Secrétaire au SAMU

Centre hospitalier Cœur de Corrèze - Tulle

Missions :

-          Organiser le traitement et la circulation d’informations, des documents, des communications téléphoniques et les tâches courantes de secrétariat (prise de rendez-vous, de notes…).

-          Assurer le suivi des dossiers spécifiques de l’unité.

-          Charger de la gestion administrative et contribuer à la délivrance des renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.

-          Traiter et coordonner les opérations et les informations médicaux-administratives.

-          Organiser la gestion logistique (organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions…)

 Activité(s) :

-          Accueil et prise en charge des personnes téléphoniquement et physiquement dans son domaine d’activité, avec prise de messages, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée.

-          Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.

-          Elaboration et mise en place de mesures correctives, dans son domaine d’activité.

-          Prise de rendez-vous et gestion des agendas.

-          Gestion, traitement, recensement et enregistrement des données, des informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), des plannings, des factures et des commandes de matériels.

-          Planification et participation aux activités et aux interventions internes et externes, spécifiques au domaine d’activité.

-          Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, dans son domaine d’activité.

-          Assurer les tâches administratives liées à ces secteurs d’activités.

-          Sortir les tableaux de garde et d’astreintes.

-          Sortir les statistiques SAMU et les indicateurs qualité de cette structure.

-          Organisation de la charge de travail.

-          Organisation des dossiers : création, numérotation, archivage.

-          Participation à l’élaboration des documents qualité.

-          Mise en œuvre, en lien avec le service qualité, la politique qualité de l’unité.

-          Gestion du système d’information du SAMU en tant qu’administrateur.

-          Organisation des réunions : rédaction de l’ordre du jour, publication de celui-ci aux personnes concernées, participation à la réunion avec prise de notes, rédaction du compte-rendu et diffusion de celui-ci après correction par le responsable d’unité.

 Activité(s) spécifique(s) :

-          Assurer les différentes missions en cas d’activation d’une situation sanitaire exceptionnelle.

-          Participer à la mise en œuvre et à la coordination de la cellule crise en cas de situation sanitaire exceptionnelle.

Qualifications : BAC science médico-sociale, formation dans le domaine médical ou du secrétariat

Pré requis : connaissance de la bureautique, connaissance de l’environnement médical, AFGSU1

Savoir-faire attendus :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- S’adapter rapidement à toutes situations

- Faire preuve d’empathie

Savoirs : bureautique, communication, droit des usagers du système de santé, organisation et fonctionnement interne de l’établissement, réglementation des archives, secrétariat, vocabulaire médical