Secrétaire Médicale Service de Néphrologie

ACTIVITES Le pôle de pédiatrie médicale : le service appartient au pôle de pédiatrie médicale qui regroupe la cardiologie, l'endocrinologie, la gastro-entérologie, la pédiatrie générale, les urgences, la médecine de l'adolescent, la réanimation, le SMUR et les consultations «migraine». Le DMU est géré par un cadre de DMU. SERVICE PRESENTATION Le service de néphrologie/hémodialyse se situe au point bleu 2ème étage (avec l'unité fonctionnelle de cardiologie). Il accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques. Il est composé: - 13 lits d'hospitalisation en néphrologie, - 8 postes de dialyse en Hôpital de Jour. COMPOSITION DE L'EQUIPE Equipe Médicale: Chef de service: Pr. J. HOGAN - 5 PH - 3 Chefs de Clinique - 5 Internes, Externes Equipe Paramédicale: - 1 Cadre supérieure - 2 Cadres de Santé - IDE ou puéricultrices - AS - Auxiliaires puéricultrices - Secrétaire hospitalière - Psychologue, assistante sociale, diététicienne, éducatrice - 4 secrétaires médicales néphrologie-hémodialyse (+ 20 % sur AMA Vos missions Missions Permanentes - Accueil téléphonique, réception et filtrage des appels - Accueil physique des patients et de leurs familles - Gestion des mails - Gestion des 1ers RDV de consultation: prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail - Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance - Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis): mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d'hospitalisation et d'HDJ, de consultations, avant leurs validations - Numériser les examens et courriers dans ORBIS - Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé) - Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents - Assurer un suivi des volumes de demandes en attente - Classement d'examens et de courriers - Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution) - Rangement et archivage du dossier patient (pour les anciens dossiers en format papier uniquement), connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l'hôpital - Attention particulière au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus de consultation, les codages des consultations, etc Missions Ponctuelles - Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos - Préparation de l'arrivée des internes - Organiser les changements des médecins nouveaux arrivants - Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences Missions Spécifiques - Participer aux réunions des AMA Participation aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux Profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS - Sens des responsabilités, capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative et critique - Excellente maîtrise de l'orthographe - Bonne expression écrite et orale - Assiduité et respect des horaires de travail - Sens de l'organisation - Esprit d'équipe - Rigueur dans le travail - Écoute, disponibilité - Respect d'autrui, du secret professionnel et sens du service public - Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone - Utiliser les outils et les logiciels du métier : Word, Power point, Excel, Outlook, dictée vocale, ORBIS, LIFEN, TAMINO, GDM - Respect et suivi des procédures Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités CONNAISSANCES ASSOCIEES - Vocabulaire spécifique aux disciplines, orthographe - Accueil, communication - Droit des patients, dossier patient, secret médical - Ergonomie - Formation continue institutionnelle: gestes d'urgence, incendie - Formation continue en lien avec le poste - INTRANET - Email - Motivation pour travailler en pédiatrie - Connaissance en pédiatrie est un plus PRE-REQUIS Maîtrise des outils informatiques : Word sous Windows, Excel, numérisation, dictée vocale. ORBIS (DPI), LIFEN (publipostage externalisé) Schéma horaireJourTemps de travail7hHoraires de travailBase de 35 heures ou 37h30 par semaine, repos fixes les week-ends et les jours fériés. 25 congés annTélétravailNon Description de l'hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.Référence de l'offre2