 (flexible)

Qui sommes-nous ?

Nous sommes une agence de voyage indépendante francophone, spécialisée dans les voyages sur mesure en Europe et les séjours de randonnée.

Depuis 2007, nous concevons des expériences immersives fondées sur les intérêts et la sensibilité de nos voyageurs, avec une expertise reconnue dans le slow travel.

Nos bureaux sont situés à Villefranche-sur-Saône, dans le Beaujolais (France) sous le nom Randonnées Outre-Manche.

Les avantages de travailler avec nous :

• Participer pleinement au développement de l'entreprise avec un partage d'idées hebdomadaire
• Une équipe jeune très motivée, dynamique, sachant travailler dans la bonne humeur où la cohésion d'équipe est primordiale.
• Un cadre de travail idéal : nos bureaux privatifs sont situés dans un coworking avec cuisine, espaces de repos, salles de réunion et salle de sport, etc. à seulement 10 minutes à pied de la gare de Villefranche-sur-Saône (train fréquent de Lyon Part Dieu – 22 mins)
• Des activités et soirées en équipes en dehors du travail
• Une diversité et un choix de mission permettant la découverte de certains outils
• 50% remboursement transports en commun
• Titres-restaurants

MISSION

Nous recherchons un(e) Stagiaire Opérations & Service Client Voyage

Votre rôle est d'aider le Responsable Opérationnel à mieux gérer les besoins de clients en voyage en soutien de nos équipes commerciales et de production. En collaboration avec le chef de ces deux équipes vous utiliserez différents supports (téléphone, e-mail, plateforme, applications) pour répondre aux attentes des clients à fur et à mesure que des situations se présentent. Le/la Stagiaire Opérations & Service Client Voyage doit se référer à son responsable pour toute demande et pour toute prise de décision. Il/elle devra être disponible pour prêter main forte où il y a des urgences ou un besoin ponctuel, tout en assurant le suivi rigoureux de ses missions de fond.

Relation Clients

• Être le point de contact pour les clients en voyage, répondre à leurs questions et fournir des informations pertinentes.
• Gérer les demandes des clients concernant les modifications de réservation, les annulations, les demandes spéciales, etc. Ses demandes peuvent provenir de l'équipe de Production, Commercial ou directement du Responsable Opérationnelle.
• Résoudre les problèmes rencontrés par les clients pendant leur voyage en collaborant avec les fournisseurs et les autres départements de l'agence.
• Fournir un excellent service client en créant une relation de confiance avec les clients et en faisant preuve d'empathie et de professionnalisme.
• Effectuer des relances post-voyage pour recueillir les retours clients et détecter d'éventuels points d'amélioration.

Relation Prestataires :

• Travailler avec la chargée de recherche et développement sur l'analyse, la recherche et la gestion des prestataires et activités
• Négocier des prix préférentiels et établir des contrats de partenariats avec des prestataires réguliers
• S'assurer de la mise à jour de notre liste de prestataires supplier master file / Share Point/ Kaspersky pour garantir un suivi optimal des dossiers
• Mettre en évidence et partager les retours clients sur des prestataires.
• Suivi des démarches commerciales de nouveaux prestataires et entretenir une bonne communication pour s'assurer du bon déroulement des voyages clients
• Aller à la rencontre de partenaires et visiter et/ou tester leurs prestations en représentant l'agence
• Identifier des prestataires de remplacement si un partenaire habituel est indisponible, en garantissant qualité et réactivité.
• Participer ponctuellement à des salons ou événements professionnels pour sourcer de nouveaux partenaires.

Autres rôles

• En cas de besoin, achats de prestations et services (hébergements, transferts, billets, ...) pour le chef de production
• Examiner attentivement les dossiers créés par nos commerciaux et identifier les services nécessaires à acheter rapidement pour les clients.
• S'assurer de la disponibilité et de la réservation des services urgents
• Assurer un suivi précis des achats effectués, y compris la gestion des factures et des paiements.
• Prendre en charge des dossiers de production de A à Z en dernière minute en haute saison
• Assurer une communication fluide entre les équipes production, commerciale et financière pour éviter les oublis ou doublons.
• Relecture des carnets de route

PROFIL

Nous cherchons une personne ayant une première expérience dans une agence de voyage, un tour opérateur, un service de conciergerie ou en hôtellerie et qui est à l'aise avec toute forme de communication en Anglais et Français. Une bonne capacité d'organisation et réactivité sont des qualités essentielles pour notre futur collaborateur :

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite pour interagir efficacement avec les clients, les fournisseurs et les membres de l'équipe.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais stricts.
• Solides compétences en résolution de problèmes et aptitude à gérer les situations d'urgence.
• Orienté(e) client, aimable et capable de fournir un service de haute qualité même dans des situations stressantes.
• La passion du voyage
• Niveau BTS ou Licence de préférence dans le domaine du tourisme
• Excellent niveau d'anglais (écrit, lu, parlé) obligatoire. Une grande partie de nos clients sont de langue maternelle anglaise. Une première expérience à l'étranger sera un avantage
• Rigoureux(se), méthodique, et autonome
• Maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, CRM
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de planification et être capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• La connaissance géographique de nos destinations en France et au Royaume-Uni sera appréciée.

Type d'emploi : Stage

Durée du contrat : 6 mois

Avantages :

• Intéressement et participation

Lieu du poste : En présentiel