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ASSISTANT(E) ADMINSITRATIF/IVE

il y a 4 semaines

Rennes, France Rennes Ville et Métropole Temps plein

Informations générales

Direction : Direction des Moyens et des Achats

Effectif : agents

Leur raison d'être : La DMA est une direction ressources transverses dont l'objectif est d'assurer de bonnes conditions matérielles à tous les agents. La DMA propose ainsi des prestations de restauration, imprimerie, nettoyage, exploitation de locaux tels que l'Hôtel de Rennes Métropole, logistique et enfin l'accompagnement et l'expertise sur la partie achat commande publique

Service : Service Achats et de la Commande Publique

Effectif Service : 35 agents

Leur raison d'être : Le service est composé de 2 missions : la mission Achat et la mission Commande Publique. La mission Achat se caractérise par son opérationnalité (le service intervient de la construction de la stratégie des marchés relevant du périmètre des moyens généraux à leur exécution). La mission Commande Publique est sur la politique d'achat de la collectivité en passant par la sécurité juridique, l'ingénierie, l'innovation contractuelle. Pour ces 2 missions, l'enjeu de la transition écologique est central.

Le sens de ce poste :

 L'assistant(e) administratif-ive juridique de la mission achats/marchés transversaux aura un rôle central dans le fonctionnement des filières de la mission

Environnement et conditions de travail :

Horaires : amplitude horaire de 8h à 17h

Quotité : 35 h/semaine

Lieu de travail : Hôtel Rennes Métropole

Matériel(s) à disposition : Ordinateur et téléphone

Missions de suppléance : Suppléance absence approvisionneur-euse

Télétravail : oui maximum 2 jours/semaine

Autres : stage d'une durée de 5 à 6 Mois.

Éléments complémentaires de rémunération : stage rémunéré de 5 à 6 mois sur la base de la gratification réglementaire

Missions

Vos principales missions :

Assistanat administratif/Juridique (80%)
- Assister les acheteurs et rédacteurs des marchés publics dans la procédure de passation :
- Aide à la consolidation des retours des services utilisateurs (enquête satisfaction)
- Rédaction et envoi des correspondances (courrier de rejet, d'attribution, de notification, de négociation…) sur la plateforme MEGALIS
- Dépôt des pièces au contrôle de légalité
- Relance des fournisseurs (BPU, avenant)
- Gérer la boite mail générique de la mission achats/marchés transversaux
- Gestion des appels téléphoniques (accueil de premier niveau)
- Rédaction comptes- rendus
- Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins (gestion des agendas)

Assister la responsable de la filière REGATE (20%)
- Utilisation de la plateforme J-doc
- Planification des rendez-vous
- Gestion boite mail dédiée à REGATE

Profils recherchés

Compétences :

Les compétences relationnelles :

·Capacité à travailler aisément en équipe

·Sens de l'initiative

·Forte capacité à travailler en coopération et en transversalité : partage informations

Les compétences nécessaires pour la prise de poste :

·Excellentes compétences organisationnelles et de gestion de temps

·Maitrise des logiciels bureautiques et des outils de gestion documentaire

 Les compétences pouvant être acquises une fois en poste :

·Utilisation outils métiers (MEGALIS, I-parapheur, ACTES )

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