Assistant.e Administratif.ve

SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES (en lien avec les chargés de développement) :

Pour chaque volontaire recruté :

• Classer et archiver l’ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)

• Éditer les contrats et conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l’ASP

• Vérifier la complétude des dossiers de chaque volontaire (contrat d’engagement, convention de MAD, certificat médical, droit à l’image, preuve de versement des prestations de subsistance en cas d’intermédiation,

• Effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC1 et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/

• Collecter les notes de frais des volontaires

SOUTIEN PONCTUEL AU RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES (si besoin, sur demande du responsable, notamment eu égard à la composition de l’équipe et à la charge de travail)

• Soutenir la diffusion des offres de missions : recherche des contacts des prescripteurs jeunesse, actualisation des offres de missions sur le site de l’Agence du Service Civique, appui à la diffusion des offres de mission sur les réseaux sociaux, clôture des offres de mission pourvues, relais sur des sites identifiés, envoi de courriers, etc.

• Soutenir le recrutement des volontaires : passage et réception d’appels ponctuels, réalisation du premier filtre d’éligibilité des candidatures, remplissage des informations du candidat dans l’outil ad hoc, etc.

  SUIVI ADMINISTRATIF GÉNÉRAL  :

• Gérer les boîtes mail régionales et enregistrer / redistribuer les demandes d’information

• Appuyer les équipes régionales : envoi de courriers, réception d’appels, organisation logistique pour des réunions et des événements

• Rédiger ponctuellement des comptes rendus de réunion

• Gestion du courrier 

  CONTRIBUTION A LA VIE DE L’ASSOCIATION  :

• Assurer une veille des événements en lien avec l’objet de l’association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel,

• Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national

• Participer aux temps de coordination et d’échanges de pratiques nationaux

Savoirs :

• Connaissance de la bureautique et du numérique

• Modalités d'accueil

• Utilisation d'outils collaboratifs

Savoir-être :

• Organisation

• Rigueur

• Souplesse

• Polyvalence

• Autonomie

• Sens de l’initiative

• Travail en équipe

• Relationnel

• Gestion du stress

• Discrétion

• Capacité d’adaptation

 Savoir-faire :

• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

• Avoir des capacités de synthèse et rédactionnelles

• Savoir gérer les priorités, les urgences et respecter les délais

• Savoir travailler en réseau dans un environnement mouvant, dans le contexte d’un projet innovant

• Savoir rendre compte de son activité 

CONDITIONS

· Contrat : CDD 4 mois de remplacement pour congé maternité

· Rémunération : de 1880 € brut mensuel + mutuelle + chèque déjeuner

· Poste basé à Orléans (télétravail possible), déplacements ponctuels à prévoir.

· Prise de poste : 1er juillet

· Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation