Assistant(e) des Services Généraux

Maison d'investissement et de conseil, notre Groupe est présent sur les activités de Gestion Privée et de Family Office sous la marque Meeschaert, créée en 1935, et de Gestion d'Actifs sous la marque Mandarine Gestion, créée en 2008. Depuis 2021, le groupe Meeschaert a rejoint le groupe LFPI, l'un des premiers gestionnaires d'actifs indépendants multi-stratégies en Europe.

Acteur de référence depuis plus d'un siècle, nous sommes une société à l'esprit entrepreneurial fort et nous mettons à la disposition de nos clients et partenaires une plateforme globale leur permettant d'accéder à des services à haute valeur ajoutée en matière de gestion privée, de family office et d'investissements sur de nombreuses classes d'actifs (titres cotés, immobilier, private equity, produits structurés, etc). Les 250 collaborateurs du Groupe sont présents dans huit villes en France.

Dans le cadre de votre futur poste, vous intègrerez les fonctions centrales servant ainsi l'ensemble des Business Lines de Meeschaert et de Mandarine Gestion.

Au sein des Services Généraux de Financière Meeschaert, vous serez rattaché(e) au Responsable Environnement de Travail.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

| Gestion de la flotte automobile :

• Gestion du parc automobile pour l'ensemble des entreprises du Groupe, et gestion des relations avec les loueurs : livraison, retour, maintenance.

• Coordination avec les loueurs (négociation, contrats, entretien, sinistres, restitution) et les collaborateurs pour répondre à leurs besoins.

• Suivi administratif : contrats, assurances, amendes, carte carburant, contrôle des échéances.

• Mise à jour des tableaux de bord et reporting.

| Gestion des abonnements presse et numériques :

• Suivi et renouvellement des abonnements (presse et digitaux) pour l'ensemble des collaborateurs concernés.

• Interface avec les fournisseurs (presse spécialisée, outils professionnels).

• Suivi des facturations, échéances et réclamations éventuelles.

| Gestion de la facturation des baux immobiliers et des parkings :

• Réception, contrôle et transmission des appels de loyers (locaux professionnels).

• Suivi des échéanciers et des régularisations annuelles de charges.

• Interface avec les syndics et bailleurs pour les problématiques courantes.

| Services généraux :

• Suivi et contrôle des factures, devis et contrats, ainsi que des relances auprès des prestataires et fournisseurs, au siège comme en régions.

• Rédaction et suivi des documents administratifs (courriers, notes de service, comptes rendus).

• Participation à l'organisation et à la planification des rendez-vous avec les prestataires.

• Contribution à la digitalisation des processus des Services Généraux.

• Accueil et gestion de la relation avec les collaborateurs, incluant :

• Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.

• Interface avec les collaborateurs pour leurs demandes relatives aux Services Généraux.

| Archivage :

• Mettre à jour la politique d'archivage datant de 2018 et assurer la gouvernance auprès du prestataire (procédures, référents).

• Suivre les archives externalisées et réaliser un contrôle annuel des stocks pour tous les services concernés.

• Organiser et inventorier les archives internes avec un système de suivi.

• Déployer une campagne annuelle d'archivage numérique et garantir la conformité RGPD.

•       Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, logistique, assistanat de direction ou gestion des entreprises (type BTS SAM, GPME, BUT GEA, Licence pro gestion, etc.).

•       Une spécialisation ou une expérience dans les services généraux ou la logistique interne est un plus apprécié.

•       Vous êtes autonome, rigoureux(se) et organisé(e), avec un bon sens du service, du relationnel et de la négociation.

•       À l'aise dans la gestion simultanée de plusieurs sujets, vous savez prioriser et travailler avec discrétion.

•       Vous maîtrisez les outils bureautiques (notamment Excel) et avez le sens du détail.

•       Une bonne capacité d'adaptation et un esprit d'initiative seront clés pour réussir sur ce poste.

Dans le cadre de nos engagements en faveur du handicap, la politique d'embauche de notre société vise à accompagner les travailleurs en situation de handicap dans leur carrière au sein de notre Groupe. N'hésitez pas à l'aborder dans le cadre du processus de recrutement.