Assistant(e) formation

L'Institut France Alzheimer forme les professionnels de santé, les aidants et les bénévoles pour mieux accompagner les personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer et maladies apparentées.

Notre mission est de transmettre des connaissances et des compétences essentielles pour améliorer la prise en charge et le soutien des patients et de leur entourage.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) formation pour renforcer notre équipe et assurer le bon déroulement de nos actions de formation.

Vous avez envie de vous investir pour une association qui fait des personnes malades et de leurs familles sa priorité ?

Vous souhaitez évoluer au sein d'une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégrité sont les maîtres-mots ? Alors n'hésitez plus et rejoignez-nous 

Responsabilités

Sous la responsabilité de la responsable de l'Institut, vous aurez pour principales missions :

Gestion de l'accueil et des communications :

• Réception, traitement et orientation si besoin des appels téléphoniques de l'Institut vers les personnes compétentes ;
• Gestion de la boite mail de l'Institut : tri, traitement et transmission des courriels aux services/personnes concernés ;
• Accueil des stagiaires lors des formations.

Gestion administrative des formations :

• Information, conseil, accompagnement et traitement des demandes des stagiaires ;
• Inscription des stagiaires aux sessions de formation (bénévoles, salariés) ;
• Préparation des dossiers administratifs (conventions, convocations, attestations, émargements) ;
• Suivi et mise à jour des dossiers des stagiaires et formateurs ;
• Gestion des annulations ;
• Gestion et contrôle des notes de frais ;
• Suivi de la facturation en lien avec la Direction administrative et financière.

Organisation et logistique des sessions de formation :

• Recherche de formateurs ;
• Planification des sessions de formation en lien avec les formateurs, les référents formations et les associations ;
• Organisation des déplacements et hébergements des formateurs et stagiaires si besoin ;
• En lien avec la standardiste
   :
• Réservation, préparation des salles et du matériel pédagogique nécessaire ;
• Envoi des supports pédagogiques aux stagiaires ;
• Suivi de la bonne réception des documents.

Suivi et évaluation des formations :

• Recueil des évaluations des stagiaires et formateurs ;
• Analyse des retours pour l'amélioration continue des formations ;
• Mise à jour des indicateurs de suivi et de qualité ;
• Rédaction des bilans et rapports de formation.

Support aux formateurs et aux stagiaires :

• Assistance technique pour les formations en ligne (dont webinaires) ;
• Accompagnement des formateurs dans la préparation de leurs supports ;
• Réponse aux demandes des stagiaires concernant l'organisation des sessions.

Support administratif :

• Assistance de l'équipe dans toutes les tâches administratives courantes :
• Classement et archivage des documents ;
• Reprographie et numérisation de documents ;
• Tri et gestion du courrier entrant et sortant ;
• Gestion des fournitures de l'Institut et réassorts en collaboration avec les services généraux ;
• Suivi et mise à jour des bases de données et des documents internes.

Commissions et groupes de travail :

• Planification des dates de commissions et des groupes de travail ;
• Envoi des convocations et ordres du jour ;
• Réservation et préparation des salles, des dossiers et supports nécessaires ;
• Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion ;
• Contribution à l'élaboration du catalogue des formations bénévoles.

Veille et amélioration des process :

• Suivi des évolutions réglementaires en matière de formation professionnelle ;
• Proposition d'améliorations pour optimiser la gestion des formations ;
• Participation à l'élaboration et à la mise en place de nouveaux outils de gestion ;
• Suivi des process du manuel qualité de l'Institut ;
• Contribution à la réalisation des audits interne de l'Institut.

Sur demande de la responsable, il/elle se verra confier d'autres tâches administratives ponctuelles.

Il/elle pourra également être amené(e), de manière exceptionnelle, à assurer le remplacement de la standardiste lorsqu'aucune autre solution de remplacement n'est disponible.

Qualifications

Dotée d'une formation Bac+2, vous possédez une première expérience professionnelle réussie de 2 ans, idéalement au sein d'un organisme de formation. Rigueur, organisation et sens du client sont les qualités indispensables pour occuper ce poste.

Vous maîtrisez les outils informatiques et possédez un bon esprit d'équipe.

Une bonne maîtrise du pack Office et de logiciel de base de données est également demandée.

A propos de nous :

L'Association France Alzheimer aime valoriser les initiatives. Elle permet à tous de s'investir et d'évoluer professionnellement. Engagée en faveur de l'inclusion et la diversité, elle agit quotidiennement afin de proposer un cadre de travail épanouissant et respectueux des équipes. ).

Nos collaborateurs travaillent dans des locaux modernes idéalement situés au cœur du 8ème arrondissement de Paris et bénéficient d'avantages tels que des RTT, des horaires flexibles, du télétravail (5 jours par mois), une mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur, un abonnement de transport remboursé à 75%, des tickets restaurants, des chèques vacances et CESU, etc.

Informations complémentaires :

• Localisation : Paris 8ème
• Statut : Employé
• Type de contrat : CDI à temps plein
• Disponibilité prise de poste : dès que possible