Secrétaire Médical

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationService de Gastro-entérologiePrésentation du service Leservice appartient au pôle de pédiatrie médicale qui regroupe l'endocrinologie, la cardiologie, la néphrologie/dialyse, la pneumologie, les urgences, les consultations de la migraine, la pédiatrie générale, la médecine de l'adolescent, la réanimation, le SMUR. Le DMU est géré par un cadre de DMU. Le service est situé au + 5 point vert. Il est composé de 25 lits d'hospitalisation et fait partie du pôle de pédiatrie médicale. Le service des Maladies Digestives et Respiratoires accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques. Les enfants sont répartis sur trois secteurs : les bébés (10 lits), les grands (9 lits), la « gastro intensive » (6 lits). Equipe Médicale: - Chef de service: Pr. J. VIALA - 1 PU - PH - 5 PH - 2 Chefs de Clinique - Des médecins Attachés, des Internes, des Externes. Equipe Paramédicale: - 1 Cadre supérieure - 1 Cadre de Santé - 36 IDE ou puéricultrices - 19 AS - Auxiliaires puéricultrices - 1 Secrétaire hospitalière - 1 Secrétaire de programmation - 3 Secrétaires médicales - Enseignants, 1 Psychologue, 1 Assistante sociale, 2 Diététiciennes Vos missions Missions Permanentes : - Accueil physique des patients et de leurs familles - Réception et filtrage des appels téléphoniques - Gestion des mails - Gestion des 1ers RDV de consultation: prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail - Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels - Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis): mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d'hospitalisation et d'HDJ, de consultations, avant leurs validations - Aider à la mise à jour des comptes rendus: liste des CR en retard en hospitalisations, HDJ et consultations - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Numériser les examens et courriers dans ORBIS - Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé) - Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents - Assurer un suivi des volumes de demandes en attente - Classement d'examens et de courriers - Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution) - Rangement et archivage du dossier patient; connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l'hôpital Missions Ponctuelles : - Frappe et saisie de travaux médicaux dans le cadre de la recherche ou de préparation de congrès, séminaires - Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos - Préparation de l'arrivée des internes et des externes Missions Spécifiques : - Participer aux réunions des AMA - Participer aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux. Saisie du compte-rendu et du codage sur informatique (PMSI) des sortants de la semaine - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier Profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS : - Bonne expression orale et écrite - Sens des responsabilités - Rigueur, intégrité, loyauté - Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative - Disponibilité, esprit d'équipe - Capacité à prioriser les tâches - Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication - Respect du secret professionnel et sens du service public - Sens du travail en équipe - Excellent maitrise de l'orthographe et de la grammaire - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités CONNAISSANCES ASSOCIEES : - Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Orbis, Lifen, GDM - Connaissance du vocabulaire spécifique aux disciplines - Gestion du stress - Expérience antérieure en pédiatrie appréciée Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h30 par jourTélétravailNonLangues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel] Description de l'hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.Référence de l'offre2