Assistant·e de direction
Il y a 2 mois
L’INSA Rennes est la plus importante école publique d’ingénieurs de Bretagne. 2040 étudiants et apprentis y sont accueillis. Plus de 340 ingénieurs, 60 étudiants de masters et 40 docteurs y sont diplômés par an. Composé de 9 départements d’enseignement, dont 7 de spécialités d’ingénieurs et 1 par apprentissage, et tutelle de 6 laboratoires de recherche, l’INSA emploie environ 540 agents publics (enseignants chercheurs, enseignants, BIATSS) et plus de 70 vacataires venant des entreprises.
MissionL’assistant·e de direction sera avant tout chargé·e de missions logistiques, administratives et techniques pour le compte du directeur et le cas échéant d’autres membres de la direction.
Il·elle sera chargé·e des missions suivantes :
assurer l'assistance technique, logistique et administrative du directeur de l’INSA
assurer un appui à la gestion courante à la direction générale des services, en partenariat avec l’autre assistante du service
définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe.
Activités :
1-Organiser l'activité professionnelle du directeur :
gestion des agendas et prises de rendez-vous
planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
aide à l’organisation de réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, convocations, etc.), notamment à l’équipe de direction
accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et orientant
suivi et gestion du courrier entrant et sortant
classement et archivage des dossiers.
2-Appui à la direction générale et à la direction générale des services :
aide à l'organisation du conseil d’administration dans sa préparation (organisation du bureau, envoi des convocations, préparation du support, coordination des interventions, mise à disposition des documents, etc.) et dans son suivi (rédaction des PVs, diffusion des documents, etc.) ;
rédaction et mise en forme de supports d’animation et de présentation en format papier et électronique (notes, synthèses, rapports, dossiers documentaires, comptes rendus, présentations powerpoint)
appui à l'organisation des réceptions et événements
mise à jour de fichiers de données et de contacts.
L’assistant·e du directeur aura une solide maîtrise de l'organisation administrative, avec une capacité à gérer efficacement les emplois du temps, les réunions et les correspondances.
Une connaissance de l’environnement de l'enseignement supérieur et à la recherche serait un atout considérable. De plus, une excellente communication écrite et orale est essentielle pour interagir avec les divers membres de la communauté éducative, y compris les étudiant·es, les enseignant·es-chercheur·euses et le personnel administratif. Une aptitude à travailler de manière autonome tout en faisant preuve de collaboration est également cruciale dans un environnement dynamique et évolutif tel que celui d'une école d'ingénieurs. Enfin, une attitude professionnelle, discrète et proactive est nécessaire afin d’assister efficacement le directeur et contribuer au bon fonctionnement de l'école.
Connaissances requises :
Modes de fonctionnement des administrations publiques, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
Techniques de secrétariat : assistance téléphonique, gestion d’agendas, prise de note, secrétariat d’instances etc.
Une très grande maitrise du français, écrit et parlé, est attendue de l’assistant·e de direction.
Techniques d'élaboration de documents
Culture numérique : maitrise et/ou appétence pour les outils collaboratifs, techniques de communication sur les outils Teams et intranet/ENT
Compétences opérationnelles :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Créer et mettre à jour des fichiers contacts partenaires
Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et bureautiques (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, gestion électronique de documents, parapheurs électroniques, suite Office etc.)
Mettre en œuvre une démarche qualité
Qualités :
Sens de l'organisation
Proactivité
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Confidentialité et discrétion
Constitution du dossier :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) seront examinées au fil de l'eau.
Contractuel en CDD 36 mois ou titulaire
Démarrage du contrat début juin.
Rémunération sur la grille des techniciens ITRF + prime
45 jours de congés annuels + RTT possible selon rythme horaire
Contact : Émilie Armand
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Stagiaire en Communication Pour La Direction de
il y a 4 semaines
Rennes, France Direction de quartiers Centre Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant-e de Direction Et Biodiversité
il y a 1 mois
Rennes, France Direction des Jardins et de la Biodiversité Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant de Direction
il y a 1 mois
Rennes, France Chambre de métiers et de l'artisanat de Bretagne Temps pleinEntreprenariat, proximité, valorisation des ressources locales, recherche de l'excellence, attachement au travail bien fait et de qualité, transmission des savoir-faire Ces valeurs vous font écho et vous les partagez ? Vous souhaitez vous impliquer dans un secteur d'activité riche et dynamique ? Alors rejoignez la Chambre de métiers et de l'artisanat de...
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Assistant-e de Direction
il y a 3 jours
Rennes, France Université de Rennes Temps plein_**FONCTION**:_ **ASSISTANT-E DE DIRECTION** - **A PROPOS DE**:_ Le service **:Présidence de l’Université et Direction générale des Services** Le pôle administratif mutualisé (PAM) assure l’assistance de direction du Président, du directeur de cabinet, de la DGS, des trois DGSA ainsi que des Vice-Présidents statutaires et fonctionnels. Il est...
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Assistant(E) de Direction RH
il y a 1 mois
Rennes, France Chambre de métiers et de l'artisanat de Bretagne Temps pleinDans la cadre d’une réorganisation de Direction, nous créons le poste d’assistant(e) de direction RH, afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de la fonction Ressources Humaines. **Les missions principales**: Sous la responsabilité de la directrice régionale des ressources humaines, vous apportez une aide permanente à la Directrice...
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Assistant de Direction
Il y a 2 mois
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ASSISTANT.E GESTION BUDGÉTAIRE/COMPTABLE F/H
Il y a 2 mois
Rennes, France Rennes Ville et Métropole Temps pleinInformations générales La Direction Solidarité Santé (DSS - 35 agents) contribue à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques publiques en matière de solidarité (insertion, petite enfance, personnes âgées, habitat social, droit des femmes, santé publique, handicap). Elle pilote et organise l'action de l'ensemble des directions sous sa...
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ASSISTANT.E GESTION BUDGÉTAIRE/COMPTABLE F/H
il y a 2 jours
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Apprenti Bts Gemeau
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Apprenti Bac Professionnel Maintenance Industriel
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Agent.e D'exploitation Spécialisé.e
il y a 1 mois
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Apprenti Licence Gaste
il y a 1 mois
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Apprenti Bac Professionnel Maintenance Industriel
il y a 1 mois
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Agent.e D'exploitation Spécialisé.e
il y a 1 semaine
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Opérateur.rice Inspection Télévisée
il y a 2 jours
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant Direction Et Montage
il y a 1 mois
Rennes, France COOP DE CONSTRUCTION Temps plein**Description du poste**: Rattaché(e) aux deux responsables de programmes et à la direction, vous assurez à leurs côtés la gestion quotidienne des opérations immobilières Vos missions principales seront les suivantes: - Assurer l’assistance générale du service montage et de la direction : prise de RDV, accueil téléphonique, mise à jour des...
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Apprenti Metier de L'eau
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Apprenti Licence Gaste
il y a 1 mois
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Agent-e de Maintenance Réseaux D'eau Cdd 6 Mois
il y a 12 heures
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Apprenti Controle Des Installations D'
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de l'Assainissement Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
