Chargé de projet événementiel F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

CDD de 6 mois (remplacement temporaire), à pourvoir dès que possible.
Au sein de la cellule Gestion de projet événementiel, le/la chargé-e de projet événementiel :

Contribue à l'organisation des événements

Participe à la promotion et la valorisation des espaces interfacultaires auprès de la communauté interne et des clients externes

Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés

Activités Principales
Gestion de projet événementiel :

Création de brief auprès des prestataires en identifiant tous les besoins ou étude du cahier des charges des projets événementiels

Construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d'espaces, hébergement, transport, restauration…), et définition des outils et moyens nécessaires pour leur mise en oeuvre, en s'appuyant sur des expertises internes ou externes

Définition du budget des projets et respect du budget défini

Demandes de devis, réalisation de demandes d'achat et demandes de bons de commande

Identification et coordination des différents acteurs internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports) pour la réalisation des événements

Coordination des différents acteurs de chaque projet et animation le cas échéant de cette communauté (réunions, partage de documents / informations…)

Planification l'ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, pilotage et contrôle de leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l'événement

Gestion de l'événement le jour J sur site : gestion des prestataires, mise en place, gestion du planning et des ressources humaines

Gestion de la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation

Gestion du retour d'expérience et mesure la satisfaction des usagers

Accompagnement et conseil des laboratoires et instituts de SU dans la conception, organisation et mise en oeuvre de leurs événements scientifiques

Communication Et Promotion
Promotion des espaces et des services proposés par le SEP auprès des usagers internes (création et rédaction de supports, actions de promotion, promotion sur les sites de référencement partenaires…)

Veille : identification et recensement de prestataires et fournisseurs dans le milieu événementiel ; veille dans le domaine événementiel

Politique d'achats en matière événementielle

Contribution au suivi des marchés pilotés par le SEP, en concertation avec la Direction des achats