Responsable du service de la vie institutionnelle

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI)

Description des activités de la structure : L’Université de Montpellier compte 52 000 étudiants et 5 100 personnels. Avec 17 UFR, Ecoles et Instituts, elle couvre plusieurs champs disciplinaires : sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique… Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’UM figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle comprend 5 pôles de recherche, 74 structures de recherche, 16 plateformes technologiques ou centres de services pour la recherche et 9 écoles doctorales. Elle a obtenu la labellisation I-SITE pour le projet « Montpellier University of excellence » (MUSE) qu’elle porte et qui associe 15 partenaires. Autour du triple objectif « Nourrir, soigner, protéger », le projet MUSE s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l’UM et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

L’Université de Montpellier est devenue au 1er janvier 2022, un Établissement public expérimental (EPE) avec de nouveaux statuts permettant d’intégrer dans la gouvernance de l’Université les partenaires du projet MUSE, dont notamment l’ENSCM qui est devenu établissement-composante.

La Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI) conseille l'équipe politique, accompagne les structures internes et traite les dossiers à forte technicité en matière d'achats, d'affaires juridiques et institutionnelles. Dans ce cadre, elle concourt à la sécurisation juridique et est garante du fonctionnement institutionnel, de la régularité et de la performance de l'achat. Elle comprend 30 agents répartis entre la Direction, un Bureau d'appui et trois Services. Parmi ceux-ci, le Service de la Vie Institutionnelle est composé de deux Bureaux, celui des Affaires Générales, Électorales et Statutaires et celui du Pilotage des Conseils. 7 personnels y sont affectés.

Mission principale : Le Service de la Vie Institutionnelle (SVI) organise et pilote l'élection, l'installation et le fonctionnement des Conseils Centraux de l'UM (Conseil d'Administration, Conseil Académique, Comité Technique). Il rédige les statuts et le règlement intérieur de l’Établissement ainsi que leurs modifications. Dans le respect des orientations politiques fixées par l'équipe de Direction, il est le garant de la cohérence et du bon fonctionnement institutionnel de l'UM. Il accompagne les structures internes de l’Établissement (Directions centrales chargées du suivi de la CFVU et de la CR, services communs, composantes pédagogiques et de recherche) dans la rédaction de leurs statuts, l'organisation de leurs élections et la vie de leurs organes institutionnels.

Il traite les dossiers à forte technicité en lien avec son domaine d'activité ainsi que ceux pour lesquels la gestion par le niveau central répond à une logique d'efficience (abonnements AEF, assurances, droit de reproduction des œuvres protégées, concessions de logement, conventions d’AOT, dons et legs, décisions de subvention…).

Le chef du SVI organise et pilote l'activité du service. Il encadre les cheffes des deux bureaux qui le composent. En lien avec elles, dans le respect des orientations définies par la Direction de la DAGI et de la réglementation en vigueur, il impulse l'amélioration des pratiques administratives.

Il traite les dossiers sensibles dans le périmètre d'action de son Service.

Il assiste, conseille et rend compte à sa Direction dans la mise en œuvre et l'évaluation du fonctionnement institutionnel de l'établissement.

Il la représente au besoin.

Activités  :
- Définir les missions des deux Chefs de Bureau en cohérence avec les objectifs, les moyens humains et matériels du service ;

- Conseiller et accompagner les Chefs de Bureau, notamment dans leurs missions principales de veille règlementaire, d’amélioration des pratiques et de communication ;

- Contrôler leurs réalisations ;

- Traiter les dossiers sensibles et/ou complexes ;

- Dans le domaine de la vie institutionnelle, assister et conseiller la Direction et, éventuellement, la représenter auprès des partenaires internes et externes ;

- Réaliser des rapports, audits et évaluations sur l’organisation, l’activité et les moyens du service.

Autres missions éventuelles :

- Réaliser des tâches administratives pour le compte des deux Bureaux lorsque la charge de travail le justifie.

Spécificités / Contraintes du poste : La charge de travail du Service est conséquente. Des pics d’activité plus ou moins fréquents sont à prévoir.

Le Service est souvent amené à travailler dans l’urgence. Il traite de dossiers sensibles.

Le poste de Chef de Service de la Vie Institutionnelle est stratégique. Il nécessite une grande disponibilité, une forte adaptabilité et beaucoup de réactivité.

SAVOIRS :

- Avoir une connaissance approfondie de la règlementation relative aux EPSCP (organisation, fonctionnement, circuits de décision, et statut des structures et des personnels) ;

- Avoir une connaissance approfondie des grands principes du droit public ;

- Connaître les principes de l’audit et de la démarche qualité ;

- Connaitre les principes de la communication ;

- Connaître la gestion des ressources humaines et les techniques de management.

SAVOIR-FAIRE :

- Manager une équipe : estimer les besoins en termes de moyens ; organiser le travail ; conduire un entretien ; animer des réunions ; gérer des conflits ;

- Conduire un projet ; planifier des actions ;

- Conseiller et accompagner l’équipe politique, la Direction, les structures internes : proposer des choix ; les mettre en œuvre ;

- Expliquer et faire appliquer les textes règlementaires liés au périmètre du service ;

- Élaborer et rédiger des actes règlementaires et décisions individuelles, des notes (pour arbitrages ou information) et des documents de synthèse (une maîtrise de l’expression écrite et orale est pour ce poste) ;

- Exploiter les systèmes d’information et utiliser des outils bureautiques (compétences informatique et internet) ;

- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l’analyse des résultats ;

- Conduire des négociations dans le domaine de la vie institutionnelle et statutaire ;

- Être capable de tenir des délais et de rendre compte.

SAVOIR-ETRE :

- Être rigoureux, organisé, méthodique et avoir le sens des priorités ;

- Savoir anticiper, s’adapter et faire preuve d’initiative ;

- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion professionnelle ;

- Avoir le sens de l’écoute, de la communication et de la diplomatie ;

- Avoir un esprit d’analyse et de synthèse ;

- Être autonome et avoir l’esprit d’équipe ;

- Être polyvalent et réactif.

NIVEAU DE DIPLÔME SOUHAITE : Master en droit public ou Master en administration publique

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE : une expérience en management

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

 > Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité 

Informations complémentaires :

Rémunération : de 2160€ à 2530€ brut mensuel, dont 200€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Décembre

Type de contrat : CDD de catégorie A

Durée du contrat : 21 mois

Clôture des candidatures : 05/12/2024