Assistant(e) du Directeur Général Adjoint

Qui sommes-nous ?

VetAgro Sup est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l'Agriculture.

Nous sommes la seule structure française à former à la fois des vétérinaires, des ingénieurs agronomes et des inspecteurs de santé publique vétérinaire dans une approche globale des questions de santé. Formation, mais aussi recherche et expertise : l'activité de nos deux campus (Lyon | Clermont-Ferrand) se situe au cœur des enjeux du vivant.

Notre établissement s'engage pour le Développement Durable à travers son Schéma Directeur DD&RSE et la signature de l'Accord de Grenoble. Nos campus sont labellisés OEPV

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Le poste est basé sur le campus agronomique, au sein du Secrétariat de Direction, en appui direct du Directeur Général Adjoint du campus agronomique (DGA) et de la Directrice des Ressources Humaines (DRH).

En tant qu'Assistant(e) du Directeur Général Adjoint & de la Directrice des Ressources Humaines, vous serez au cœur du fonctionnement institutionnel, au croisement des missions de direction, d'appui administratif, de coordination interne et d'accompagnement RH.

Vos missions & activités (liste non exhaustive)

Organisation, coordination et gestion de l'activité des directions

• Gérer l'agenda du Directeur Général Adjoint et de la Directrice des Ressources Humaines : rendez-vous, courriers, courriels, priorisation des échéances, participation aux réunions et instances.
• Préparer et organiser les réunions, séminaires, conférences téléphoniques, interventions, déplacements et événements professionnels.
• Gérer les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations, suivi et traitement des notes de frais.
• Préparer les dossiers nécessaires aux missions du DGA et de la DRH (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses).
• Contribuer à la continuité du pôle « Secrétariat de Direction » en assurant un relais efficace et une coordination fluide des informations.

Communication, accueil et interface interne/externe

• Accueillir les interlocuteurs, filtrer les appels téléphoniques et orienter les demandes selon les priorités définies.
• Rédiger et transmettre les informations internes et externes, à partir des consignes des directions (notes, correspondances, comptes rendus, rapports…).
• Actualiser les contenus du site intranet RH en lien avec le SRH et le service communication (articles, informations utiles, actualités RH).
• Assurer le respect de la confidentialité, la qualité des échanges et la fluidité des interactions interservices.

Préparation, suivi et production documentaire

• Collecter, structurer, mettre en forme des données RH ou institutionnelles : tableaux de bord mensuels/annuels, indicateurs, reporting, éléments issus du SIRH.
• Mettre à jour et suivre le calendrier RH annuel, en lien avec les campagnes individuelles et collectives.
• Assurer le classement, le tri et l'archivage des documents de la DRH, du DGA et de l'équipe Administration du Personnel.
• Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion des documents aux équipes concernées.
• Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et tenir à jour les tableaux de suivi.

Participation aux instances et processus RH

• Participer à la préparation des instances consultatives :(centralisation des points à l'ordre du jour, réunions préparatoires, convocations, transmission des éléments aux élus, organisation logistique.
• Contribuer à la rédaction et à la simplification des procédures opérationnelles de l'équipe Administration du Personnel.
• Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative du service RH.

Vos atouts

Diplôme obligatoire : niveau Bac+2 en Gestion Administrative

• Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et de bureautique.
• Excellente communication écrite et orale, capacité à décrypter et reformuler les demandes.
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie Outlook, agendas partagés, outils Internet.
• Maîtrise indispensable de l'anglais.
• Organisation, rigueur, fiabilité, sens des priorités et forte réactivité.
• Capacité à gérer les imprévus, à anticiper, à travailler en équipe et à alerter à bon escient.
• Capacité à conduire un réseau d'interlocuteurs variés et à assurer un reporting pertinent.
• Avoir un bon sens relationnel, écoute et adaptation.
• Curiosité intellectuelle et capacité d'apprentissage rapide.
• Application des règles, procédures et exigences institutionnelles.
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Maitriser la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit

Nous vous offrons :

• Poste CDD de 12 mois – temps complet
• Prise de poste : début février
• Restauration subventionnée et sur site.
• Accès aux personnes à mobilité réduite / RQTH
• Activités sportives et culturelles.
• Prime mobilité durable
• Prestations sociales.
• Accès à la formation professionnelle selon l'offre locale et nationale.

Rémunération : Selon profil et expériences.

Pour candidater : CV et lettre de motivation à envoyer avant le 22 /12/2025. Entretiens à l'issue de la publication.

Pour garantir l'équité du processus, nous ne répondons pas aux demandes de suivi de candidature par téléphone. Merci de votre compréhension.