Stagiaire Evénementiel et coordination

Maître de stage

Chargé de mission Enseignement Supérieur et Recherche

Contexte 

Afin de soutenir l’émergence des projets innovants sur le territoire, les services techniques de la DGA Economie organisent annuellement le « Créathon Pays Basque », un événement de sensibilisation à l’innovation et d’initiation à l’entrepreneuriat étudiant, proposé à des étudiants du Pays Basque, issus de différentes filières de formation publiques.

La Communauté d’agglomération Pays Basque a proposé la 1ère édition du Créathon Pays Basque en 2022, afin d’impulser l’envie d’innover en s’inspirant du vivant auprès de 117 étudiants issus de 4 cursus de formation différents.

La 2ème édition, organisée en 2023, à l’image de la volonté de la Communauté d’agglomération Pays Basque de sensibiliser les étudiants à l’innovation, et d’initier un premier pas vers l’entrepreneuriat étudiant, avait pour vocation à s’adresser à un plus grand nombre d’étudiants, et de diversifier encore plus les cursus de formation en présence.

Grâce à cet événement, , il s’agit d’une part de préparer le professionnel responsable de demain à faire émerger (ou à alimenter) sa conscience de citoyen éveillé à sa contribution dans la transition écologique et environnementale. D’autre part, une sensibilisation à l’innovation inspirée par l’approche scientifique du vivant et prenant en compte les impacts de l’activité et les limites planétaires lui est proposée.

Au-delà de ces aspects, cet événement permet également l’ouverture d’un espace de collaboration entre les établissements et les profils, et l’occasion de fédérer les chercheurs, enseignants, et entrepreneurs du territoire autour d’un événement commun.

C’est dans cette optique que la Direction Enseignement Supérieur et Recherche souhaite poursuivre la tenue de cet événement en organisant la 3ème édition du Créathon Pays Basque à l’automne 2024.

Missions / Activités 

Sous la responsabilité du Chargé de mission Enseignement Supérieur et Recherche, et en relation étroite avec le Service Communication, les établissements universitaires, et les partenaires, le stagiaire se verra confier l’aide à l’organisation du Créathon Pays Basque, qui comprend les missions suivantes:

Préparation des contours de l’événement : quand, où, qui, combien ?

Aide à l’identification de la formule de l’année, et identification/contact des formations universitaires potentiellement participantes ; Identification des lieux adaptés à l’effectif et aux besoins d’espace ; Identification des besoins de prestation (mobilier, traiteur, manutention, denrées alimentaires diverses, etc. ), établissement de devis, bons de commande, etc… ;

Préparation du contenu 

Co construction et coordination ; Contact, suivi et gestion de l’implication des différentes parties (partenaires, prestataires, autres intervenants, …).

Lien avec les responsables pédagogiques des formations ciblées

Présentation de l’événement / de la formule de cette édition ; Suivi des effectifs ; Echanges réguliers concernant la programme, les dates, le déroulé ; Préparation et animation des rendez-vous en amont.

Préparation et mise à jour des différents supports

Préparation des contenus pour les étudiants et les encadrants ; Gestion des invitations ; Signalétique (badges, affiches, plans, et listings) ; Matériel nécessaire pour les groupes le jours J (matériel, Canvas, fiches projets, fiches résumé).

Volet Communication : Aide à la préparation des outils et des éléments graphiques (affiche, site, …) ;

Aide au suivi du budget ;

Post événement 

Récolte des retours des différentes parties ; Valorisation des productions et communication ; Bilan et améliorations/trajectoire pour l’édition 4.

Qualifications / Expériences

De formation bac + 3 minimum en communication, marketing, événementiel, vous avez déjà participé à l’organisation d’événements, à la coordination entre différents interlocuteurs, et au montage d’un projet d’envergure impliquant divers partenaires.

Compétences appréciées :

Capacité à coordonner et dialoguer, Capacité d’analyse, de reporting, Force de proposition et regard critique sur le travail accompli, Rigueur, flexibilité et sens de la méthode, Gestion des priorités / autonomie, Ouverture d’esprit, sens de la communication, Une compétence en animation serait un plus.

Modalités du stage

Durée du stage : entre 3 et 6 mois, à temps complet / période obligatoire de septembre à novembre 2024 inclus ; Début du stage : démarrage possible à partir de juin 2024 (jusqu’à septembre 2024 maximum) ; Si le stage se poursuit au-delà du mois de novembre 2024, d’autres missions seront prévues : contact des différentes entités pour récolte et mise à jour des effectifs des étudiants et des chercheurs, des cursus de formations, pour avancer le projet de plateforme de l’Enseignement Supérieur et Recherche du Pays Basque, cartographie, et mise en place d’outils de suivi ; Lieu du stage : siège de la Communauté d’Agglomération Pays Basque à Bayonne ; Permis B obligatoire.

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