Adjoint au Responsable du Bureau du personnel médical

Missions générales

L’adjoint au responsable appartient à l’équipe d’encadrement de la Direction des affaires médicales. A ce titre, il assiste aux staffs hebdomadaires et participe à l’organisation des séminaires trimestriels.

L’adjoint au responsable du bureau du PM assure l’encadrement des équipes de gestionnaires de paie, supervise l’activité du bureau du personnel médical (paie, gestion administrative, accueil des internes, contrôle de la paie, contrôle du temps de travail médical) et seconde le responsable du bureau du personnel médical dans les dossiers transversaux (certification des comptes, révisions des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires…).

1. Assurer l’encadrement des équipes de gestionnaires du bureau du PM

- Animation de l’équipe de gestionnaires du bureau du PM en veillant à l’harmonisation des pratiques au sein du GHU
- Organisation des réunions de service et de revue de dossiers dans une dynamique d’amélioration continue
- Conseil et expertise auprès des gestionnaires

2. Assurer la supervision de l’activité du bureau du PM

Veiller au bon déroulement de la paie et du contrôle de paie

- Définition des priorités de gestion et de travail des gestionnaires en lien avec la responsable du bureau du PM
- Suivi de l’établissement des contrats, avenants et de la saisie des variables de paie par les gestionnaires
- Vérification des décomptes de Temps de Travail Additionnel, des plannings médicaux et du temps de travail médical dans le logiciel de gestion du temps de travail médical
- Contrôle des dossiers dans le logiciel de gestion administrative
- Vérification de la traçabilité des contrôles dans le cadre de la certification des comptes.
- Traitement des indus de rémunération et titres de recettes.

Assurer la supervision du processus de recrutement des personnels médicaux
- Préparation des recrutements
- Coordination de l’arrivée des nouveaux praticiens

Assurer l’élaboration et le suivi des conventions avec la responsable du bureau du PM
- Transmission au service financier du décompte des montants à facturer ou rembourser
Participer à la mise à jour des procédures, des formulaires et du site Intranet
- Mise en ligne des listes de gardes et astreintes prévisionnelles
- Actualisation des outils de suivi du Bureau du PM

3. Seconder le responsable du Bureau du PM dans les dossiers transversaux

- Révisions annuelles des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires
- Campagne annuelle de création des postes d'assistants spécialistes
- Organisation de l'accueil des internes
Missions spécifiques ou ponctuelles
L’adjoint au responsable du bureau du PM sera amené à assumer des missions sur le GHU en lien avec les autres adjoints des responsables du BPM et notamment :
- Piloter dans son champ de responsabilité la certification des comptes
- Contribuer aux projets transversaux menés par la DAM
- Assurer la complétude d’enquêtes diverses à la demande des directions

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

Formations et/ou qualifications :
- Formation dans le domaine des ressources humaines souhaitée
- Connaissance aux règles statutaires et à la gestion du personnel médical serait un plus
- Connaissance de l'institution hospitalière serait un plus

Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels Word® et Excel®.
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance HR - Access® (formation interne prévue à la prise de poste)
- Connaissance CHRONOS (formation interne prévue à la prise de poste)

Expérience professionnelle :
Expérience souhaitée de la gestion du personnel médical

Qualités professionnelles :
- Sens du service public et goût du travail en équipe.
- Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles.
- Sens de l'organisation et de l'initiative.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'appréciation des situations.