Un·e Assistant·e administratif·ve

DESCRIPTION DU POSTE

Placé·e sous lautorité du Responsable du Service Ressources et Aides Sociales et de la Responsable du Service Vie Sociale, le.la candidat.e retenu·e, dans le cadre de ses fonctions dAssistant.e de gestion, assurera les missions suivantes 

Secrétariat des Services Ressources et Aides Sociales et Vie Sociale 

Accueil téléphonique et physique ;
Frappe des courriers et autres documents à la demande des Cadres ;
Suivi des plannings des Cadres, de la réservation de salle, de véhicules ;
Gestion et suivi des parapheurs à signer.

Assistant·e de gestion auprès du Service Ressources et Aides Sociales 

Référent.e Ressources Humaines création, suivi et actualisation des dossiers administratifs des agents de la Direction organisation des jurys de recrutement (constitution des dossiers, convocations) ;
Référent.e formation suivi des demandes de formation, participation à lélaboration du plan de formation de la Direction ;
Référent.e logistique recensement de toute demande de matériel informatique, téléphonie ou de mobilier accueil de nouveaux arrivants ;
Soutien administratif à lUnité Contentieux de laide sociale réponses aux interrogations Notaires via lExtranot (Portail des Notaires 66) ou par courriels (Études notariales hors département).

Assistant·e de gestion auprès du Service Vie Sociale 

Au sein de lUnité Accueil Familial organisation logistique des sessions de formation accueil des participants et de la formatrice et préparation des émargements et dossiers de remboursement ;
Au sein de lUnité Évènementiel et Consultation des Usagers participation à la mise à jour des contacts (Membres du Comité Départemental CDCA) aide à lorganisation des sessions si nécessaire aide à lorganisation des évènements avant et pendant diffusion, réservation de salle et/ou déquipements, préparation de supports, émargement, mise en place

Binôme de lAssistante de Direction (en labsence de lagent·e titulaire) 

Gérer lagenda de la Directrice ;
Assurer, en qualité de correspondant GTT (Gestion du Temps de Travail), le suivi de la situation des agents de la Direction dans loutil GTT, ainsi que la diffusion des informations relatives à la GTT ;
Assurer, en qualité de correspondant Notilus, le contrôle des frais de déplacement des agents de la Direction ;
Assurer la distribution des tickets restaurants.

Toute autre activité qui pourrait lui être demandée dans le cadre de ses missions et compétences.

PROFIL DU CANDIDAT

Connaissance de lInstitution et de ses partenaires ;
Connaissance de lenvironnement et des dispositifs de lautonomie ;
Capacités rédactionnelles et relationnelles ;
Maîtrise des logiciels métiers ou autres applications (4D, Hector, PCH, sectoriel, GTT, Kolok, Notilus, I-parapheur) ;
Rigueur, sens de lorganisation ;
Discrétion professionnelle ;
Maîtrise de la bureautique.