Correspondant de proximité F/H

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Direction : Démarches, droit et document

Filière : Administrative

Catégorie : C

MISSIONS :

• Accueille, renseigne et oriente le public à l'hôtel de ville, à la tour Altaïs et à la mairie annexe.
• Assure le pré-accueil des différents services assurant de l'accueil du public à la tour Altaïs.
• Assure l'accueil téléphonique général de la ville.
• Recueille et transmet les signalements liés à l'espace public.
• Enregistre le courrier entrant de la ville et le transmet aux directions concernées.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Accueille physiquement et téléphoniquement le public.

Analyse les demandes du public puis :

• répond aux demandes de 1er niveau ;
• oriente vers l'interlocuteur ou le service expert pour les demandes de 2nd niveau.

Informe les usagers sur les prestations des services de la ville puis vérifie, avant orientation au guichet, les dossiers.

Gère la file d'attente des différents services d'accueil de la ville.

Délivre des rendez-vous pour les démarches administratives.

Gère l'affichage et la documentation à destination du public.

Recueille, transmet et assure le suivi des signalements espace public.

Procède aux opérations d'ouverture, d'analyse,et d'enregistrement des courriers et courriels.

Assure l'accueil protocolaire d'événements municipaux (cérémonies de mariage).

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :

Savoir faire

Accueillir le public avec amabilité.

Prendre des messages/ des rendez-vous.

S'exprimer clairement et reformuler les demandes.

Favoriser l'expression de la demande via un questionnement adapté.

Assurer un 1er niveau d'information auprès des usagers avant de les orienter.

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, les visites physiques et les courriers/courriels.

Appliquer les règles de communication et de protocole.

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.

Mettre en relation des correspondants.

Savoirs

Techniques d'accueil, règles de communication.

Organisation et activités des services.

Fonctionnement du standard téléphonique, des différents outils de recherche d'information.

Techniques de régulation.

Techniques de communication téléphonique.

Caractéristiques des publics.

Règlements intérieurs.

Techniques et outils de communication.

Savoir-être

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse.

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques.

MOYENS :

Internet.

Intranet.

Matériel bureautique.

Technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée.

Costume fourni par la collectivité.

CONDITIONS D'EXERCICE :

Adaptabilité aux services interne.

Code vestimentaire.

Devoir de réserve.

Gestion du stress.

Travail en roulement sur des postes de travail partagés et sur des sites différents (hôtel de ville, Altaïs, mairie annexe).

Travail en roulement sur des brigades horaires permettant d'assurer la continuité du service sur la totalité de son amplitude de travail.

Travail par roulement les samedis matins et les samedis après-midis (accueil des cérémonies de mariage).

Présence occasionnelle en soirées et dimanche (commémorations et protocole).