Secrétaire Services Techniques H/F

Sous l'autorité du Directeur adjoint technique responsable du périmètre, la secrétaire : - Appuie les encadrants et les équipes des services techniques dans l'organisation professionnelle ; - Assure l'accueil (téléphonique et physique) des Services techniques et un premier niveau d'information (ou oriente vers le Service compétent) ; - Favorise la transversalité des informations. Activités attendues sur le poste : Appuyer les encadrants et les équipes des Services techniques dans l'organisation professionnelle, dont : - Gérer les agendas des encadrants des Services techniques (planification de rendez-vous, envoi des invitations, réservation de salles, etc.) ; - Suivre les réponses aux sollicitations diverses et participer à leur mise en forme (courriers, mise sous e-parapheur, notamment) ; - Assurer le secrétariat du périmètre assigné (appui administratif, comptes-rendus de réunions, commandes de matériel, aménagement de bureaux, etc.) ; - Préparer des réunions et visites en lien avec l'activité des Services ; - Préparer les plannings (astreintes, absences, etc.) et transmettre les informations à l'appui au pilotage RH ; - Organiser et planifier les astreintes dans l'ensemble de leurs modalités administratives ; - Gérer le stock de fournitures de bureau et de consommables informatiques ainsi que les éventuelles interventions sur les moyens informatiques (photocopieurs) ; - Participer à la création et au déploiement d'outils et procédures de suivi de l'activité ; - Assurer le lien avec les Responsables des équipes techniques (RET) et les équipes mobiles (E2M) notamment au titre des EPI ; - Gérer l'utilisation des véhicules affectés à la Direction. Assurer l'accueil (téléphonique et physique) de la Direction et transmettre un premier niveau d'information lorsque possible ou orienter vers le service compétent, dont : - Être garant du professionnalisme de la Direction auprès des différents interlocuteurs aussi bien internes qu'externes ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'information des visiteurs, partenaires et interlocuteurs internes ou externes ; - Assurer une réponse de premier niveau / une orientation des demandes entrantes ; - Préparer et assurer l'accueil des nouveaux arrivants (dont outils et matériels) en appui aux managers. 3) Favoriser la transversalité des informations, dont : - Assurer la fluidité des transferts d'informations entre la collectivité et la Direction ; - Assurer l'interface entre la Direction et les Responsables de service ; - Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement des services ; - Assurer la communication interne à la Direction ; - Participer à la création, au déploiement et à la mise à jour des outils de suivi de la communication (Mise en forme de notes, bilans,). Relations fonctionnelles internes et externes : - Interne : Services techniques et ressources de la DBR, autres Directions (Direction des Lycées normands, Direction des Marchés des Assemblées et du Juridique..). - Externe : interlocuteurs externes. Contraintes du poste : - Disponibilité ; - Permanence avec les autres secrétaires sauf motif dérogatoire RH ; - Déplacements ponctuels en lien avec l'activité des Services (réunions de service, journées thématiques,). Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité innovante qui favorise : L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine, jusqu'à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie, un restaurant administratif de qualité (Rouen) et tickets restaurant (Caen) et des tarifs avantageux pour les loisirs. Le management agile à travers des campus dédiés La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d'un plan de formation novateur Prêt à relever ce défi normand ? Alors n'hésitez pas et cliquez sur "postuler La Région Normandie s'engage en favorisant l'inclusion et la diversité. Les postes sont ouverts à tout candidat, sans distinction de genre, de sexe, d'origine, de nationalité ou de tout autre aspect lié à son identité, ainsi qu'aux personnes en situation de handicap. Conditions de recrutement Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire. Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement. Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement Ce poste vous attire ? N'attendez plus et postulez Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu'une copie de votre dernier diplôme