Gestionnaire des emplois du temps

il y a 3 semaines

Toulon, France Université de Toulon Temps plein
À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations.

Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L'université de Toulon recrute un gestionnaire des emplois du temps (F/H) au sein de la direction administrative de site Porte d'Italie (DAS PI - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet

Le gestionnaire des emplois du temps, crée, saisit et gère les emplois du temps des organismes d’enseignement présents sur le campus de Toulon, principalement celles basées dans le bâtiment "PI". Au sein d'un service de 4 personnes, il contribue à l’optimisation des emplois du temps de l'UFR de Droit, l'UFR de Sciences économiques et de gestion, l'Institut  d'Administration des Entreprises, l'UFR Ingémédia, le département MMI de l'IUT et de l'école doctorale 509. Il participe à la mise en ligne des emplois du temps des formations de la DFPA sur le campus de Toulon Porte d'Italie. Il intègre également dans son activité de programmation l'utilisation des locaux par l'Université du Temps Libre et la tenue de nombreux évènements des composantes, de l'école doctorale (thèses), de la vie étudiante et de partenaires externes.

Le gestionnaire des emplois du temps assure une fonction de support administratif et un soutien à l'organisation des moyens pédagogiques qui contribuent à la réalisation des activités d'enseignement.

Les activités essentielles du poste sont les suivantes:

Gestion des emplois du temps:

  • Concevoir, établir, saisir et mettre à jour les emplois du temps des enseignements, travaux dirigés et examens à l'aide de l'outil de gestion Hyperplanning : cela implique de prendre en compte le calendrier universitaire pédagogique annuel, les contraintes de locaux, les effectifs étudiants, les impératifs pédagogiques et calendaires propres à chaque formation, les maquettes d'enseignements et les affectations des enseignants

  • Gérer la constitution des groupes d’étudiants, ainsi que l'organisation des périodes d’examens et de leurs surveillances, en lien avec les services de scolarité pédagogique, suivant les calendriers imposés

  • Assurer le suivi quotidien de l'activité d'enseignement (planning des cours, modifications, reports, annulations, remplacements, ... )

  • Informer les usagers du planning et des modifications éventuelles pour les enseignants titulaires, vacataires, ...

  • Gérer les salles et amphis pour les événements extérieurs, les colloques et les cours d'autres structures

Appui au pilotage:

  • Alimenter et mettre à jour la base de données Hyperplanning pour le suivi d'occupation des locaux

  • Créer des outils et analyser les indicateurs permettant l'optimisation des locaux

Contraintes particulières :

  • Continuité de service à assurer

  • Gestion des pics d'activité

  • Forte réactivité et pédagogie

  • Fonctionnement mutualisé sur deux bâtiments

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des techniciens

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556,18 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 26/08/2024

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement

Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Une connaissance du fonctionnement universitaire est un pré-requis, ainsi que la pratique d'un outil de gestion des emplois du temps, type Hyperplanning.

Connaissances :

  • Expertise sur l’application hyperplanning

  • Fonctionnement et organisation d'un EPSCP et d’une université

  • Outils de communication (intranet, internet, mail..... )

  • Règlementation et procédures applicables, des divers statuts enseignants, de la lecture de maquettes d'enseignement

Compétences opérationnelles :

  • Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints

  • Savoir rendre compte

  • Savoir utiliser le logiciel métier: Hyperplanning

  • Mettre en œuvre des procédures et des règles

  • Savoir analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

  • Maîtriser les logiciels bureautiques courants, notamment EXCEL

  • Savoir alimenter des tableaux de bord

  • Savoir s’adapter à différents interlocuteurs

  • Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

  • Travailler en équipe

  • Planifier les activités dans les logiciels spécifiques à l'activité

  • Communiquer avec différents interlocuteurs, à l’oral et à l’écrit

Compétences comportementales :

  • Respect des règles

  • Aisance relationnelle

  • Capacité d'adaptation

  • Sens de l'organisation

  • Réactivité

 Date limite de candidature : 05/06/2024

  • Gestionnaire Des Emplois Du Temps

    il y a 3 semaines

    Toulon, France Université de Toulon Temps plein

    **À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à...

  • Gestionnaire Des Emplois Du Temps

    il y a 1 mois

    Toulon, France Université de Toulon Temps plein

    **Société**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 11 000 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur...

  • Gestionnaire de Paie

    Il y a 2 mois

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    **Contexte**: Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 217.000 allocataires avec un effectif global moyen annuel de 550 salariés et contribue à des missions de service public. Les Allocations familiales ont deux missions prioritaires en versant...

  • Adjoint en Gestion Des Emplois Du Temps

    il y a 1 jour

    Toulon, France Université de Toulon Temps plein

    **À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à...

  • Gestionnaire Conseil Allocataires

    il y a 1 jour

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    **Gestionnaire conseil allocataires - MUTATION**: - CDI - TOULON - de 1 808 € à 1 900 € par mois - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD93171 **CAF DU VAR**: Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 217.000 allocataires avec un...

  • Gestionnaire Conseil Allocataires

    Il y a 2 mois

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    **Contexte**: Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 217.000 allocataires avec un effectif global moyen annuel de 550 salariés et contribue à des missions de service public. Les Allocations familiales ont deux missions prioritaires en versant...

  • Gestionnaire conseil allocataires

    Il y a 2 mois

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    Description du poste La mission principale d'un Gestionnaire Conseil Allocataire est de garantir l'accès aux droits et au paiement des prestations familiales et la gestion de l'évolution du dossier de l'allocataire dans un souci de conseil et d'orientation. Le·a candidat·e retenu·e sera chargé·e de : Analyser les dossiers des allocataires et...

  • Gestionnaire conseil allocataires

    il y a 1 semaine

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    Description du poste La mission principale d'un Gestionnaire Conseil Allocataire est de garantir l'accès aux droits et au paiement des prestations familiales et la gestion de l'évolution du dossier de l'allocataire dans un souci de conseil et d'orientation. Le·a candidat·e retenu·e sera chargé·e de : Analyser les dossiers des allocataires et...

  • Gestionnaire Assurance

    il y a 1 mois

    Toulon, France CTA Temps plein

    **Gestionnaire assurances H/F** Le cabinet CTA courtier en assurances basé à Toulon, recherche un gestionnaire production et sinistre IARD en charge du suivi documentaire et administratif des contrats. **Qualités** - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (pack Office). - Aisance téléphonique - Rigueur et organisation dans la gestion des...

  • Gestionnaire de marchés publics

    il y a 4 semaines

    Toulon, France Département du Var Temps plein

    Détail du poste Le gestionnaire marchés publics participe à la réalisation des achats de la Collectivité par l’instruction et la gestion administrative des marchés publics de leur passation à leur exécution. Il apporte appui et conseil aux services (sécurisation juridique).  Cette mission s’exerce en lien fonctionnel avec les acheteurs...

  • Gestionnaire de marchés publics

    il y a 2 semaines

    Toulon, France Département du Var Temps plein

    Détail du poste Le gestionnaire marchés publics participe à la réalisation des achats de la Collectivité par l’instruction et la gestion administrative des marchés publics de leur passation à leur exécution. Il apporte appui et conseil aux services (sécurisation juridique).  Cette mission s’exerce en lien fonctionnel avec les acheteurs...

  • Gestionnaire Biens Et Services

    il y a 5 jours

    Toulon, France CPAM DU VAR Temps plein

    **Gestionnaire biens et services H/F**: - CDI - TOULON - NIVEAU 3 - NVHADD92768 **CPAM DU VAR**: Vous souhaitez intégrer un organisme porteur de valeurs et participer à notre mission de service publicVenez relever le défi ! La CPAM du Var assure avec un effectif de 830 agents dans le département, la couverture sociale de plus de la majorité de la...

  • Gestionnaire Paie

    il y a 2 jours

    Toulon, France temporis Temps plein

    La convivialité, l'autonomie et le professionnalisme vous caractérisent? L'énergie aussi? Alors rejoignez l'aventure Temporis, le premier réseau national d'agences d'emploi en franchise! Aujourd'hui votre agence Temporis Toulon Consulting recherche un gestionnaire de paie H/F à temps partiel. Notre client est un centre médico-social. Dans le cadre...

  • Gestionnaire Action Sanitaire Et Sociale

    il y a 1 mois

    Toulon, France CPAM DU VAR Temps plein

    **Contexte**: *** **Ça tombe bien nous avons un poste de Gestionnaire Action Sanitaire et Social en contrat d'apprentissage** **à te proposer.** *** Tout d'abord, l'Assurance Maladie, c'est quoi ? Gérer les risques liés à la maladie, la maternité, le décès et les risques professionnels, en lien avec les assurés, les professionnels de santé, et...

  • Gestionnaire Contrats Et Marchés

    Il y a 2 mois

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    **Contexte**: Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 217.000 allocataires avec un effectif global moyen annuel de 550 salariés et contribue à des missions de service public. Les Allocations familiales ont deux missions prioritaires en versant...

  • Gestionnaire Contrats Et Marchés

    Il y a 2 mois

    Toulon, France CAF DU VAR Temps plein

    **Contexte**: Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 217.000 allocataires avec un effectif global moyen annuel de 550 salariés et contribue à des missions de service public. Les Allocations familiales ont deux missions prioritaires en versant...

  • Gestionnaire de Paie

    Il y a 2 mois

    Toulon, France LADAPT VAR Temps plein

    LADAPT, association reconnue d'utilité publique, oeuvre au niveau nationale pour l'insertion sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap. LADAPT VAR gère, entre autres, un ESRP (établissement et service de réadaptation professionnelle), un CFA, un FAMJ et un SAMSAH accompagnant des personnes cérébrolées et un SAMSAH accompagnant...

  • Gestionnaire de Copropriétés

    il y a 4 jours

    Toulon, France Grech immobilier Temps plein

    Implantée historiquement dans le Var et également en région parisienne, notre groupe rassemble 110 collaborateurs pour gérer plus de 350 actifs immobiliers ou copropriétés, 3.000 biens immobiliers et réalise près de 900 ventes ou locations chaque année. Grech immobilier, c’est: - Une histoire de famille - Une histoire de confiance - Une histoire...

  • Gestionnaire de Paie

    il y a 3 jours

    Toulon, France LADAPT VAR Temps plein

    LADAPT, association reconnue d'utilité publique, oeuvre au niveau nationale pour l'insertion sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap. LADAPT VAR gère, entre autres, un ESRP (établissement et service de réadaptation professionnelle), un CFA, un FAMJ et un SAMSAH accompagnant des personnes cérébrolées et un SAMSAH accompagnant...

  • Gestionnaire Prestations Et Actions Sociales

    Il y a 2 mois

    Toulon, France Comité de Gestion des Oeuvres Sociales Temps plein

    Le C.G.O.S. (Comité de Gestion des Œuvres Sociales) est une association paritaire à but non lucratif créée en 1960 qui a pour mission de mettre en œuvre et de gérer l'action sociale en faveur des agents hospitaliers en activité ou retraités des établissements publics sanitaires, sociaux et médico-sociaux adhérents. Le C.G.O.S est constitué d'un...