Secretaire Medical.E

Mission

Au sein d’une unité de soin, le/la secrétaire médical(e) traite les informations médico-administratives des patients (dossier patient, suivi de l’activité) et coordonne les relations patients/intervenants/famille/équipe.

Environnement du poste et conditions d'exercice

Les secrétaires médicaux sont présents dans chaque unité (intra ou extra) et sont placés sous l’autorité hiérarchique du cadre d’unité.

Acteurs très impliqués dans le quotidien de l’unité, ils entretiennent des relations quotidiennes avec l’ensemble des professionnels de l’unité. Ils/elles font le lien, entre intervenants extérieurs, patients et familles.

Dans le cadre de leur travail, ils ont, par ailleurs, des échanges réguliers avec les différents acteurs de l’hôpital et notamment le service du DIM.

Horaires de travail

– Quotité : Temps plein

– 09h00-17h00 du lundi au vendredi

– Prise des congés, majoritairement lors des périodes de fermeture de la structure

(Août et vacances scolaires selon calendrier de l’unité).

Activités spécifiques

· Organisation du secrétariat

· Gestion de la boîte mail « CONTACT » (à partir des mails du 22/04/24 en accord avec MD) et « SECRENTRETEMPS » en binôme avec JO.

· Accueil téléphonique des demandes d’évaluations des familles ou professionnels

· Planification des consultations POLY & 0/4ans

· Rédaction et envoie des courriers à l’ensemble des intervenants.

· Rédaction trame compte rendu évaluation complète

· Mise en page compte rendu de consultation POLY

· Mise en page compte rendu de restitution POLY

· Suivi de la mise en place des plannings de rendez-vous de consultation POLY & 0/4ans

· Tenue des dossiers des patients, recenser et enregistrer les données médicales et administratives dans le dossier patient informatique et papiers

· Enregistrement des informations liées à la nature des activités dans les applicatifs informatiques dédiés (RIMP et dossier patient informatisé / DXCARE & DX PLANNING)

· Classement et archivage des informations médico-administratives en lien avec l’archiviste des archives médicales centrales

· Saisie de l’activité du service à partir des logiciels institutionnels (DXCARE / DXPLANNING)

· Attribution des rendez-vous et gestion des agendas des médecins, psychologues, éducatrice, et assistante sociale concernant les 1ers RDV POLY & 0/4ans

· Travail de liens avec les différents services du CHU du Kremlin-Bicêtre (Neuropédiatrie, polyclinique etc.) / Fondation Vallée

· Participation aux réunions institutionnelles

Savoir faire

· Travailler en équipe pluri professionnelle

· Accueil téléphonique, écoute et prise en compte des demandes

· Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l’information et de la communication

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations

· Organiser et classer des données, des informations, des documents

· Traiter et résoudre des situations conflictuelles

· Prendre des notes

· Saisir et mettre en forme l’ensemble des comptes rendus médicaux, de fin d’évaluation.

Connaissances associées

· Vocabulaire médical en pédopsychiatrie : connaissances détaillées

· Droit des patients et conservation des données médicales : connaissances approfondies

· Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : connaissances générales

Pré requis

Formation obligatoire : Baccalauréat ou équivalent – formation secrétaire médicale conseillée

Evolutions

Perspective d’évolution au sein de l’établissement

Passerelle courte : technicien de l’information médicale, archiviste, métiers de la filière administrative

Perspectives d’évolution du métier

L’évolution rapide des outils (nouveaux logiciels, dossier informatisé etc.) rend de plus en plus nécessaire de bonnes compétences en la matière.

Du fait des contacts fréquents et avec une grande variété d’acteurs, les compétences relationnelles sont indispensables