Secrétaire Médicale en Hépatologie ou Polyclinique Chirurgicale H/F

Le DMU NARVAL est réparti sur les 3 sites du Groupe Hospitalier (Avicenne, Jean-Verdier et René Muret) et se compose des services suivants : Blocs opératoires, Chirurgie ambulatoire, Chirurgie ophtalmologique, Chirurgie orthopédique et traumatologique, Chirurgie thoracique et vasculaire-ORL, Chirurgie digestive, Dermatologie, Hépatologie, Médecine palliative, Médecine de l'exercice et du sport, Oncologie, Pathologie professionnelles et environnementales, Physiologie-Explorations fonctionnelles, Pneumologie, Policlinique chirurgicale, Rhumatologie. Le service d'hépatologie accueille des patients adultes externes et hospitalisés (12 lits d'HDJ, 5 lits HDS et 16 lits d'HC) pour différents examens : Ponction Biopsie Hépatique (PBH), Fibroscan, Radio Fréquence, Radio Embolisation, Transfusion, Chimiothérapie, Fibroscopie, Coloscopie, Vidéocapsule La polyclinique chirurgicale regroupe 10 spécialités médicales représentées par 70 Chirurgiens et médecins consultants : Anesthésie, chirurgie orthopédique, chirurgie digestive, chirurgie bariatrique, urologie, chirurgie thoracique et vasculaire, ORL et ophtalmologie. Vos missions L'agent d'accueil a pour rôle d'assurer un accueil professionnel, chaleureux et efficace des patients et de leur entourage, ainsi que la gestion administrative des consultations. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service et à l'amélioration de l'expérience patient. Missions du Service d'hépatologie : - Gestion de l'accueil physique et téléphonique et du flux patient à l'accueil - Assurer la gestion du flux des patients des 3 secteurs (HDS, HC et HDJ) - Gérer la prise de rendez-vous sur les différents secteurs à la demande des médecins - Effectuer les demandes et les retours des patients sur le logiciel i-transport - Numériser, intégrer et effectuer les envois de résultats d'examens. - Assurer la traçabilité (Examens réalisés, albumines administrées) dans le dossier informatisé du patient. - Classer et archiver - Assurer les courses au sein du service (magasin et éventuellement au sein du DMU, rangements divers). - Toute aide au service s'inscrivant dans son domaine de compétences et respectant la réglementation - Saisir l'activité. Missions en Polyclinique Chirurgicale : - Accueillir les patients et leurs accompagnants avec bienveillance. - Identifier les besoins et orienter les patients vers le bon interlocuteur ou le bon service. - Fournir des informations claires sur la consultation, les horaires, les délais ou les modalités de consultation. - Gérer les demandes et transmettre les informations nécessaires aux équipes médicales et administratives. - Enregistrer les arrivées des patients dans le logiciel dédié ORBIS ou autre logiciel de gestion hospitalière. - Vérifier et mettre à jour les données administratives (identité, couverture sociale, mutuelle). - Préparer les dossiers médicaux nécessaires aux consultations. - Planifier et reprogrammer les rendez-vous en fonction des disponibilités et des impératifs du service - Orienter les patients vers les salles d'attente et informer les équipes médicales de leur arrivée. - Gérer les flux patients pour minimiser les temps d'attente et éviter les encombrements. - Collaborer avec les équipes médicales, paramédicales et administratives pour le bon déroulement des consultations. - S'assurer de la disponibilité des documents requis (ordonnances, résultats d'examens, etc.) Profil recherché Savoir-faire requis *Excellentes compétences relationnelles. *Sens de l'organisation et rapidité dans l'exécution des tâches. *Connaissance du circuit patient. *Maîtrise des outils informatiques et des applications métiers (Gilda, Orbis, PACS - enregistrement de CD-Rom). *Application des protocoles, procédures et règles d'identitovigilance. *Formation et maîtrise des gestes d'urgence. Connaissances associées *Connaissances informatiques solides. *Formation sur site pour les spécificités liées au plateau technique. *Connaissance des protocoles d'hygiène, de sécurité et des procédures institutionnelles. Qualités requises *Vigilance, rigueur et sens des responsabilités. *Écoute, disponibilité et bonne présentation. *Autonomie et esprit d'initiative. *Esprit d'analyse et capacité à travailler en équipe et en interdisciplinarité. *Discrétion professionnelle et maîtrise de soi. *Ponctualité, assiduité et respect des recommandations vestimentaires liées à l'hygiène et à la sécurité. *Engagement dans l'amélioration continue et l'actualisation des connaissances. Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h-17h - 8h30-18hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Remboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts: la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales. Référence de l'offre2