Assistant d'Agence en Promotion Immobilière H/F

Qui sommes-nous ? Filiale du Groupe DEMATHIEU BARD, DEMATHIEU BARD IMMOBILIER (157 pers - 284M€ de ventes actées en 2024), acteur de référence dans le secteur de la promotion et du développement immobilier, rayonne au niveau national (Ile de France, Hauts de France, Grand Est, Auvergne-Rhône-Alpes, Nouvelle-Aquitaine, Pays de La Loire et Normandie) et fait partie du Top 20 des promoteurs français. Nous développons une grande diversité de projets immobiliers, résidentiels, tertiaires, commerciaux, mais aussi des projets atypiques (équipements scolaires, sportifs ou culturels). Nos opérations s'inscrivent dans une démarche de développement durable, d'engagement sociétal, d'innovation des matériaux et d'innovation des usages (brevet Evoluvie®). Nous bénéficions de la notoriété, du savoir-faire historique et de la solidité financière du groupe DEMATHIEU BARD. Périmètres du poste Vous rejoignez notre Direction Régionale Grand Est, au sein de l'agence basée à Strasbourg. Sous la responsabilité du Directeur Territorial, vous intégrez une équipe composée de 4 personnes. Vous travaillez à temps partiel à28 heures par semaine sur 4 jours (lundi, mardi, jeudi et vendredi). Vos horaires sont de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00. Ce que l'expérience DBI va vous apporter La variété des projets et la polyvalence Vous intégrez une équipe composée de professionnels passionnés aux expériences et expertises variées. Vos idées d'aujourd'hui sont nos réalisations de demain. Créons ensemble la Ville qui nous fait aimer la Vie Vos missions dans le détail Pôle montage de projets : - Vous gérez l'ensemble de l'administratif des dossiers marchés et de consultations (impression des dossiers mise en forme, archivage). - Vous gérez les demandes d'agrément sous-traitant et tenez à jour les tableaux de reporting. - Vous participez (en lien avec les chefs de projets, responsables de projets et les services fonctionnels) aux dossiers de demandes d'assurances et de GFA (Garantie Financière d'Achèvement). Administratif général: - Vous êtes un soutien administratif lors des remises offres et candidatures. - Vous réalisez l'accueil physique et téléphonique. - Vous êtes en charge de la gestion du courrier et de la diffusion des notes d'accueil et des diverses informations par mail. - Vous gérez l'intégration des nouveaux collaborateurs (commandes fournitures, informatiques, téléphone, voiture, installation du PC, présentation des locaux) - Vous êtes en charge des notes de frais, des pointages (via notre logiciel TEMPO) et du planning des congés au sein de la Direction Régionale. - Vous suivez les commandes et les contrats de maintenance (fournitures, cartes de visite, EPI, café, fontaine à eau, photocopieur). - Vous organisez les agendas, les déplacements et les réunions (organisation des RDV et réunions, visioconférence, conférences téléphonique, ordre du jour présentation diapo, compte rendu, salles, restaurant, train, avion, hôtel). Pôle comptabilité: - Vous établissez les bons de commande, les demandes d'acompte et les conventions de prestation. - Vous suivez les pièces administratives des sociétés et les relances. - Vous suivez la validation des factures. Pôle commercial: - Vous assurez l'accueil téléphonique des clients acquéreurs puis les orientez vers les commercialisateurs. - Vous paramétrez les plateformes (unlatch / MyDBI / Espace client), et les tenez à jour en lien avec le chef de projets. - Vous établissez les grilles de prix de vente, assurez leur mise à jour et réalisez le reporting en interne. - Vous accompagnez le chef de projets dans les actions marketing commercial à mener en lien avec la direction marketing. - Vous vérifiez les contrats de réservation, les délais de rétractation, la gestion des dépôts de garantie ainsi que la transmission du compte-rendu au notaire. - Dès signature du contrat de réservation, vous accompagnez le client jusqu'à la signature de l'acte notarié (interlocuteur privilégié). - Vous suivez les financements clients en étant garant des délais de régularisation courts. - Vous assurez (en lien avec le chef de projets) la transmission des pièces au notaire et le suivi des actes notariés. - Vous gérez les mandats de commercialisation avec les prescripteurs et les réseaux. - Vous animez les réseaux et les prescripteurs régionaux en lien avec la responsable réseaux. - Vous assurez des tâches administratives diverses : complétude fichier clients, classement sur serveur des dossiers clients avec pièces contractuelles.