Assistant(e) de Direction Médico-Sociale H/F Louis Le Guillant

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l'Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 200 structures en gestion directe employant 5000 salariés. Au total, l'APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie. L'Institut Médico-Educatif « Dr Louis Le Guillant » accueille 91 enfants, adolescents et jeunes adultes handicapés présentant une déficience intellectuelle et troubles associés et/ou handicap moteur. Les types de pathologies ou handicaps vont de la déficience intellectuelle allant du retard mental léger au retard mental sévère, de troubles psychiques, de troubles envahissant du développement, de troubles du spectre autistique, de troubles de la personnalité et de la communication et/ou du comportement. L'institut est autorisé pour l'accueil d'enfants et adolescents présentant une déficience motrice avec des troubles associés. Les moyens mis en œuvre à l'IME ne permettent pas l'admission de jeunes relevant de soins intensifs. La Fédération APAJH recrute un(e) assistant(e) de direction médico-sociale à temps plein en CDI. MISSION GÉNÉRALE : Rattaché(e) au Directeur de l'établissement, vous assistez l'équipe dans son fonctionnement, sa logistique et apportez un soutien administratif incontournable dans le respect des priorités et des procédures. A ce titre vous serez en contact avec l'ensemble des structures internes et externes, ainsi que les services supports de la Fédération : - Recevoir, traiter ou transmettre les communications téléphoniques ; - Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnels ; - Réceptionner, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, documents, comptes rendues et procédures de la Direction - Enregistrer, contrôler, mettre à jour et suivre des données (tableaux de suivi, de pilotage et de performance) - Classer et archiver des documents physique et informatique - Organiser la planification et la logistique de réunions internes au service/ évènements ponctuels, préparer les éléments nécessaires s'y afférents - Gérer les commandes et achats divers en lien avec les chefs de service - Contribuer à la gestion des Ressources humaines : Suivi du temps de travail, préparation des éléments des contrats de travail/ avenants, traitement des correspondances, gestion des convocations à la médecine du travail - Contribuer à la gestion comptable et financière : suivi des paiements et des relances, vérification des factures et de la facturation, traitement des notes de frais et des dépenses de trésorerie - Constituer des dossiers (préparation, compilation, scan, envoi, suivi, archivage) - Appuyer à la réalisation des rapports d'activités, des plans d'investissements, des budgets prévisionnels, du plan de formation LIENS FONCTIONNELS Direction des Ressources Humaines Direction Administrative et Financière Personnels du pôle de gestion Cadres et personnels des établissements ou services de rattachement Principales missions : Assister l'équipe socio-éducative dans la communication des informations et l'organisation des activités : - Produire des documents professionnels courants - Communiquer des informations par écrit - Assurer la traçabilité et la conservation des informations (oralement, par mail.) - Planifier et organiser les activités du service Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours de l'usager - Retranscrire des informations à caractère social - Prendre les rendez-vous avec les familles, les représentants légaux, les familles - Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers d'usagers - Elaborer et actualiser des tableaux de suivi des réunions de projets, des réunions familles et des différentes réunions ainsi que des échéances. Assurer les missions communes à l'équipe Socio-Educative : - Veiller au respect du règlement de fonctionnement - Assurer la continuité de l'accompagnement lors l'absence d'un personnel de l'équipe de soutien ou d'un personnel administratif - Participer à l'élaboration des projets personnalisés/ avenants CSAT en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire - Rédiger les bilans, notes de synthèses relatives à ses missions - Mettre à jour le dossier individuel de l'usager (Ogirys) pour les parties relatives à ses missions - Assurer une continuité d'accompagnement des travailleurs handicapés administrativement et sur les ateliers lorsque nécessaire - Participer à l'élaboration et la mise en œuvre de projets transversaux Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours de l'usager - Retranscrire des informations à caractère social - Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers d'usagers - Elaborer et actualiser des tableaux de suivi Assurer les missions communes à l'équipe Socio-Educative : - Veiller au respect du règlement de fonctionnement - Assurer la continuité de l'accompagnement lors l'absence d'un personnel de l'équipe de soutien ou d'un personnel administratif - Participer à l'élaboration des projets personnalisés/ avenants CSAT en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire - Rédiger les bilans, notes de synthèses relatives à ses missions - Mettre à jour le dossier individuel de l'usager (Ogirys) pour les parties relatives à ses missions - Assurer une continuité d'accompagnement des travailleurs handicapés administrativement et sur les ateliers lorsque nécessaire - Participer à l'élaboration et la mise en œuvre de projets transversaux Compétences : - Bonne maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, Ogirys, ADP Lynk, Chronos - Maîtriser la rédaction de Compte rendu de synthèse de notes etc.. - Maîtriser la langue française et l'orthographe - Avoir une connaissance parfaite de son secteur d'activité - Savoir prioriser ses tâches - Savoir gérer les appels téléphoniques - Créativité, capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire - Savoir s'adapter à toutes les personnalités - Qualité d'écoute, de réaction, d'analyse de synthèse, de réactivité, d'organisation, de discrétion - Gestion des plannings et planification des tâches en fonction des priorités fixées par le directeur - Autonomie, Esprit d'initiative Qualification : - Diplôme d'un bac+2 (BTS Assistant de Direction ou niveau équivalent) - Débutant accepté - Permis B exigé Spécialité : Assistant(e) de direction Autres spécialités : Médico-social (champ du handicap) Ressources Humaines Association -CCN 1966 -Reprise d'ancienneté -CSE / Action Logement - 9 congés annuels supplémentaires - Cycle de travail : 1 - Télé travail : Non - Travaille les week-ends et jours fériés : Non