Operations Coordinator

Job Description

INSEAD  brings together people, cultures, and ideas from around the world to educate leaders who transform business and society. As a mission-driven school, INSEAD focuses on three values: open, rigorous, and entrepreneurial. Founded on a commitment to innovation in management education, INSEAD was the first international business school, introduced the first one-year MBA, pioneered company-specific executive education, and developed a unique fully integrated multi-continent campus structure. Today, no more than 10% of the incoming MBA class comes from one country – we truly are the Business School for the World.

We are currently looking for an  Operations Coordinator to join our INSEAD Executive Coaching (IEC) team within our Executive Education Department. This is a one-year temporary and full-time position that will be based at our Europe Campus in Fontainebleau , France.

Reporting to the Director Development & Operations IEC, the Operations Coordinator will support all administrative and logistics aspects involved in preparing and follow-up of coaching interventions and leadership journeys both on and off campus for Executive Education programmes in Europe, Asia, Middle East and the Americas

Key Responsibilities will include :

Launch/administer all coaching instruments: 360, PPB, PPIN, assignments, feedback surveys, developmental exercises and other coaching instruments for Executive Education programmes. Tracking of coaching activity – ensure that appropriate monitoring and tracking and completion of the IEC planning with relevant programme data and monitoring of follow-up calls for the various programmes. Raise Purchase Orders (PO) for each coach involved in each session. In liaison with Procurement, ensure that POs contain exact and contracted information in order to guarantee seamless payment by EDP Admin and Finance. Logistics – arrange logistics for the coaching interventions either on campus, off-site or virtual and ensure coaches (and other relevant parties) receive logistical information in a timely manner. Collaborate with faculty Programme Directors / Lead Coaches / Coaches on all preparation and logistical aspects of the coaching activity.

To be successful in this role, you should have :

A Bachelor’s Degree, BTS Diploma or equivalent professional experience. Minimum of 5 years of work experience, ideally within a fast-paced international environment. Excellent written and verbal communication skills in English and French, with strong attention to detail. Excellent interpersonal skills and stakeholder management capabilities, ability to influence without formal authority. Strong organizational skills, ability to think on feet and problem solve. Ability to work collaboratively in a diverse global team environment.

Kindly note that only shortlisted candidates will be notified. 

L' INSEAD est l'une des plus grandes et des plus importantes écoles de commerce au monde. Elle rassemble des personnes, des cultures et des idées pour changer la vie et transformer les organisations. Une perspective globale et la diversité culturelle se reflètent dans tous les aspects de notre recherche et de notre enseignement. Avec des campus en Europe (France), en Asie (Singapour), au Moyen-Orient (Abu Dhabi) et en Amérique du Nord (San Francisco), l'enseignement et la recherche de l'INSEAD s'étendent sur quatre continents.

Nous recherchons actuellement un Coordinateur des Opérations (F/H) pour rejoindre notre équipe INSEAD Executive Coaching (IEC) au sein de notre département Executive Education . Il s'agit d'un contrat à durée déterminée d'un an à temps plein, qui sera basé sur notre campus européen de Fontainebleau ,en France.

Sous la responsabilité du Directeur du Développement et des Opérations IEC, le Coordinateur des Opérations soutiendra tous les aspects administratifs et logistiques impliqués dans la préparation et le suivi des interventions de coaching et des voyages de leadership sur le campus et hors campus pour les programmes d'Executive Education en Europe, en Asie, au Moyen-Orient et aux Amériques.

Les principales responsabilités sont les suivantes :

Lancer / administrer tous les instruments de coaching : 360, PPB, PPIN, missions, enquêtes de retour d'information, exercices de développement et autres instruments de coaching pour les programmes de formation des cadres. Suivi de l'activité de coaching - veiller à ce que le suivi soit approprié ainsi que l'achèvement de la planification de l'IEC avec des données de programme pertinentes et le suivi des appels de suivi pour les différents programmes, le soit également. Établir des bons de commande pour chaque coach impliqué dans chaque session. En liaison avec le service des achats, s'assurer que les bons de commande contiennent des informations exactes et contractuelles afin de garantir un paiement sans faille par l'administration et les finances de l'EDP. Logistique - organiser la logistique des interventions de coaching sur le campus, hors site ou virtuelles et s'assurer que les coachs (et les autres parties concernées) reçoivent les informations logistiques en temps utile. Collaborer avec lesfaculty Programme Directors / Lead Coaches / Coaches sur tous les aspects préparatoires et logistiques de l'activité d'entraînement.

Pour réussir dans ce rôle, vous devez avoir :

Une licence, un diplôme de BTS ou une expérience professionnelle équivalente. Un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle, idéalement dans un environnement international en constante évolution. D’excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en anglais et en français, avec un grand souci du détail. Excellentes compétences interpersonnelles et capacités de gestion des parties prenantes, capacité à influencer sans autorité formelle. Solides compétences organisationnelles, capacité à réfléchir de manière autonome et à résoudre des problèmes. Capacité à travailler en collaboration au sein d'une équipe internationale diversifiée.

A noter que seuls les candidats présélectionnés seront rappelés. 

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