Assistant - Assistante ADV H/F

Envie d'un nouveau challenge professionnel pour la rentrée 2026 ? Ça tombe bien, votre futur job d'assistant(e) ADV est ici Nous vous proposons de rejoindre le siège de Conserto, au sein du pôle ADV. Pilotée par Lydie, Directrice Administratif et Financier & composée de Blandine, Responsable Administration des ventes, ainsi que Gwenola, Assistante ADV. Si vous cherchez un parfait mix entre des tâches variées (facturation, assistanat, etc) et une bonne humeur à tout épreuve, Conserto Nantes est fait pour vous Notre histoire Créé en 2013 à Nantes, Conserto est une ESN (Entreprise de Services Numériques) portant haut les valeurs de la collaboration, de la prise d'initiatives et de l'évolution de ses 450 collaborateurs Nous intervenons autour de 5 expertises pour de multiples clients, DSI et PME, sur différents domaines d'activités : mutuelle, banque, transport, télécom, énergie - Développement : Java, Javascript, TypeScript ; - DevOps : Docker, Kubernetes, Ansible, GitLabCI ; - Infra / Cloud : AWS, Azure, GCP, Openshift, Terraform ; - Culture agile : SaFe, Scrum, Kanban ; - Numérique responsable : éco-conception, UX / UI design Pourquoi nous choisir ? Le bien-être ainsi que le développement professionnel de nos collaborateurs sont notre priorité, un Consertien heureux est un client heureux. Nous visons toujours la qualité : des profils recrutés, de notre relation avec nos clients, du suivi de nos collaborateurs, etc. Nous faisons en sorte d'augmenter chaque année la satisfaction de nos Consertiens. Concrètement, chaque agence dispose aujourd'hui d'un(e) chargé(e) de carrière et fidélisation pour réaliser un suivi RH sur-mesure. Ils pilotent également la formation de nos collaborateurs, dont 65% ont été formés en 2024. En dernier, pour rejoindre une ESN à la pointe du développement durable (certification RSE Lucie et Ecovadis). Je vous invite à aller jeter un coup d'oeil à notre projet primé Green Trackr, car oui, nous avons aussi pour ambition de rendre le monde meilleur. Le job que l'on vous propose : Nous vous proposons d'intégrer Conserto en tant qu'Assistant(e) ADV. Vous trouverez ci-dessous les tâches que vous serez amené(e) à réaliser : 1) Suivi Administratif et Sécurisation du Processus Ventes - Ouverture Client : Gérer l'ouverture des comptes clients, incluant la vérification rigoureuse de leur solvabilité. - Conformité Contractuelle : Veiller à l'application stricte des Conditions Générales de Vente (CGV) et s'assurer de la conformité et du renouvellement des documents de mission. - Archivage : Assurer l'archivage organisé et sécurisé de tous les documents commerciaux sur SharePoint. 2) Maîtrise de la Facturation et du Recouvrement - Gestion des Commandes : Réaliser les Ordres De Mission (ODM) et les Ordres De Dépense (ODD). - Contrôle et Émission : Réaliser la facturation complète, en s'assurant du respect des conditions (forfait, plafond, regroupement) et des refacturations de frais. - Complémentaires : Gérer et facturer les prestations complémentaires (astreintes, interventions). - Suivi des Données : Relancer et contrôler la conformité des Comptes Rendus d'Activité (CRA). - Gestion Tiers : Coordonner la gestion administrative et financière des sous-traitants. - Recouvrement : Mener les actions de recouvrement en étroite collaboration avec l'équipe Finance. 3) Clôtures Financières et Pilotage de Gestion - Clôture Mensuelle : Participer activement à la réalisation des clôtures financières mensuelles, en respectant les délais et en relançant pour l'obtention des documents manquants. - Assistanat de Gestion : Contribuer à l'élaboration des prévisionnels de Chiffre d'Affaires (CA) en lien avec le Contrôle de Gestion (CDG). - Reporting : Participer au suivi des tableaux de bord de l'activité. - Analyse de Marge : Contrôler les mises à jour des Taux Journaliers Moyens (TJM) et des marges ; anticiper les dates anniversaire et alerter l'équipe commerciale si nécessaire. - Process Inter-BU : Mettre en place et gérer les facturations inter-Business Units. - Base Contractuelle : Maintenir et mettre à jour la contrathèque. 4) Support Applicatif et Coordination Fonctionnelle - Fiabilité des Données : Être le relai fonctionnel sur nos applications de suivi commercial et de facturation (CRM, Everwin) ; alerter en cas d'incohérence dans le CRM. - Création et Suivi : Créer et suivre les Comptes d'Engagement de Prestations (CEP) dans Everwin. - Amélioration Continue : Être force de proposition et participer activement aux évolutions de nos outils. - Coordination : Assurer la coordination fluide entre l'ADV, le Commerce et la Finance, notamment via une réunion hebdomadaire avec le Directeur d'Agence (DA) et l'Assistant(e) Commercial(e). Rémunération et avantages : - Salaire fixe : - de 1 à 4 ans d'expérience : de 23K€ à 28K€ ; - Télétravail : 1 à 2 jours par semaine ; - Ticket restaurant d'une valeur de 10€ par jour travaillé ; - 9.5 RTT en 2026. Les compétences minimales attendues pour le poste : Ce poste requiert les compétences suivantes : - Sens du service ; - Rigueur ; - Capacité d'organisation et de mémorisation ; - Gestion du temps ; - Capacité rédactionnelle ; - Maitrise du pack office, particulièrement excel. Idéalement, nous cherchons un profil possédant une ou plusieurs expériences réussies sur un poste similaire Processus de recrutement : Nolwenn, chargée de recrutement, vous contactera suite à votre candidature (soit à cette annonce, soit par email : @.**) - Premier échange en visioconférence avec Nolwenn pour vous présenter plus en détail Conserto, notre agence et discuter de votre parcours ; - Rencontre avec Blandine Responsable Administration des Ventes et Nolwenn à l'agence. - Rencontre avec Lydie, Directrice Administratif et Financier. - Votre recrutement