Responsable des évènements

Relevant de la Directrice des Ventes et Marketing, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter :        

• Assister les clients dans la préparation du déroulé de leurs événements - gestion des salles, des espaces banquets, espaces dans les restaurants et dans les lieux réservés à l’extérieur et à l’intérieur de l’hôtel, les propositions de menus et les détails logistiques
• Préparation des BEO ainsi que des résumés de conférences en accord avec les exigences émises par le client
• Communiquer aux départements concernés les BEO et les résumés de groupe
• S’assurer que les events BEO soient répertoriées, que les informations soient mises à jour et qu’elles soient les mêmes que celles communiquées aux départements de l’hôtel
• Assurer la bonne communication entre le client et les différents départements de l’hôtel
• Planifier, organiser et diriger les pré et post réunions de conférence avec la Directrice Traiteur/Banquet
• Participer aux visites de repérage des clients intra/extra muros (seul, avec le Responsable des Ventes, la Directrice Traiteur/Banquet et le Chef)
• Etre sur le terrain pendant les manifestations en accord avec le planning élaboré par son supérieur
• Faire le lien entre client et Maître d’Hôtel de la soirée 
• S’assurer de la satisfaction des clients et fournir toute assistance afin de s’assurer de la totale réussite de la manifestation
• S’assurer, en collaboration avec le département financier, de la bonne facturation relative aux prestations vendues et fournies sur place en accord avec le minimum garanti
• Gérer les appels, messages et courriers relatifs au Private Dining, banquets et groupes
• Gérer les rapports terrasse publique (SBM et domaines)
• Elaborer le Catering Pace Report - End of Month pour le Corporate
• S’assurer de la qualité des informations saisies sur Opera relatives à ses dossiers
• Contacter les fournisseurs dont le client a besoin et proposer systématiquement de l’upsell sur les prestations demandées par ce dernier
• Contacter les clients après la manifestation afin de s’assurer de sa satisfaction et des réponses
• Participer aux réunions de l’hôtel (commerciale, communication, Private Dining, etc.) 
• Autres tâches, telles qu’assignées

• Expérience préalable dans un poste similaire requise et en hôtellerie de luxe
• Maitrise des applications Microsoft Windows requise 
• Maitrise des langues française et anglaise
• Excellentes compétences de communication requises, à l’écrit et à l’oral
• Excellent relationnel, sens commercial
• Compétences interpersonnelles et de résolution de problèmes
• Particulièrement responsable et fiable
• Capacité à concentrer son attention sur les besoins des clients, en restant calme et courtois    

- Indemnité de nourriture

- Indemnité de transport

- Mutuelle d’entreprise avec prise en charge par le fonds social à hauteur de 50%

- Tarifs réduits dans l’hôtel (restauration, coiffeur, spa…)