Assistant/e Médico-Administratif

Les Hôpitaux de Chartres

Les Hôpitaux de Chartres, établissement support du Groupement Hospitalier de territoire d’Eure et Loir, (HOPE- Hôpitaux publiques Euréliens), disposent d’une capacité de 1009 lits et couvrent l’ensemble des filières du secteur de la santé.  Troisième établissement de la région Centre Val de Loire, le CH de Chartres est le 1er employeur du département avec plus de 2500 agents.

L’établissement est réparti sur trois sites au sein de l’agglomération chartraine et regroupe neuf pôles de soins couvrant l’ensemble des disciplines médicales, chirurgicales, obstétriques, gériatriques, de soins de suite et de réadaptation, de psychiatrie infanto-juvénile, un pôle management (regroupant les fonctions administratives, RH, finances, logistique, restauration, la qualité et gestion des risques, les achats, le SI, etc.) et compte également un IFSI/IFAS/IFA.

Dans le cadre de sa politique diversité, les postes du CH de Chartres sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Les Hôpitaux de Chartres c’est aussi

• La possibilité d’accéder au statut de fonctionnaire, un accès à la formation continue et aux études promotionnelles, la possibilité de télétravail (en fonction du métier)

• Une crèche sur le site de Louis Pasteur & un restaurant du personnel, des séances Bien être et cours de sport gratuits pour les personnels, une cafétéria & point presse, restauration Food truck, un parking gratuit,

• Une association de loisirs du personnel et la présence sur site d’une correspondante CGOS (prestations sociales & loisirs.) et MNH (Mutuelle Nationale Hospitalière)

Le service :

La Maison pour les Personnes Autistes du Département d’Eure et Loir

La Maison pour les Personnes Autistes du Département d’Eure et Loir (M.D.P.A.) est une plateforme ressources territoriales, Guichet Partagé de la Filière Autisme Départementale Enfant-Adolescent-Adulte. Ce dispositif d’accompagnement médico-éducatif dépend de la législation du secteur médico-social tout en ayant la particularité d’être géré par le Centre Hospitalier de Chartres. Reconnue depuis plus de 20 ans pour son expertise en matière de Troubles du Spectre de l’Autisme (T.S.A.), et plus largement les Troubles Neuro-Développementaux (T.N.D), la M.D.P.A. est chargée d’accompagner la personne depuis le diagnostic et tout au long de sa vie. La M.D.P.A. a pour mission d’évaluer les besoins de la personne en situation de handicap et de proposer des modalités spécifiques d’accompagnement afin de soutenir le développement de l’autonomie et de l’inclusion sociale. Elle assure également un appui technique au domicile ou dans les services médico-sociaux (D.A.M.E., autres) et sociaux (A.SE., autres). Elle respecte et applique les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles (R.B.P.P.) de l’H.A.S. dans ce domaine.

Activités principales et spécifiques :

Gestion et suivi administratif

-           Gestion du dossier administratif de la personne accompagnée (constitution, suivi et classement) : DIPEC, Contrat de séjour, fiche sanitaire, autorisations diverses…

-           Gestion du dossier médical de la personne accompagnée (constitution, suivi et classement) : Compte rendu, courrier, bilan, autorisation

-           Interface avec la M.D.A. : En lien avec le Cadre socio-éducatif, gestion des notifications sur Viatrajectoire, tableaux de suivi des notifications, de la file active et de la liste d’attente

-           Saisie, mise en forme et édition des écrits professionnels selon les formats institutionnels : Courriers type, livret « Le Comment m’accompagner… ? », Projet d’Accompagnement Personnalisé, Evaluations psycho-éducatives, courriers et comptes rendus médicaux, etc.

-           Saisie, mise en forme et édition des comptes rendus de réunions (réunion correspondants, réunions institutionnelles, etc.)

-           Elaboration d’outils graphiques pour communication alternative des personnes autistes

-           Elaboration de supports numériques pour l’animation de réunions institutionnelles (Power point)

-           Gestion et mise à jour des formulaires, des supports écrits et numériques de communication avec les personnes accompagnées, les familles et les partenaires

Communication

-           Accueil téléphonique, physique et numérique des personnes accompagnées, des familles et des partenaires selon les procédures internes Gestion des dossiers

-           En lien avec le Cadre socio-éducatif, gestion de la messagerie numérique du service : Impression à destination de l’équipe pluri-professionnelle, suivi et classement, mise en forme des réponses selon les procédures et courriers types

-           Mise en forme des messages numériques du service à destination des personnes accompagnées, des familles et des partenaires

-           Gestion des rendez-vous médicaux en lien avec le Pôle de compétences médicales et paramédicales

Gestion et suivi logistique

-           Gestion et suivi des transports des personnes accompagnées (communication avec les familles et avec l’entreprise prestataire, tableau de suivi)

-           Gestion et suivi des véhicules de la MDPA : Calendrier de réservation sur intranet, lien avec le service entretien du CH, gestion des demandes de prêt des autres services

-           Gestion des commandes : alimentaires, repas des personnes accompagnées, équipements, fournitures de bureau

Suivi de l’activité du service

-           Tenue des tableaux statistiques pour l’analyse de gestion

-           Etablissement des documents de facturation : Comptabilisation des prestations, transmission au service financier

-           Participation et mise en forme du rapport annuel d’activités

-           Participation aux réunions d’articulation des Pôles Management et AMA

-           Gestion et suivi de la facturation des prestations de rééducations et psychologiques conventionnées

Organisation du travail :

Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi par roulement : de 8h30 à 16h30 et de 9h30 à 17h30 - Poste à 100%

25 jours de congés et 14 jours de RTT (base 37h30 par semaine à temps plein sur une année complète)

Compétences & qualités

·       Connaissance du métier d’AMA

·       Connaissance de la législation hospitalière et plus particulièrement du médico-social

·       Connaissance de la réglementation et des droits des personnes accompagnées (dossier de l’usager)

·       Implication professionnelle et motivation

·       Capacité à travailler en équipe ;

·       Capacité à travailler en autonomie dans le respect du projet institutionnel et des procédures qualité ;

·       Discrétion, droit et devoir de réserve, rigueur

·       Faire preuve de capacités d’adaptation dans une équipe importante

·       Rapidité d’exécution et organisation

·       Qualités rédactionnelles

·       Goût pour le contact avec les personnes souffrant d’un handicap de type autiste

·       Sens relationnel avec les personnes, les familles et les professionnels

Diplômes et titre requis réglementaires / expérience/ formations requises et/ou appréciées

·       Diplôme en secrétariat/ Bureautique

·       Expérience professionnelle antérieure, ou stage, dans le domaine du secrétariat

·       Formation aux différentes outils numériques (Office, internet, autres)