Gestionnaire en service facturier pour les marchés travaux, recherche et équipements H/F

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

CDD DE TROIS ANS

L'agence comptable comprenant une soixantaine d'agents est constituée de 5 services : comptabilité générale/droits universitaires/immobilisations, Recettes, Dépenses, Contrôle paye et missions spécifiques.

Le service dépenses facturier gère plus de factures annuelles dématérialisées ou non et les marchés de travaux, de recherche et d'équipement.

Le service dépenses Facturier est composé de 23 personnes : 1 assistant facturier, 1 correspondante Démat, 5 cheffes de bureau, 15 gestionnaires et 2 vacataires administratifs sous l'autorité du responsable du service, de son adjoint et de l'Agent Comptable.

Le pôle Démat5 est composé de 3 personnes (1 responsable et 2 gestionnaires).

Activités principales et associées :

Sous l'autorité de l'agent comptable, de son adjointe et du responsable de pôle Démat 5, assurer la gestion comptable des opérations de liquidation des dépenses de l'établissement (hors paye).

Assurer le contrôle des mentions légales, des pièces justificatives, des éléments de liquidation, des imputations comptables.

Procéder aux liquidations et levées de visas; Les factures reçues sont en très grande majorité dématérialisées

Gestion des relances et des apurements.

Les missions attendues sur le poste de travail sont :

Assurer la gestion comptable des opérations de liquidation des factures dématérialisées principalement des factures de marchés de travaux, recherche et gros équipements

Intégrer les notifications de marchés, toutes les pièces dans un dossier partagé et préparer les tableaux de suivi des marchés, les renseigner au fur et à mesure des liquidations de factures effectuées

Vidéocoder les factures reçues dans le logiciel P2P

Contrôler les mentions légales, pièces justificatives et services faits.

Gestion des workflows et transactions de dématérialisation

Liquider des factures d'achat et traitement des avoirs.

Levée de visas avant transmission à la comptabilité générale- seuil maximum fixé par le responsable du service facturier

Suivi des demandes effectuées auprès des gestionnaires de composantes, laboratoires et services centraux

Apurement du 408 des exercices antérieurs

Gestion des relances fournisseurs

Gestion de la messagerie

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

• Droit de la comptabilité générale et publique
• Réglementation financière
• Règle de droit public, fonctionnement et rôle des établissements publics seraient un plus

Savoir-faire opérationnels :

• Bonne connaissance de la Suite Office (Excel, Word, ...)
• La connaissance de l'outil Sifac et Sifac Démat P2P serait appréciée
• Analyser les données comptables etfinancières courantes (volume recettes/dépenses)
• Analyser les conventions
• proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• s'adapter aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d'utilisation de crédits
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte

Savoir-faire comportementaux :

• Savoir faire preuve d'initiatives
• qualités relationnelles
• Intégrité

• Médiation

• Confidentialité - devoir de réserve

• Rigueur et sens organisationnel- Réactivité et disponibilité

Connaissances dans le domaine des maechés publics de travaux, de recherche et gros équipement : pièces marchés, DC4, gestion des retenues de garanties, d'avances réccupérables, de révisions de prix etc..

Pics d'activités en fin d'exercice