Assistant Front Office Manager

Pourquoi travailler chez Accor ?
Nous sommes bien plus qu’un leader mondial. Nous vous accueillons comme vous êtes et vous pouvez trouver le métier et la marque qui correspond à votre personnalité.

Nous vous accompagnons dans votre évolution et votre apprentissage au quotidien, nous nous assurons que votre travail apporte du sens à votre vie. Ainsi, durant votre expérience avec nous, vous pouvez explorer les possibilités illimitée du Groupe Accor.

Faites ce que vous aimez, prenez soin du monde qui vous entoure, oser challenger le statu quo #BELIMITLESS

Le Sofitel Cotonou Marina Hotel & Spa

Le Sofitel Cotonou Marina Hotel & Spa, un cocon d’élégance au cœur de la capitale économique du Bénin. Notre hôtel 5 étoiles face aux plages du golfe de Guinée vous accueille dans une aura de raffinement et de bien-être absolu, où chaque expérience a été façonnée pour ravir les sens.

La chaleur du sable, le camaïeu de l’océan et les nuances luxuriantes de la végétation côtière. Dans cet écrin de nature, le Sofitel Cotonou Marina Hotel & Spa s’érige avec son design contemporain, créant une fusion parfaite entre sophistication et beauté naturelle.

Le Sofitel Cotonou Marina Hotel & Spa est un mariage exquis de l’élégance à la française et de la richesse culturelle béninoise. Avec ses 198 chambres au design original, trois restaurants, un lounge à l’ambiance festive et bien sûr son magnifique spa de 1000 m2. Notre hôtel est la destination de choix pour les voyageurs du monde entier, en quête d’une hospitalité d’exception.

Missions principales :

Superviser les opérations de la réception, y compris la réception, le CID, les relations avec la clientèle, le centre d’affaires, les chauffeurs et le service de voiturier, et superviser personnellement ce qui précède en l’absence du superviseur impliqué, en veillant à ce que les normes et procédures de l’hôtel soient pleinement connues et suivies.

S’assurer d’un niveau de stock approprié pour le bon déroulement des opérations Front Office et préparer les demandes en conséquence.

Assurer une couverture et une supervision adéquates des sections Front Office à tout moment.

Être présent à la réception ou dans le hall d’entrée pendant les heures d’arrivée et de départ ou tout autre événement et socialiser avec les clients, en jouant un rôle de relations publiques.

S’assurer que tous les clients reçoivent un accueil chaleureux et qu’ils apprécient leur séjour en se voyant offrir le meilleur service personnalisé.

S’assurer que la vie privée des clients et la confidentialité des informations sont respectées. Agir en tant que représentant de la Direction lors du traitement des réclamations des clients ou si un membre de l’équipe Front Office est confronté à des difficultés qu’il ne peut pas résoudre seul.

Gérer toute plainte d’un client de manière professionnelle, en la résolvant et en s’assurant que le client est satisfait, et en l’enregistrant. Appeler le FOM, le DOR ou le HM pour obtenir des conseils dans les cas graves ou si une approbation est requise. D’être pleinement informé et de signaler tous les commentaires ou plaintes des clients. Pour s’assurer que les enregistrements de l’historique des invités sont correctement conservés et que tous les invités récurrents sont préenregistrés. Pour s’assurer que les listes d’arrivée sont mises à jour, les services de transport et d’aéroport sont programmés et toutes les chambres sont bloquées en fonction des demandes et des besoins des clients.

S’assurer que toutes les chambres attribuées et bloquées nécessitant des configurations spéciales sont affichées avec précision dans le système de gestion de l’hôtel et disponibles en temps voulu pour l’entretien ménager et les autres départements.

S’assurer que toutes les exigences du CID et du gouvernement local concernant les clients et les dossiers de l’hôtel sont correctement remplies.

 Mettre en œuvre et suivre le « Focus » et d’autres procédures financières et d’audit. Être au courant de tous les VIP visitant ou séjournant dans l’hôtel.Pour s’assurer que les listes de départ sont à jour, que les heures de départ sont respectées et que les besoins de transport sont planifiés. S’assurer et effectuer une bonne utilisation de l’ensemble des équipements et du système de gestion hôtelière et avoir une parfaite connaissance des installations.

Assurer le contrôle strict des clés de chambre et des clés de section conformément aux SOP de l’hôtel.

Assigner des tâches et des responsabilités à ses subordonnés et les aider dans leurs fonctions. Pour contrôler quotidiennement les listes de contrôle. Pour aider à sécuriser l’hébergement des clients externes en cas de surréservation. Assister la FOM dans l’établissement de prévisions et de statistiques

Respecter les échéanciers, les modalités et les délais convenus avec la Direction. S’assurer que tous les Heartists sont au courant des horaires des points de vente et promouvoir les activités et événements internes.

S’assurer que tous les Heartists sont informés des derniers changements et actualités administratifs, organisationnels, opérationnels ou autres. Pour être mis à jour avec les offres et les tarifs des concurrents.

Assurer une liaison étroite avec les ventes, les revenus et les réservations sur la gestion des tarifs. Organiser un briefing quotidien avec l’équipe du Front Office pour passer en revue les événements quotidiens.

Assister à toute réunion inter-services en profitant de cette opportunité pour encourager l’interactivité avec le Front Office. Partager les faits saillants de l’activité quotidienne avec la FOM, y compris les opportunités d’invités internes et externes. Aider le FOM à s’acquitter de ses responsabilités administratives et à surveiller les activités. Pour le remplacer en son absence. Pour divertir les clients réguliers et potentiels.

Assurer la promotion des programmes de fidélité Accor et construire des relations solides et à long terme avec les clients. Être un Heartist de la réception et de l’hôtel, sur le lieu de travail et en dehors.

 Assurer des niveaux de propreté et d’entretien sans compromis à travers la responsabilité de chaque Heartist. S’assurer d’une bonne utilisation de l’étiquette téléphonique selon les normes Sofitel. Escorter les invités plutôt que de leur indiquer des directions. Offrir une assistance à tout moment dans les opérations et surveiller, mettre en évidence et suggérer des améliorations sur tout dysfonctionnement. Maintenir une atmosphère de moral élevé et une relation de travail heureuse entre l’ambassadeur.

Effectuer des évaluations et des enquêtes auprès des Heartists. Développer la motivation et la performance des Heartists à travers des plans d’actions.

 S’impliquer dans la rétention et la satisfaction des Heartists.

Veiller à ce que les formations et les cours de « recyclage » réguliers soient dispensés et suivis comme prévu. Être totalement flexible et s’adapter à la rotation au sein des différentes sous-sections du département Front Office.

S’acquitter de toute autre tâche raisonnable qui lui est confiée par le responsable de la réception et le directeur des salles.

Contribuer à la constitution d’une équipe efficace de Heartists en s’intéressant activement à leur bien-être, à leur sécurité et à leur développement.

Encourager les Heartists à entretenir de bonnes relations avec leurs collègues et tous les autres départements. S’assurer que tous les ambassadeurs se présentent au travail en portant à l’heure l’uniforme, la tenue et le badge appropriés à tout moment, et s’assurer qu’ils maintiennent un niveau élevé d’apparence personnelle et d’hygiène et qu’ils adhèrent aux normes d’apparence de l’hôtel et du département. Pour contrôler l’absentéisme.

S’assurer que tous les Heartists offrent un service amical, courtois et professionnel en tout temps. Aider à la formation des ambassadeurs en veillant à ce qu’ils aient les compétences nécessaires pour exercer leurs fonctions avec la plus grande efficacité et de la manière la plus productive.

Superviser les Heartists au sein du département, en veillant à ce que les normes et les méthodes de service correctes soient maintenues, comme indiqué dans le manuel d’exploitation de l’hôtel et du département.

Veiller à ce que le budget de fonctionnement du Ministère soit strictement respecté et à ce que tous les coûts soient contrôlés et que les dépenses soient approuvées. Lire et comprendre le manuel de l’ Heartist de l’hôtel et adhérer aux règles et règlements de l’hôtel et, en particulier, aux politiques et procédures relatives à l’incendie, à l’hygiène, à la santé et à la sécurité.

Se conformer à la législation locale et être au courant et agir conformément à toutes les questions relatives à votre département. Répondre à tout changement dans le département dicté par les besoins de l’industrie, de la marque ou de l’hôtel

Faire preuve de souplesse et s’acquitter de toutes autres tâches et responsabilités raisonnables dans le cadre de ses fonctions, y compris la réaffectation dans d’autres services ou secteurs si nécessaire, afin de répondre aux demandes de l’entreprise et aux besoins en matière de service à la clientèle. Assister aux formations et aux réunions au besoin.

Diriger et/ou contribuer à des réunions régulières de communication ministérielle. Fournir des informations actualisées à la direction et aux autres départements. Évaluer les situations et être capable de réagir en conséquence par l’analyse et la perspective.

Être disponible devant les invités et les collègues, et servir d’exemple aux autres ambassadeurs.

S’assurer que les listes sont affichées et que les feuilles de temps sont soumises à temps.

S’assurer que tous les Heartists sont traités équitablement et de manière cohérente comme indiqué dans leurs conditions générales d’emploi, la législation locale et les politiques et procédures de l’entreprise / de l’hôtel.

Exigences :

Domaines d’études Universitaires en Hôtellerie
Expériences professionnelles 5 ans
Langue : Anglais obligatoire
Connaissance et familiarisation Logiciel Opera obligatoire

La langue parlée au Bénin étant le français, toutes les candidatures doivent être exclusivement en français. Les candidatures dans une autre langue seront rejetées.