Secrétaire médicale service d'Imagerie Médicale H/F

Les Hôpitaux de Chartres

Les Hôpitaux de Chartres, établissement support du Groupement Hospitalier de territoire d'Eure et Loir, (HOPE- Hôpitaux publiques Euréliens), disposent d'une capacité de 1009 lits et couvrent l'ensemble des filières du secteur de la santé. Troisième établissement de la région Centre Val de Loire, le CH de Chartres est le 1er employeur du département avec plus de 2500 agents.

L'établissement est réparti sur trois sites au sein de l'agglomération chartraine et regroupe neuf pôles de soins couvrant l'ensemble des disciplines médicales, chirurgicales, obstétriques, gériatriques, de soins de suite et de réadaptation, de psychiatrie infanto-juvénile, un pôle management (regroupant les fonctions administratives, RH, finances, logistique, restauration, la qualité et gestion des risques, les achats, le SI, etc.) et compte également un IFSI/IFAS/IFA.

Dans le cadre de sa politique diversité, les postes du CH de Chartres sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Les Hôpitaux de Chartres c'est aussi

• La possibilité d'accéder au statut de fonctionnaire, un accès à la formation continue et aux études promotionnelles, la possibilité de télétravail (en fonction du métier)

• Une crèche sur le site de Louis Pasteur & un restaurant du personnel, des séances Bien être et cours de sport gratuits pour les personnels, une cafétéria & point presse, restauration Food truck, un parking gratuit,

• Une association de loisirs du personnel et la présence sur site d'une correspondante CGOS (prestations sociales & loisirs.) et MNH (Mutuelle Nationale Hospitalière)

Le service

Au sein du service d'Imagerie médicale, on distingue : le radiodiagnostic, l'échographie, la sénologie, la scanographie, la radiologie vasculaire, la téléradiologie et télé-échographie.

Mission :

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

Activités :

Prise des rendez-vous

• Les rendez-vous pour les patients hospitalisés et pour les patients externes sont programmés par la secrétaire sur logiciel de RV.
• Patients hospitalisés : réceptionne des demandes envoyées par les services. Trie ces demandes et programme les examens nécessitant un RV, puis les transmet par messagerie, avec indication du protocole à suivre pour des examens avec préparation
• Hospitalisations programmées : elle/il est contacté/e par les secrétaires des services d'hospitalisation et doit très souvent planifier plusieurs examens en Imagerie dans un laps de temps très court (éviter les allées et venues des patients)
• Pour les patients externes (secteur public ou privé), recueille l'identité du patient, ses coordonnées, ses antécédents, ses éventuelles allergies, doit être capable d'aider les patients externes à lire leurs demandes d'examen pour les RV téléphoniques.
• Programme les examens en fonction de la spécialité de certains radiologues et dans des salles spécifiques. La programmation des rendez-vous est primordiale car tout RV mal pris est à reprogrammer, d'où perte de temps médical et para-médical.

Accueil

• Accueille les patients programmés dans les différentes salles d'examens (radiographie standard, mammographie, échographie ou scanner) envoyés par des médecins de ville ou des praticiens hospitaliers ainsi que les patients envoyés par les différentes consultations du centre hospitalier (chirurgies A et B, pneumologie, anesthésie, etc…).
• Répond au téléphone pour la prise des rendez-vous des différents examens ou pour renseigner le personnel hospitalier sur le protocole des examens.
• Effectue l'encaissement pour les consultations privées des radiologues du service.

Frappe des comptes rendus

• Saisit les comptes rendus des différents examens effectués dans le service (radiographie standard, mammographie, échographie) des externes et des hospitalisés.

Scanner

• Saisit les comptes rendus des externes et des hospitalisés.
• Après 17h, accueille les patients des radiologues libéraux effectuant des scanners sur notre appareil (convention passée avec l'hôpital pour utilisation de l'appareil).

Divers

• élabore les statistiques d'activité mensuelles pour les médecins libéraux effectuant des scanners sur l'hôpital ou l'activité du service par catégorie d'examen (radiographie standard, mammographie, échographie, scanner).
• vérifie les données du logiciel Xplore Analyse, saisie de numéros de dossier et passage en facturation.

Organisation du travail :

Horaires habituels : ouverture du service de 8h à 20h du lundi au vendredi

Par roulement : Soit 8h-16h soit 8h30-16h30 soit 9h-17h soit 9h30-17h30 soit 12h30-20h

25 jours de congés et 14 jours de RTT (base 37h30 par semaine à temps plein sur une année complète)

Compétences & qualités

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Diplômes et titre requis réglementaires / Expérience/ Formations requises et/ou appréciées

Diplôme dans le domaine du Secrétariat médical - Bac SMS ou ST2S

expertise exigée en frappe de courriers et comptes-rendus médicaux