Gestionnaire Administratif service Logistique H/F

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche. Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture. Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements. L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail. Missions principales : Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de la Logistique et du Responsable Logistique, exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes et manager une petite équipe. Activités principales : - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, technique) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Classer et archiver des documents - Suivi des marchés et des contrats du domaine d’activité - Saisie des bons de commande - Gestion des fournitures de bureau et des produits d’entretien (gestion de stock, distribution…) - Commandes, réception des livraisons et distribution aux destinataires - Organisation d’évènements sur le campus d’Arras, appui logistique Activités essentielles dans son domaine d’activité : - Assurer l’accueil physique et téléphonique et renseigner les interlocuteurs pour le service ou la direction - Etablir les mises en communication, traiter les demandes de renseignements, faire circuler l’information - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier de la direction - Réceptionner, identifier, vérifier les livraisons puis les confier aux agents pour qu’ils en assurent l’acheminement dans les services - Gérer les stocks liés à la logistique (fournitures, produits d’entretien mobilier) - Piloter pour la partie logistique l’organisation et la mise en place des manifestations (JPO, cérémonie, culturelles, etc.) - Participer à la gestion des salles du campus via le logiciel ADE - Etablir les demandes de devis, les bons de commande, en assurer le suivi, le service fait, la facturation dans le respect des procédures. - Mettre à jour les bases de données informatiques et papiers, les tableaux de bords et indicateurs - Saisir, mettre en forme des documents (courrier, rapports, certificats) les faire valider, les diffuser - Rédiger des comptes-rendus - Assurer le relationnel avec les sociétés, fournisseurs en contrats avec l’établissement - Suivre les marchés liés à la logistique - Traiter et diffuser des informations internes à la direction - Classer, archiver des documents, des dossiers - Multiples contacts avec un public varié Contraintes d’horaires et de congés : Un planning est établi, entre les personnels affectés au pôle pilotage du service logistique, suivant les contraintes de fonctionnement (présence d’un personnel obligatoire entre 8h00 et 17h30). Il est amené à être modifié en fonction des absences prévues (congés, formation, etc) ou imprévues (arrêts maladie, etc). Compétences spécifiques et connaissances mises en œuvre et/ou outils utilisés dans le cadre des missions : - Accueillir, renseigner, orienter, prendre des messages, des informations - Rédiger des documents, les enregistrer les classer - Rendre compte - Travail en équipe - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Culture internet - Techniques de communication - Logiciels bureautiques - Logiciels spécifiques, SIFAC, GESTIMMO, ADE, ARD, Plateformes internet fournisseurs - Connaissance des règles de l’ordonnancement des engagements, règles budgétaires - Connaissances des procédures internes, - Règles de base de la commande publique Savoir-faire : - Maîtriser le standard téléphonique - Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d’information - Savoir mettre en œuvre les consignes données - Savoir chercher une information Savoir-être : - Rigueur et ponctualité - Discrétion - Courtoisie - Sociabilité Contrat CDD jusqu'au 17/04/2026, renouvelable - En remplacement d'un congé maladie. Rémunération brute mensuelle : 1823,03€