Assistant administratif et financier

• Poste à pourvoir le : Dès que possible

• Temps de travail : 36h30

• Catégorie du poste : C- Adjoint administratif

• Avantages : IFSE, CIA, Prime de fin d'année, participation employeur mutuelle et prévoyance, carte déjeuner, RTT

Date limite de dépôt des candidatures : le 15 février 2026

Rillieux-la-Pape forte de plus de habitants est une commune dynamique et en expansion située dans la métropole lyonnaise.

C'est une ville en pleine effervescence, conjuguant plaisir de vivre, dynamisme économique et qualité de vie.

Elle est ainsi l'une des communes les plus attractives de l'agglomération lyonnaise bénéficiant du label territoire engagé climat air énergie 3 étoiles. Elle ambitionne de gagner une nouvelle étoile.

Au sein de la direction des politiques éducatives, vous assurez un  rôle d'assistante administrative et financière et êtes positionné à ce titre sur deux pôles:

Le service parentalité, réussite éducative et petite enfance (70%)

Le service enfance éducation (30%)

 Vous assurez en parallèle des missions d'assistant de direction sous la responsabilité de la directrice des politiques éducatives.

Sous la responsabilité de la cheffe du service parentalité, réussite éducative et petite enfance, vous assurez des missions d'assistante administrative et financière (70%) telles que définies :

-  Activités administratives:

o   Saisir et présenter des courriers, rapports, compte-rendu, notes administratives, dossiers de demande de subvention,

o   Vérifier la conformité des documents produits au sein de service au regard de la Charte graphique,

o   Enregistrer et suivre le courrier du service (courriers, documentation) : enregistrement du courrier, suivi du chrono, transmission aux personnes concernées, assurer le suivi des parapheurs,

o   Répondre à des demandes d'information des services municipaux ou autres services publics et transmettre les informations (téléphone, messagerie…),

o   Assurer la réservation des salles de réunion du service sur demande,

o   Établir les certificats administratifs,

o   Informer et accompagner les agents du service sur les questions techniques (logiciels et procédures…),

- Activités comptables petite enfance et parentalité

o   Saisir les bons de commande,

o   Collecter les documents budgétaires et les transmettre aux finances ville,

o   Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements

-   Activités administratives spécifiques au PRE :

o   Assurer l'accueil téléphonique du Programme de réussite éducative,

o   Gérer les contrats et les conventions des intervenants recrutés (rédaction, déclarations URSSAF, suivi des heures en lien avec la DRH),

o   Organisation et suivi logistique des ateliers du PRE : commandes et approvisionnements

o   Assurer le lien avec les familles et les intervenants (enregistrement des absences et des annulations)

Sous la responsabilité de la directrice des politiques éducatives et du chef du service Enfance-éducation, vous assurez des missions d'assistante administrative, financière et de direction (30%) telles que définies :

- Assistance au fonctionnement de la direction :

o   Gestion du courrier de la direction : enregistrement à réception, suivi des parapheurs, envois postaux (tous les jours) ;

o   Gestion des courriers de réponse négative aux demandes de subvention ;

o   Accueil téléphonique et prise de messages (tous les jours) ;

o   Demandes ponctuelles d'édition de documents au service de reprographie ;

o   Suivi des plannings de congés : mise à jour avant chaque période de vacances des prévisions d'absence au sein de la direction, en lien avec la coordinatrice de la DGA aux services à la Population ;

o   Commande de fournitures de bureau (une fois par trimestre) ;

o   Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux du centre aéré des Lônes ;

- Suivi des écoles Vancia, Paul Chevallier, Canellas, Castellane et Brosses :

o   Préparation et suivi des ordres du jour des conseils d'écoles en lien avec les services municipaux ;

o   Suivi des commandes de fournitures scolaires en lien avec l'enveloppe budgétaire attribuée à chaque école ;

o   Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux scolaires ;

o   dérogations restauration scolaire (en lien avec la responsable de la restauration scolaire)

o   scolarisation à domicile ou autres écoles

Profil :

Formation aux métiers du secrétariat et/ou de la comptabilité

Qualités :

Bonnes capacités rédactionnelles, d'organisation et de synthèse

Discrétion, rigueur, autonomie et sens de la confidentialité

Aisance relationnelle et sens du service

Polyvalence et capacités d'adaptation

Sens du travail en équipe

Savoirs :

Connaissances des techniques budgétaires (règles comptable publique, nomenclatures)

Maîtrise des procédures administratives

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Savoir- faire :

Capacité à se former et à entretenir ses connaissances,

Respecter les délais et procédures,

Savoir respecter la confidentialité des informations reçues et traitées et présenter une image positive de la direction, de la mairie et du service public,