Agent du bureau du courrier mutualisé et de la logistique SGCD 53

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP 2

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) rassemble sous l'autorité de la préfète, secondée par le secrétaire général de la préfecture, les missions supports de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI).

C'est un service à vocation interministérielle. Il est en charge de la gestion des ressources humaines, de la logistique et de l'immobilier de l'État, du budget et des systèmes d'information et de communication.

Vos Activités Principales

Réception du courrier « arrivée » de la Préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT, DDETSPP)
Traitement du courrier : tri, ouverture des plis, distribution, mise sous pli, affranchissement
Enregistrement des lettres recommandées, lettres suivies et colis
Courrier réservé : enregistrement des courriers dans MAARCH/MACARON
Accueil physique du personnel des collectivités territoriales (mairies, communautés de communes, syndicats de bassin) et autre organismes
Apposition du tampon dateur sur les documents destinés au contrôle de légalité
Gestion des messages électroniques réception vers services attributaires
Chargement des caisses de plis et colis dans véhicule
acheminement du courrier vers la Poste et les différents services
appui à la logistique immobilière (salle de réunions, déménagement, aménagement, réception commandes, etc.)
appui à la logistique de service (distribution du mobilier, fournitures, inventaires, parc automobile, etc.)
suppléance à l'accueil, en cas d'absence du titulaire du poste.

Votre Environnement Professionnel

Le pôle logistique et immobilier de l'État est en charge de l'approvisionnement, des travaux, de la maintenance des bâtiments et des achats pour le compte du SGC et des services bénéficiaires.

Immobilier de l'État

stratégie immobilière, travaux structurants et courants, maintenance préventive et corrective, entretien des Résidences et Programme National d'Equipement, conseil de cité…

Achats

Mise en œuvre préconisations de la plateforme régionale des achats de l'État en matière d'achats et de marchés publics
Recensement besoins et programmation des achats et travaux de la préfecture et des DDI.

Logistique opérationnelle : Entretien et mise à disposition des véhicules, petites interventions de maintenance bâtimentaire en régie, suivi entreprises et intervenants en nettoyage et entretien des espaces verts, Inventaires mobiliers en résidences et services administratifs, manutention, approvisionnement, accueil cité administrative, délivrance badges, courrier, reprographie, réservation salles,

Composition et effectifs du pôle : 2 A – 1 B – 10 C

Liaisons hiérarchiques : chef de pôle et son adjoint

Liaisons Fonctionnelles

interne : la préfète, services de la préfecture, le personnel de la résidence

externe: toute personne reçue à la préfecture (cérémonies, évènements ponctuels), les fournisseurs et entreprises.

Profil recherché

Connaissances Techniques

Vos compétences principales mises en œuvre :

connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau pratique requis

Savoir-faire

savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Vos Perspectives

Poste aux missions diversifiées permettant d'évoluer vers les métiers de la logistique et/ou de l'immobilier

Éléments de candidature

Personnes à contacter

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