Assistant Administratif ou Assistante Administrative

il y a 1 mois

Alès, France Institut Mines-Télécom Temps plein

Vous intégrez la Direction du Développement Economique (DDE) de l'IMT Mines Alès dont la raison d'être est la transmission des expertises que porte l’école pour accompagner partout la naissance, la croissance et la pérennité des entreprises et des collectivités territoriales dans le cadre des grandes transitions industrielles, numériques, environnementales et sociétales.

Elle se structure autour de cinq grandes offres à destination des entreprises et des collectivités territoriales : les ingénieries pédagogique, entrepreneuriale et de projets, l’interface avec les compétences de l’école et la valorisation de notre marque.

Ceci se traduit notamment par le déploiement d’activités de formation continue et initiale, des programmes d’accélération de projets innovants et d’accompagnement de collectivités, l’organisation d’un grand forum de recrutement, la gestion des activités de mécénats et de collecte de la taxe d’apprentissage et l’animation depuis 40 ans de l’incubateur de l’école.

Vos missions

Vous réalisez les activités suivantes :

Assurer la bonne réalisation de la gestion contractuelle de l'accompagnement et de la gestion administrative et financière des activités de l’incubateur, en adéquation notamment avec les exigences des financeurs :

Etablissement des conventions avec les porteurs de projet et de leurs avenants, recueil des éléments nécessaires à l’établissement de ces conventions et à leur clôture (document d’identité, données personnelles, questionnaires de satisfaction…), suivi du planning de ces conventions.Organisation logistique des jurys, des formations et des animations assurées par l’incubateur Réalisation de la gestion administrative des dépenses de l’incubateur : bons de commandes, demandes d’achat, service fait, mises en paiement, dans le respect des contraintes de l’établissement et des financeurs (mise en concurrence, bilans détaillés des dépenses)Saisie de l’activité sur les outils reporting interne et suivi de la documentation qualitéGestion des déplacements de l’équipe de l’incubateur : ordres de missions, déclaration des frais

Produire concrètement les dossiers pour les financeurs (demandes et justificatifs) pour les activités de l’incubateur :

Elaboration des dossiers de demande de financement : interface avec les financeurs (personnels administratifs en charge des dossiers concernés), recueil des pièces administratives auprès des services concernés, suivi de l’élaboration des documents de présentation du projet (formulaires, budget…) en lien avec la responsable de l’incubateur, suivi de la complétude des dossiers, dépôt sur les plateformes dématérialisées ad hoc.Gestion au fil de l’eau du recueil des informations nécessaires aux demandes de paiement : organisation de la documentation (numérique et papier), sollicitation des collaborateurs pour recueillir l’ensemble des éléments nécessaires à la complétude des dossiers (devis, mises en concurrence, rapports pour service fait…), gestion des déclarations intermédiaires exigées (informations sur les bénéficiaires notamment)Elaboration des demandes de paiement : interface avec les financeurs, élaboration des fichier/finalisation des tableaux de suivi des dépenses, élaboration/finalisation des bilans (indicateurs, qualitatifs et financiers), recueil et organisation de l’ensemble des pièces justificatives, suivi de la complétude des dossiers, gestion des demandes de compléments de la part des financeurs

Gérer les chargés de cours pour le Département Management & entrepreneuriat :

Dossiers administratifs, déclaration des heures pour le paiement des indemnités d’enseignement ;Gestion des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration

Assurer des tâches administratives ponctuelles pour le responsable du Département :

Gestion prévisionnelle des indemnités d’enseignement ;Emission des ordres de mission ;Commandes de fournitures.

Gérer le planning des salles du HUB Créativité où est installée l’incubateur :

Suivi du planning, gestion de demandes, gestion des conflits potentiel d’usage et inscription des réservationsGestion de la mise à disposition des clés et petits équipements

Assurer la continuité de service des activités de support administratif au sein de la DDE :

Gestion des frais de déplacement, des commandes, réservation de salles, soutien logistique à l’organisation de réunions…En transversalité avec les autres assistantes de la direction et en fonction des besoins en cas d’absences (congés, maladie…)

Les missions pourront évoluer en fonction des évolutions de l’organisation de la DDE et de ses missions.

Vous trouvez plus d’information sur le descriptif du poste :

Compétences, connaissances et expériences requises :

Maitrise des outils bureautique et en particulier traitement de texte et tableur ExcelRigueur, organisation et autonomieAisance relationnelleEsprit d’équipe5 ans minimum dans des fonctions similaires

Compétences, connaissances et expériences appréciées :

Une expérience dans le montage, et le suivi de dossiers de subvention (idéalement FSE ou FEDER)

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

Diplôme certifié Bac + 2 ou équivalent

Rejoignez nous et profitez de ces nombreux avantages :

Possibilité de télétravail
Nombreux congés
Restauration sur placeFais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%Forfait mobilité durable pour le covoiturage ou les trajets en véloEcosystème d'innovation stimulant (startups, étudiants, recherche, entreprises ...)Environnement idéal pour vivre ses passions (mer/montagne à proximité)

Informations complémentaires :

CDI de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels

Informations à usage interne à destination des agents sur Cadre de gestion de l'IMT :

- Catégorie-métier de référence du poste : III-L

- Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : III - J1, J2, K, L, M, N, O

Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap.

Date limite de candidatures : 17/05/2024

Date pressentie indicative du jury : 2ème quinzaine de mai 2024

Date de prise de fonction souhaitée : 01/07/2024

Les contacts :

Sur le contenu du poste :

Anne LICHTENBERGER, Adjointe à la direction du développement économique, en charge de l’entrepreneuriat Jean Christophe LALLEMENT, Responsable département. management & entrepreneuriat

Sur les aspects administratifs :

Géraldine BRUNEL, Cheffe du service des relations humaines

  • assistant recouvrement h/f

    il y a 1 mois

    Alès, Occitanie, France Jubil Alès Temps plein

    L'agence d'Alès recherche pour l'un de ses clients un(e) ASSISTANT RECOUVREMENT ET COMMERCIAL H/F secteur Anduze. Vous aurez pour mission : Gestion administrative : - Contrôle des caisses - Contrôle des bons de livraisons - Suivi d'activité: Chiffre d'affaires + statistiques - Création et mise à jour des tableaux de bord (CA, Objectifs ... - Suivi des...

  • Assistant / secrétaire comptable (H/F)

    il y a 1 mois

    Alès, France Adsearch Temps plein

    Adsearch vous propose des milliers d''opportunités de carrières dans toute la France pour les profils d''experts, cadres et managers. Que ce soit pour un emploi ou pour une mission, Adsearch c''est le cabinet de recrutement qu''il vous faut !Retrouvez toutes nos offres d'emploi en CDI, CDD, Intérim et Freelance sur notre site internet ! En bref :...

  • Assistant(e) Commercial(e) et Administratif(ve) en alternance

    il y a 1 mois

    Alès, France Pigier Temps plein

    Missions Tâches administratives à la demande de la direction Recueillir et préparer les dossiers d'aide à la décision pour la direction  Classer et archiver les dossiers  Préparer le dossier client Etablir les factures clients  Réceptionner les dossiers après chantier  Assurer l'accueil téléphonique et physique  Renseigner les clients ...

  • assistant de gestion

    il y a 1 mois

    Saint-Christol-lès-Alès, Occitanie, France Start People ST CHRISTOL LES ALES Temps plein

    L'agence Start People à Alès, recherche pour un de ses clients, société spécialisée dans BTP, un(e) Assistant(e) de gestion / comptabilité / RH (H/F)) pour un poste d'une durée d'un mois renouvelable. Sous la responsabilité du gérant, vos missions seront les suivantes :Gestion administrative (accueil téléphonique et physique, gestion des...

  • Gestionnaire Commerciale et Administratives

    il y a 3 jours

    Alès, France Samsic Emploi Temps plein

    Sous la responsabilité du service comptabilité/gestion/paie, vous serez un maillon essentiel dans la fluidité des opérations administratives de l'établissement.La gestion commerciale :Elaborer et tenir à jour les dossiers administratifs constituant la gestion commerciale des clients associés,Réceptionner les commandes clients,Assurer la transmission...

  • Assistant / assistante qualité en industrie (H/F)

    il y a 1 mois

    Alès, France Welljob Temps plein

    A propos du poste L'agence Welljob d'Alès recherche pour l'un de ses clients : 1 Assistant / Assistante qualité en industrie en vue d'un CDI de 35h/semaine. Sous la responsabilité du responsable Qualité, vous devez l'assister dans les tâches quotidiennes, maîtriser parfaitement le pack office, élaborer et faire évoluer les procédures ainsi...

  • Gestionnaire administratif et commercial H/F

    il y a 3 jours

    Alès, France Jubil ALES Temps plein

    A propos de l'entreprise :Jubil intérim est une agence d'emploi de 30 ans d'expérienceavec plus de 70 agences.Nous proposons des contrats intérim, CDD, CDI etsaisonnier.A propos du poste :L'agence Jubil intérim Ales recherche pour l'un de ses clientsun(e) Gestionnaire administratif et commercial H/F sur le secteurd'Ales. Sous la responsabilité du...

  • assistant adv

    il y a 6 jours

    Alès, Occitanie, France Jubil Alès Temps plein

    Jubil Interim Ales recrute pour l'un de ses clients un(e) assistant(e) administration des ventes sur le secteur d'Alès. Vous aurez pour taches principales : - Gérer les dossiers (suivi, classement, archivage) - Gestion des livraisons , planification , le suivi logistique des approvisionnements - Gestion du SAV - Réaliser les études commerciales - Gérer...

  • Assistant(e) Store Manager

    il y a 1 mois

    Alès, France Pigier Temps plein

    MISSIONS Administratif et commercial Assurer l'accueil des clients et des prospects.Réaliser les ventes lors de passage (particuliers) : étude du besoin, proposition et prise de l'engagement, récapitulatif auprès du client. Réaliser les visites sur place, entrées prévues et états des lieux.Constituer les dossiers clients.Traiter le...

  • assistant export

    il y a 4 semaines

    Alès, Occitanie, France Start People ALES CENTRE Temps plein

    L'agence Start People recherche pour un de ses clients, société industrielle sur le bassin d'emploi alésien et travaillant à l'export, un(e) assistant ADV/ transport (H/F) pour un remplacement de 2 mois pouvant se renouveler.Vos principales fonctions/missions seront les suivantes :Planifier les expéditions/chargements des marchandisesContacter les...

  • assistant qualite

    il y a 1 mois

    Alès, Occitanie, France Start People ALES CENTRE Temps plein

    L'agence Start People recherche pour un de ses clients, société industrielle, un(e) Assistant qualité (H/F) pour une mission de 6 mois et plus.Vous serez le garant de la qualité des produits et du respect des exigences clients en veillant à la bonne application du système qualité. Vos missions seront les suivantes :Assurer le suivi de la qualité...

  • Assistant de gestion

    il y a 1 mois

    Saint-Christol-lès-Alès, France Samsic Emploi Temps plein

    En tant qu'Assistant de gestion pour notre client leader dans le secteur tertiaire, vous aurez pour missions :Gérer la comptabilité fournisseurs et clientsSuivre les dossiers de paie et les déclarations socialesAssurer le suivi administratif des dossiers clientsParticiper à l'élaboration des budgets et des prévisions financièresContribuer à...

  • Assistant qualité

    il y a 2 semaines

    Alès, France MANPOWER FRANCE Temps plein

    L'agence Manpower ALES, recherche pour son client, un Assistant qualité H/F Vos missions seront les suivantes : - Collecter et analyser des données de qualité - Rédaction de documents de qualité - Effectuer des tests et contrôles - Suivre les non-conformités et effectuer les actions correctives - Vous possédez un BAC +2 et une...

  • Assistant De Gestion En Alternance – GA4103329

    il y a 1 mois

    Alès, France Groupe Alternance Temps plein

    Description du poste Groupe Alternance Nîmes, l’école supérieur de l’alternance forme des étudiants de BAC +2 à BAC +5 dans le domaine tertiaire. Implanté depuis 2016 à Nîmes, Groupe alternance à été crée en 1998 et compte plus de 60 établissements dans toute la France Pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par...

  • Assistant Comptable H/F

    il y a 3 semaines

    Alès, France LEA Recrutement Temps plein

    Poste : LEA Recrutement présente, pour le compte de notre partenaire, une nouvelle offre d'emploi Alès, notre client recherche aujourd'hui un Assistant Comptable H/F.Au sein d'un cabinet établi, membre d'un groupe régional important, vous travaillerez dans un cadre plaisant et stimulant.Equipés des derniers outils...

  • Assistant comptable H/F

    il y a 2 jours

    Alès, France Hays Montpellier Temps plein

    Notre client, un cabinet d'expertise comptable à taille humaine implanté depuis 2010 au cœur d'Alès dans le Gard, recherche son nouvel Assistant comptable ayant à cœur de s'intégrer dans une équipe comptable en constante évolution.Directement rattaché à un Responsable de dossiers, vous prenez en charge la vérification des flux de données. Vous...

  • Assistant qualité

    il y a 3 semaines

    Alès, France MANPOWER FRANCE Temps plein

    Acteur majeur du marché de l’emploi depuis plus de 65 ans, Manpower France regroupe aujourd’hui plus de 3 500 collaborateurs qui accompagnent chaque jour près de 80 000 salariés intérimaires, au sein des 40 000 entreprises clientes en France. Chaque année, près de 22 500 recrutements directs en CDI et CDD sont générés par cette...

  • Assistant Comptable H/F

    il y a 1 mois

    Alès, France Peakh Temps plein

    Description du poste et MissionsNotre client est un beau cabinet d’expertise comptable à Alès. Il accompagne ses clients dans la gestion de leurs problématiques comptables, sociales, fiscales et juridiques. Par ailleurs, le cabinet propose à ses collaborateurs des conditions de travail optimales. Pour renforcer son équipe, il recherche un assistant...

  • Assistant Comptable H/F

    il y a 1 mois

    Alès, Occitanie, France Peakh Temps plein

    du poste et MissionsNotre client est un beau cabinet d'expertise comptable à Alès. Il accompagne ses clients dans la gestion de leurs problématiques comptables, sociales, fiscales et juridiques. Par ailleurs, le cabinet propose à ses collaborateurs des conditions de travail optimales. Pour renforcer son équipe, il recherche un assistant comptable...

  • Alternance Assistant(e) Manager

    il y a 5 jours

    Alès, France ISCOD Temps plein

    Alternance Assistant(e) Manager / Retail - Alès (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous ?L’ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, entreprise de prêt à porter de 30 ans...