Assistant(e) de Gestion administrative

CIVITEK, est un bureau d'études spécialiste de l'ingénierie, de la sûreté de fonctionnement et de l'optimisation, opérant dans toute la France et à l'international, depuis son siège social à Valence - FR. CIVITEK naît en 2019 d'une volonté commune : Servir le rebond industriel français. Comment ? En réunissant autour de projets industriels structurant le paysage français, les savoir-faire et les compétences des associés fondateurs, et des collaborateurs CIVITEK, pour créer une entreprise spécialisée dans l'ingénierie, l'assistance technique et le management de transition. Depuis 2019, la société cumule les réussites et accumule l'expérience dans des secteurs industriels de pointe : Marine, Défense, Sécurité, IT, Télécoms, Transport, Santé et Pétrochimie. ENECON France Fondée en 2017 par deux associés, l'équipe ENECON développe des solutions composites de maintenance, de réparation et de protection dédiées aux métaux, aux bétons, mises en œuvre dans 14 pays (Europe de l'Ouest et Afrique), couvrant ainsi tous les besoins des industries les plus exigeantes. ENECON est mondialement reconnu depuis plus de 30 ans pour son expertise dans la résolution de problèmes de réparation et de maintenance industrielle, de l'énergie, la marine, les mines et le traitement de l'eau. Notre mission : Réparer et préserver les actifs industriels sensibles grâce à des solutions polymères composites et de maintenance préventive. Engagés pour des solutions simples à des problématiques complexes, nous participons à la protection de l'environnement, des structures et des hommes. ENECON France développe des solutions innovantes intégrant composites et revêtements spéciaux spécifiquement conçues pour protéger et réparer les équipements contre : - La cavitation - La corrosion - L'usure, l'érosion & l'abrasion - Les attaques chimiques - Les impacts et les fissures - La pression hydrostatique ENECON propose également des revêtements de type « cool roof », permettant de réduire l'absorption de chaleur des matériaux pour offrir des économies d'énergie et préserver l'environnement. Dans le cadre du développement de nos activités, CIVITEK et ENECON France recrutent un(e) Assistante de Gestion Administrative, sur le site de Valence (26). Poste mutualisé sur les 2 entreprises. Missions principales : Assistance auprès de la direction : - Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions, - Préparez des dossiers permettant la prise de décision, - Réaliser des présentations, - Assurer l'interface entre la direction et les opérationnels, - Organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis, - Exercer un rôle de support, - Relayez les consignes de la direction, - Partager les informations de source interne et externe, utiles aux collaborateurs, - Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs, - Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise. Gestion administrative et ressources humaines. - Administrer le personnel, - Absences, congés, entrées et sorties, bulletins de paie (en relation avec le gestionnaire de paies), - Déclarations sociales et fiscales (en relation avec le cabinet comptable), - Notes de frais des collaborateurs. Gérer les services généraux : - Assurance, téléphonie, sécurité, entretien, fournitures, - Assurer le suivi des stocks (saisie des inventaires) et la logistique (commandes fournisseurs, suivi des importations et livraisons). Gestion comptable et financière : - Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs) et saisir les écritures comptables. - Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, - Rechercher et proposer des solutions de gain et d'économie, - Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux des organismes sociaux. Gestion commerciale : - Renseigner et conseiller la clientèle, - Enregistrer et suivre les commandes client, les livraisons en-cours, - Traiter et résoudre les litiges clients, - Effectuer les relances, - Veiller au bon règlement des factures client et le recouvrement des impayés, - Gérer les fournisseurs et les sous-traitants, - Suivre les contrats, - Régler et saisir les factures, - Négocier les tarifs avec les fournisseurs, - Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting. - Participations aux salons professionnels et actions de communications / promotion des marques. Formation : - BTS gestion de la PME, - DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines, - DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière. Expériences : 4/8ans sur un poste similaire. Logiciels et langues : Maitrise du Pack office, Connaissances de l'outil AXONAUT serait un plus. Connaissances des opérations douanières serait un plus. Anglais : B2/C1 - Confidentialité - Rigueur et organisation - Esprit d'analyse - Anticipation et capacité d'adaptation - Sens de l'écoute et de communication - Sens de la négociation - Capacités rédactionnelles - Soucis du compte rendu, - Faire preuve d'autonomie. - Mutuelle (100%) - Prévoyance (100%)