DGDDI (DG-COM) Gestionnaire événementiel (cat. A) H/F

Le Bureau de la Communication (COM) définit, propose et met en œuvre la communication interne et externe de l’administration des douanes et droits indirects. Directement rattaché au directeur général des douanes et droits indirects, il compte une trentaine d’agents, agents des douanes et apprentis, et est organisé autour des trois sections suivantes :
– La section « Création graphique et production multimédia » en charge de la ligne éditoriale externe, des productions visuelles et de la diffusion sur les canaux externes (réseaux sociaux, douane.gouv, ..),

– La section « Communication interne et événementiel » , laquelle coordonne les actions de communication internes (Douane infos, intranet…) et pilote l’organisation des évènements (institutionnels, séminaires internes, salons…),

– La section « Presse et photos » qui gère les relations presse et veille à la valorisation de la douane auprès des médias.

Au sein de la section communication interne et événementiel, vous serez chargé(e) en binôme (et accompagné(e) d’une apprentie), de piloter l’organisation des événements auxquels participe la douane : cérémonies commémoratives, défilé du 14 juillet, salons de recrutement, salons professionnels à destination des acteurs économiques, journées européennes du Patrimoine, événements internes...

Vous assurerez le pilotage et le suivi de la qualité de chacune des étapes : planification, préparation, suivi des évènements le jour même, retour d’expérience, suivi comptable.

Vous serez garant(e) des relations avec les organisateurs de salons /événements, les prestataires qui contribuent à la mise en œuvre ou à la logistique de l’évènement, et bien sûr les bureaux de la Direction générale ou les services déconcentrés du réseau, ou toutes autres parties prenantes (Ministère de Bercy, autres Ministères, ambassades, Elysée, CCI, Cellule Conseil aux Entreprises des Directions régionales des douanes…).

Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :

• Piloter l’organisation logistique : repérage des lieux, prestataires, plannings, budgets, sécurité, accès, invitations, signalétique, restauration, préparation de goodies, préparation des documents, communication en amont de l’évènement à venir…

• Suivre le déroulement de l’événement en amont : suivi des étapes, prise de contact, estimation du budget, recherche d’intervenants, convocations, lien avec les différentes parties prenantes…

• Évaluer l’impact des événements (bilan qualitatif et quantitatif, retours d’expérience)

• Piloter des projets de communication à 360°C sur certaines thématiques (biens culturels par exemple) ;

• Effectuer les opérations de saisie des « expressions de besoin » et des « services faits » dans l’application Chorus formulaire.

Exemples de dossiers traités récemment :

Organisation de la commémoration de l’hommage aux deux collègues décédées lors de l’attentat du 13 novembre 2015 et du prix de l’innovation douanière Jules Verne.

- L’agent(e) est amené(e) à exercer occasionnellement durant les week-ends et jours fériés et a effectuer des déplacements dans le cadre de la préparation des évènements. Le télétravail est néanmoins possible en fonction du calendrier des événements.

- Le poste suppose de travailler dans des délais parfois contraints, et nécessite parfois une prise de parole devant public

- Permis B obligatoire.

- Connaissance du numérique et de la gestion des outils de webinaire appréciée.

Savoirs :

- Conduite et gestion de projet (RIME) : niveau maîtrise / à acquérir

- Environnement professionnel du domaine d'activité (RIME) : niveau maîtrise / à acquérir

- Logistique (RIME) :  niveau maîtrise / à acquérir

- Environnement administratif, institutionnel et politique (RIME) : niveau maîtrise / requis immédiatement

- Outil bureautique de tableur (Excel ou autre) : niveau maîtrise / requis immédiatement

Savoir-faire :

- Communiquer (RIME) : niveau expertise / requis immédiatement

- Maîtriser les délais (RIME) : niveau expertise / requis immédiatement

- Travailler en équipe (RIME) : niveau expertise / requis immédiatement

- Piloter un prestataire (RIME) : niveau pratique / à acquérir

- Rédiger (RIME) : niveau pratique / à acquérir

Savoir-être :

- Organisation (RIME)

- Autonomie (RIME)

- Capacité d'adaptation (RIME)

- Sens de l'innovation / Créativité (RIME)

- Réactivité (RIME)