Gestionnaire administratif·ve de formation

Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 5 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur et 1 IAE et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous 

Contexte de la mission

L’ESTHUA, Institut National de Tourisme, propose des formations en licences (2 mentions), licences professionnelles (7), masters (3 mentions, 21 parcours), DEUST et diplômes d’université en formation initiale et continue sur les sites d’Angers, Cholet, Saumur, les Sables d’Olonne mais également à l’international et rassemble près de 3500 étudiants. Il compte près de 30 personnels administratifs et techniques, 80 enseignants-chercheurs et enseignants, 500 intervenants professionnels.

Ce poste est basé sur le campus des Sables d'Olonne.

La personne recrutée recruté agira sous l’autorité de la responsable du pôle de gestion des étudiants et du directeur des services de l’ESTHUA en lien avec l’enseignant responsable du campus des Sables d’Olonne et sera principalement en relation avec les autres membres qui composent l’équipe administrative, avec les enseignants et les étudiants.

Le·la gestionnaire réalise les opérations administratives concernant les formations de l’ESTHUA sur le site des Sables d’Olonne. Il·elle traite les demandes transmises par les enseignants et responsables de service du campus d’Angers. Il·elle reçoit, informe et oriente les étudiants dans leurs démarches administratives. Le·la gestionnaire participe aux événements à la vie du service : semaine de rentrée, Journée Porte Ouverte, cérémonie de remise des diplômes... Il·elle participe aux réunions et aux actions de formation de l'université.

Scolarité, Examens, Relations Internationales :

Réaliser des opérations courantes de gestion administrative de scolarité :

• Accueillir et informer le public en présentiel, par téléphone et par courriel et accompagner les étudiants en faisant le lien avec les partenaires et les services de l’Université d’Angers

• Organiser les recrutements : réceptionner les dossiers de candidature, établir un planning des entretiens de recrutement, en collaboration avec les responsables des formations. Réserver les salles, convoquer les candidats et informer les candidats (lettres d’acceptation, de refus, d’inscription sur liste complémentaire…), vérifier et suivre les dossiers de candidatures des candidats.

• Accueillir et suivre les étudiants en mobilité entrante dans le cadre des programmes et de conventions bilatérales

• Saisir les données du dossier de recrutement dans le fichier unique partagé

• Saisir et mettre à jour les données dans l’application Apogée dédiée à la scolarité

• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité

• Participer aux opérations de logistique du service de scolarité

• Élaborer des statistiques : établir des tableaux de suivi des étudiants à des fins statistiques

Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des examens :

• Saisir et mettre à jour les données dans l’application Apogée

• Collecte des sujets auprès des enseignants suivant les modalités de contrôle validées par la CFVU

• La planification des épreuves : élaboration du calendrier des examens en lien avec le responsable pédagogique

• Transmission du calendrier des épreuves au service des examens du Campus d’Angers

• Préparation logistique des examens : réservation des salles, des amphis et préparation des salles d’examen

• La préparation des jurys : collecte et saisie des notes, création des maquettes de procès-verbaux des jurys et transmission des PV

• La préparation et suivi des soutenances des mémoires

• Les travaux de fin de jury : modification des notes après délibérations

• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité

• Vérification des inscriptions aux examens et contrôle des absences

• Information aux étudiants sur les modalités de retrait des diplômes

• Affichage sur la page web du calendrier des épreuves et mise à jour
  

Emploi du temps :

• Élaborer les emplois du temps par semestre dans CELCAT en prenant en compte le calendrier de l’ESTHUA

• Contacter les enseignants et les vacataires pour organiser les cours

• Assurer le suivi des cours annulés et reportés

• Vérifier que tous les cours prévus dans la maquette sont pourvus

• Vérifier que les équipements sont adaptés aux enseignements
  

Stages :

Assurer la gestion des conventions de stage :

• Contrôler, valider et éditer les conventions de stage sur Ip'OLINE

• Transmettre les conventions de stage aux étudiants pour signature de l'étudiant et de l'entreprise, au service des stages pour la signature de la direction de l'UFR ESTHUA Tourisme et Culture et retour à effectuer aux entreprises

Assurer la gestion des avenants aux conventions de stage :

• Effectuer l'avenant selon un modèle défini en accord avec le responsable de formation

• Gérer les signatures (procédure identique à la convention de stage)

Assurer le suivi des stages sur l’application EvalStage :

• Vérifier les données d'EvalStage

• Changer les noms des tuteurs en fonction des informations transmises par les responsables de formation

• Effectuer la récupération des notes des maîtres de stage (entreprises) + relances

Gérer les accidents de travail liés aux stages :

• Effectuer la déclaration d'accident de travail en suivant le modèle et les éléments indiqués dans la fiche procédure à partir des informations transmises par l'étudiant

• Transmettre la déclaration et les documents au service des stages dans les meilleurs délais

Finances :

• Informer les vacataires sur les modalités de remboursement de frais de déplacement

• Restauration : Faire les réservations des restaurants, préparer l'attestation de restauration, la récupérer après le repas et nous l'adresser par courrier ou par l'intermédiaire des enseignants

• Hébergement : Faire les demandes de réservations de chambres sur le site Notilus, envoyer les informations aux enseignants et vacataires. Faire les annulations ou changement de dates en cas de besoin

• Le service financier valide les demandes et émet les bons de commandes et traite les avoirs.

• Adresser au service financier les devis pour les différents achats de marchandises ou service nécessaire au fonctionnement des formations

• Renvoyer au service financier les éventuelles factures reçues par mail ou courrier.

Savoirs :

• connaissance du fonctionnement de l’université

• connaissance de la réglementation afférente à la scolarité et aux examens, aux stages et aux finances

• connaissance des formations proposées par la composante

Savoir-faire :

• maîtriser les logiciels Apogée, Celcat, Ipoline, Avenioweb et les principaux outils bureautiques (traitement de texte, excel, logiciel de messagerie, navigateur web).

• maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

• savoir analyser et gérer les demandes d’information (écoute, reformulation, compréhension)

• être méthodique dans l’organisation de son travail et savoir hiérarchiser les tâches

• savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation

• savoir rechercher l’information

• savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :

• savoir communiquer et s’adapter à son interlocuteur (enseignants, étudiants, collègue).

• avoir le sens de l’accueil et du service public.

• être discret, gérer la confidentialité des informations et des données.

• savoir travailler en équipe

• être disponible, savoir réagir à des situations données.

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Poste ouvert uniquement aux contractuels

Catégorie/corps : B

Diplôme minimum requis : Bac

Type de contrat : CDD                                Durée du contrat : 12 mois

Date de prise de poste souhaitée : Janvier 2025

Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grilles et expérience)    

Quotité de travail : 100%

Date limite de candidature : 08/12/2024, entretiens prévus la semaine du 16/12

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires