Gestionnaire ADV F/H

Vivacy, acteur de premier plan dans le domaine de l'esthétique médicale et de l'anti-âge a été fondée en 2007. Cette société française de renom s'est rapidement spécialisée dans la création, la production et la distribution de dispositifs médicaux de pointe à base d'acide hyaluronique. Vivacy, présente dans plus de 75 pays à travers le monde, s'est construite une place importante dans le monde de l'esthétique médicale.

Nous recherchons un/une Gestionnaire ADV F/H en CDI. Vous devrez assurer la gestion complète du cycle de commande pour les clients France et Export, depuis la réception de la demande jusqu'à la livraison et à la facturation, tout en garantissant un niveau de service optimal et la conformité réglementaire des expéditions internationales. A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :

Relation client

• Réceptionner les appels téléphoniques ou les e-mails et renseigner les clients
• Promouvoir l'image de marque de Vivacy
• Suivre un portefeuille client
• Prendre en charge les réclamations clients et gérer les retours produits

Gestion des commandes

• Réceptionner, vérifier et enregistrer les commandes clients
• Assurer le suivi et la traçabilité des commandes reçues avec les prévisions
• Vérifier les conditions commerciales : prix, remises, incoterms, délais,...
• Confirmer la disponibilité des produits, et en assurer le suivi de façon proactive
• Assurer le bon déroulement du process jusqu'à l'enlèvement et la facturation de la marchandise
• Assurer la mise à jour continue du carnet de commande sur l'ERP

Coordination logistique

• Collaborer avec les équipes Commerciales, Qualité, Planification, Logistique et Finance
• Assurer la disponibilité des produits
• Planifier et organiser l'enlèvement des marchandises
• Assurer l'interface avec les différents acteurs : clients, transporteurs, transitaires,...
• Préparer et contrôler l'ensemble des documents nécessaires à l'expédition
• Suivre les livraisons et gérer les litiges
• Prendre en charge les demandes internes

Gestion administrative

• Emettre et contrôler les documents liés à l'activité : proforma, factures, certificats
• Mettre à jour et assurer la fiabilité des données commerciales dans l'ERP
• Assurer l'archivage des documents

Conformité, réglementation et qualité 

• Application des incoterms, règles douanières et procédures export
• Respecter les contraintes réglementaires générales ou spécifiques à une destination ou un mode de transport
• Veille sur l'évolution des normes et des taxes liées à la logistique internationale

Vous êtes diplômé(e) d'un BAC +2/ Bac + 3 en commerce international. Vous possédez une expérience de 1 à 5 ans sur un poste similaire.

Vous avez de solides connaissances des incoterms, des documents douaniers, des contraintes export et de la logistique internationale et de ses contraintes. Vous maitrisez les étapes du process Order-To-Cash. La connaissance du milieu des dispositifs médicaux et/ou des laboratoires pharmaceutiques est un plus. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre autonomie. Vous avez un esprit d'équipe, une bonne aisance en communication écrite et orale et un sens de la confidentialité. Vous parlez couramment l'anglais et vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles et rigueur documentaire. Vous maitrisez les outils informatiques et plus spécialement Excel. La connaissance de Sage X3 est un plus.

Nous rejoindre

En rejoignant Vivacy, vous intégrez une entreprise proactive attachée au bien-être de ses salariés, le tout, dans une ambiance de travail conviviale et dynamique Nous recherchons de nouveaux talents pour intégrer nos équipes qui sauront apporter une réelle valeur ajoutée et nous accordons une place importante à la qualité de vie au travail et au développement de l'ensemble de nos collaborateurs. Vivacy s'engage au quotidien pour la réduction de son impact environnemental au travers d'actions concrètes (production d'énergie renouvelable). En tant que futur collaborateur, vous bénéficiez de nombreux avantages :

• Un package de rémunération attractif (prime de 13ème mois, participation, mutuelle, prévoyance);
• Une charte télétravail;
• Des activités de bien-être : cours de sport au sein de nos locaux, ostéopathe;
• Un accompagnement avec nos partenaires: infirmière, assistante sociale, référente handicap;
• Un soutien à la parentalité (prime de naissance, jour enfant malade, jour enfant en situation de handicap, etc.);
• Une restauration sur place, une boisson chaude offerte quotidiennement;
• Des événements conviviaux;
• Une prime de cooptation ;
• Un parking gratuit et sécurisé à disposition;
• Des avantages proposés par le CSE;
• Des tarifs préférentiels sur notre gamme cosmétique.

Vivacy, s'engage en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion.

Tous différents, tous compétents

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