Secrétaire de la Maison départementale des solidarités

MISSION : sous l"autorité hiérarchique la Responsable territorial.e accueil (RTA), il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l"ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l"équipe, les usagers, les différents services de l"institution et les partenaires. Il (elle) assure l"accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l"information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l"éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Accueil

• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l"équipe et/ou des organismes compétents
• Remet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches
• Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré, évalue l"urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
• Participe à la gestion des plannings des permanences, gérer la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
• Accueille les partenaires extérieurs

Gestion et suivi administratif des dossiers

• Effectue le suivi des dossiers sur un plan administratif : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relance auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
• Assure le classement, l"archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux

Organisation et secrétariat

• Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
• Contribue au secrétariat de la MDS (saie du courrier, présentation des écrits des professionnels...), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
• Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive
• S"articule avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
• Participe aux réunions d"équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
• Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l"ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)

En l"absence de collègue :

• gère l"organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d"intervention) en lien avec les services départementaux

Référence de l'offre : j5bbxrwjbh

Compétences techniques :

• Connaître les spécificités de l"activité de la collectivité
• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d"activité
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l"activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d"accueil téléphonique et physique
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir écouter
• S"inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

Compétences stratégiques :

• Faire preuve de rigueur dans l"organisation de son travail
• Etre autonome dans l"organisation et l"exécution de son travail
• Savoir gérer les priorités
• Etre capable de s"adapter au contexte

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle œuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :

• Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
• Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
• Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.

Construisez avec nous votre avenir professionnel