Assistente administrativo

3777BR

Aga Khan Foundation

The position

Posição a preencher no Centro Infantil Olivais Sul para trabalhar na secretaria, com contrato a termo certo.

Conteúdo funcional
Tratar da correspondência, incluindo a elaboração de cartas a enviar, distribuição das cartas recebidas e registo de cartas recebidas e enviadas; Receber as inscrições das crianças; Manter os arquivos e a informação administrativa sobre os utentes que frequentam o Centro atualizada diariamente; Gerir e atualizar informações sobre os colaboradores do Centro; Registar na plataforma interna o mapa o mapa assiduidade dos colaboradores e organizar toda a documentação das ausências e falta apoiando o departamento de Recursos Humanos. Recolher os mapas de controlo de assiduidade das crianças, disponibilizar essa informação ao responsável e assegurar o seu arquivo; Colocar anúncios dirigidos aos funcionários, às famílias e à comunidade; Assegurar serviços externos, nomeadamente compras, pagamentos, entregas, correios, bancos, entre outros; Apoiar na inventariação dos equipamentos, mobiliário, aparelhos elétricos, material informático e recolher inventário das salas, assegurando a atualização do inventário geral; Contactar fornecedores, solicitar e avaliar propostas, assegurando a prestação de serviços e a aquisição dos bens necessários ao bom funcionamento do Centro, após cabimentação com consentimento prévio da Diretora do Centro; Identificar falhas e defeitos nas instalações e assegurar que são corrigidos, sob a orientação da Diretora do Centro; Apoiar a área financeira, incluindo o recebimento de mensalidades, o pagamento a fornecedores e o controlo de caixa; Envio de recibos e envio mensal de faturas a pagamento; Apoiar na organização de reuniões, visitas e eventos, sempre que necessário; Assegurar a realização de fotocópias; Manter atualizado o dossiê de matrizes de toda a documentação do Centro e manter disponíveis cópias dos formulários utilizados; Manter a lista de crianças e pessoal atualizada para envio à seguradora; Preencher os registos de acidente de crianças, pessoal ou outros, furto ou incêndio, para envio à seguradora; Manter atualizadas e expostas as informações e documentação exigida por lei; Auxiliar os colegas a aceder ao sistema para marcações de ausências; Recolher diariamente a contagem de refeições e proceder ao seu envio para o refeitório; Contagem mensal de refeições do Centro, convidados, aniversariantes, estagiários e outros colaboradores (Labor); Apoiar na organização de reuniões, ações de formação e visitas de estudo; Efetuar a manutenção sistemática e periódica das 11 caixas de “farmácia de sala”, das três de “exterior” e da Farmácia Central; Efetuar periodicamente inventários do economato da Secretaria e manter os stocks disponíveis; Fornecer sempre que solicitado material do economato e dar baixa no sistema informático; Controlar os acessos de pessoas externas; Proceder à gestão do tráfego da caixa de correio eletrónico “geral”, procedendo ao encaminhamento e resposta às solicitações; Receber, registar e introduzir no “sistema” as justificações de ausência entregues pelos colaboradores;

The requirements

12.º ano de escolaridade de preferência de curso profissional na área administrativa (ex: trabalhadores de escritório, comércio, serviços; administração, contabilidade e faturação). Mínimo de 3 anos de experiência em trabalho administrativo (secretaria) com atendimento direto ao público. Competências transversais

RESPONSABILIDADE Ética e deontologia profissional Exigência no contacto e atendimento ao público Saber agir com pertinência, saber transpor e saber executar
COLABORAÇÃO EFICAZ COM A DIREÇÃO A troca e a partilha de informação A importância da confiança e do respeito mútuo no binómio secretariado/direção GERIR AS RELAÇÕES INTERPESSOAIS NO SEIO DA ORGANIZAÇÃO Gerir comportamentos: agressividade, passividade, manipulação e afirmação pessoal Desenvolver a assertividade no âmbito da função Aprender a saber dizer não com diplomacia A GESTÃO DO TEMPO Estabelecer compromissos de realização de tarefas que satisfaçam as necessidades de todos LIDAR COM SITUAÇÕES DE CONFLITO Saber atuar e lidar com situações de stress no atendimento à equipa interna e ao público Capacidade de comunicação e de facilitação da comunicação Saber coordenar o seu trabalho em articulação com outros departamentos IMAGEM PROFISSIONAL Saber ser e saber estar: comunicação eficaz, clara e atempada Apresentação pessoal cuidada Capacidade de uma relação empática com equipa, famílias e crianças Bom domínio do Português
Competências sociais e relacionais
Competências de comunicação
Capacidade de adaptação a situações e pessoas
Criatividade e iniciativa na resolução de situações
Capacidade refletiva e de autocrítica
Capacidade para estabelecer relações interpessoais
Capacidade para trabalhar em equipa, aceitar novas ideias e integrá-las na definição de estratégias de resolução de problemas

Confiança e autonomia na execução de tarefas Centro Infantil Olivais Sul Rua Cidade de Moçâmedes, 1800-104 LisboaA Fundação Aga Khan Portugal promove a igualdade de oportunidades, investindo num ambiente livre de discriminação, no qual as decisões são baseadas nas necessidades técnicas e nas qualificações individuais, sem distinção da origem cultural, étnica e social, identidade de gênero e expressão de gênero, idade, características físicas, religião, orientação sexual, ou qualquer outro estatuto protegido legalmente.

A Fundação Aga Khan Portugal reconhece a importância da salvaguarda do bem-estar e está empenhada em assegurar a proteção e segurança de beneficiários (crianças, jovens e adultos em situação de vulnerabilidade acrescida), funcionários, e a organização como um todo, em relação a danos, diretos ou indiretos, intencionais ou resultantes de consequências não intencionais, existindo uma política de tolerância zero ao assédio sexual.

Sector

Social Development

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