Assistant-e de service

Il y a 2 mois

Villeneuved'Ascq, France INRIA Temps plein

Contexte et atouts du poste



L’assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Elle/il facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Elle/il contribue à l’organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Mission confiée

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle/il a la charge, l’assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle/il participera aux activités du/des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques au(x) service(s). Le portefeuille de services de l’assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles. Elle/il contribuera aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant(e)s de services du centre (4 assistant-e-s de services).

Principales activités

Assistanat administratif :

Recueillir, traiter et diffuser l’information aux membres des services : changements de réglementation, rappel des échéances administratives principales, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) Mettre en application les procédures administratives : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées Proposer et alimenter des tableaux de bord de suivi de l’activité des services Réaliser le suivi des indicateurs des services Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…) Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques Assurer le classement et l’archivage Aider au suivi de l’inventaire des matériels et équipements des services

Gestion financière et budgétaire :

Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) des services, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires Identifier et respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire, effectuer un suivi régulier et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié S’informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du domaine à respecter, en appui sur l’acheteur du centre et le service dépenses Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes (DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité Gérer les déplacements : informer sur la réglementation liée aux missions, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et hébergement, aider à l’utilisation des outils et plateformes dédiées, accompagner pour les formalités de retour de mission.

Organisation et fonctionnement des services :

Contribuer à l’organisation de la vie interne des services : organiser les réunions de service, les séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence Proposer et organiser des moments de convivialité Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien) Suivre le calendrier collectif des services, les absences/congés, le télétravail, les déplacements Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs Assister les responsables des services sur la vigilance à avoir quant à l’ambiance des services et la bonne inclusion de tous ; alerter sur les anomalies de fonctionnement.

Communication

Assurer l’interface des services avec les différents acteurs internes et externes Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web…), promouvoir les réalisations des services par la diffusion d’actualités Rédiger et diffuser des documents (courriers, notes, rapports, procédures, comptes rendus, …) Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des demandes d’achat, services faits) Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions Assurer le classement et l’archivage

Compétences

Savoir

Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction
publique Avoir une connaissance de base sur l’environnement de la recherche Connaître les grands principes de gestion budgétaire et financière En trajectoire : langue anglaise niveau A1 à A2 (CECRL)

Savoir-faire

Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie) Maîtriser les techniques d’assistanat administratif Savoir appliquer les procédures administratives Savoir s’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus Savoir mettre en oeuvre les techniques de reporting Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord

Savoir-être

Être disponible et à l’écoute Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) Savoir travailler en équipe et en réseau Être rigoureux(se) Savoir respecter la confidentialité Avoir le sens du service Avoir l’esprit d’équipe Faire preuve d’un bon relationnel, avoir le sens de l’accueil

Avantages

Restauration subventionnée Transports publics remboursés partiellement Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) Accès à la formation professionnelle Sécurité sociale

Rémunération

Rémunération selon le profil

  • Assistant(e) sales marketing

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Tunon Temps plein

    Assistant(e) sales marketing & digital en alternance Référence : Etablissement : Lille Domaine : MBA Management de l'Hôtellerie & du Tourisme Type de poste : Assistant(e) sales marketing & digital Type de contrat : Alternance Secteur : Événementiel / Hôtelier Localisation : ...

  • Technicien en gestion des biens et des services

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France CARSAT HAUTS DE FRANCE Temps plein

    Description du poste Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) Assistant(e) en Gestion des biens et services en CDI. Vous serez rattaché(e) à la Direction Ressources et Performance au sein du Service déplacements professionnels.Vous aurez pour principales missions : •Gérer le suivi et l'optimisation du parc de véhicules de service de la...

  • Alternance Assistant(e) commercial(e)

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Infodis Temps plein

    Qui sommes-nous ?C'est en 1971 que tout a commencé dans un garage de poids lourds vendéen. Puis rapidement l'histoire s'accélère pour s'écrire au rythme des développements sur le territoire français. Aujourd'hui le groupe à dimension internationale est un partenaire fidèle des plus grandes marques mondiales de voitures et de bateaux.A la tête du...

  • Assistant(e) Administration Des Ventes

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France AFPRO Filters Temps plein

    Depuis sa fondation en 1979, AFPRO Filters a émergé en tant que leader sur le marché de la filtration de l’air. Nos filtres sont présents à l’échelle internationale grâce à nos filiales stratégiquement implantées et à un réseau étendu de distributeurs internationaux. Chez AFPRO Filters, nous incarnons une culture d’entreprise dynamique et...

  • Animer un réseau d'engagé⋅e⋅s associatif, communiquer ...

    il y a 1 semaine

    Villeneuve-d'Ascq, France Service Civique Temps plein

    En quelques mots... [DÉMARRAGE EN SEPTEMBRE] Promouvoir les valeurs phares de l’AFEV en encourageant l’engagement associatif des étudiants. L'Afev propose à des étudiant⋅e⋅s d'accompagner bénévolement des jeunes de quartiers pop'. Ta mission serait de communiquer, susciter l'engagement...Votre mission de Service CiviqueObjectifsL'Afev permet...

  • Assistant(e) sales marketing

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Ecole Internationale Tunon Temps plein

    Dans le cadre de notre Bachelor Luxe et du MBA Tunon Manager Hospitality & Travel, L'École Internationale de Lille recherche pour un grand groupe hôtelier : Un(e) assistant(e) sales marketing & digital en alternance Missions : Assure la vente des manifestations et séjours émanant de sociétés ou de particuliers dans le respect des standards et des...

  • Assistant(e) Administration Des Ventes

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Afpro Filters Temps plein

    Depuis sa fondation en 1979, AFPRO Filters a émergé en tant que leader sur le marché de la filtration de l'air. Nos filtres sont présents à l'échelle internationale grâce à nos filiales stratégiquement implantées et à un réseau étendu de distributeurs internationaux. Chez AFPRO Filters, nous incarnons une culture d'entreprise dynamique et...

  • Assistant(e) Administration Des Ventes

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Afpro Filters Temps plein

    Depuis sa fondation en 1979, AFPRO Filters a émergé en tant que leader sur le marché de la filtration de l'air. Nos filtres sont présents à l'échelle internationale grâce à nos filiales stratégiquement implantées et à un réseau étendu de distributeurs internationaux. Chez AFPRO Filters, nous incarnons une culture d'entreprise dynamique et...

  • Assistant(e) Administration Des Ventes

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Afpro Filters Temps plein

    Depuis sa fondation en 1979, AFPRO Filters a émergé en tant que leader sur le marché de la filtration de l'air. Nos filtres sont présents à l'échelle internationale grâce à nos filiales stratégiquement implantées et à un réseau étendu de distributeurs internationaux. Chez AFPRO Filters, nous incarnons une culture d'entreprise dynamique et...

  • Assistant-e ingénieur-e en science des matériaux

    il y a 1 semaine

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    À propos de nousAmbitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre...

  • Assistant-e ingénieur-e en science des matériaux

    il y a 1 semaine

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    À propos de nousAmbitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre...

  • Alternance Assistant Chef de Produit Food Service

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Bonduelle Temps plein

    Nous nous sommes donné pour mission d'inspirer la transition vers l'alimentation végétale, pour contribuer au bien-être de l’Homme et à la préservation de la planète". A cette fin, nous sommes engagés dans la démarche de certification BCorp : nous cultivons, transformons et vendons nos produits de manière durable, nous rendons l'alimentation...

  • Assistant d'Agence H/F

    il y a 2 heures

    VILLENEUVE-D'ASCQ, France Groupe Infodis Temps plein

    En tant qu'Assistant Administration des Ventes, vos missions seront :- Accueil téléphonique et du public- Gestion du courrier- Achat de fournitures pour l'agence- Gestion de l'administratif clients (contrats, accès, documents)- Gestion des demandes clients- Recouvrement pour le groupe Infodis- Rédaction de présentation de l'entreprise...

  • Assistant Administration des Ventes H/F

    il y a 4 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, Hauts-de-France INFODIS Temps plein

    En tant qu'Assistant Administration des Ventes, vos missions seront :Accueil téléphonique et du publicGestion du courrierAchat de fournitures pour l'agenceGestion de l'administratif clients (contrats, accès, documents)Gestion des demandes clientsRecouvrement pour le groupe InfodisRédaction de présentation de l'entreprise pour nos clientsEn plus des...

  • Assistant Administration des Ventes H/F

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France INFODIS Temps plein

    En tant qu'Assistant Administration des Ventes, vos missions seront :Accueil téléphonique et du publicGestion du courrierAchat de fournitures pour l'agenceGestion de l'administratif clients (contrats, accès, documents)Gestion des demandes clientsRecouvrement pour le groupe InfodisRédaction de présentation de l'entreprise pour nos...

  • Assistant Administration des Ventes H/F

    il y a 4 jours

    Villeneuve-d'Ascq, France Infodis IT Temps plein

    En tant qu'Assistant Administration des Ventes, vos missions seront : * Accueil téléphonique et du public * Gestion du courrier * Achat de fournitures pour l'agence * Gestion de l'administratif clients (contrats, accès, documents) * Gestion des demandes clients * Recouvrement pour le groupe Infodis * Rédaction de présentation de l'entreprise pour nos...

  • Assistant Comptable H/F

    il y a 3 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Page Personnel Temps plein

    Le poste de Assistant Comptable H/FRattachées à l'équipe comptable fournisseurs, vos missions seront les suivantes : * Mission d'enregistrer les factures, * Analyse des écarts, * Gestion des litiges fournisseurs, * Relationnel avec les services internes. Le profil recherchéProfil recherché :Diplômé d'un Bac +2 minimum en comptabilité, vous...

  • Alternance assistant

    il y a 2 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Cofidis Temps plein

    Type de contratAlternance () Statut MétierMarketing Communication Digital Localisation VILLENEUVE D ASCQ (59) Niveau d étudesBAC + 3 validé Niveau d expérienceEtudiant Salaire9-22 k € brut annuel fixe + intéressement et participation Date de publication13/05/2024 Date de prise de poste RéférenceA064126 Qui sommes-nous ? Depuis plus de 40...

  • Alternance assistant

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Crédit Mutuel Temps plein

    Qui sommes-nous ? Depuis plus de 40 ans, Cofidis Group crée, vend et gère une large gamme de services financiers pour les particuliers et les commerçants partenaires. Implanté dans 9 pays, Cofidis Group s’est forgé une identité ambitieuse alliant performance, confiance et proximité pour devenir l’un des principaux acteurs du crédit à la...

  • Assistante Commerciale F/H

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Bastide Temps plein

    À propos de CADES DESIGN 1880, le début d'une grande aventure familiale. C'est à cette date, aujourd'hui symbolique pour la Maison Bastide, que quatre frères se lancèrent à Alès (Gard) dans le commerce de faïences, poteries et verreries. Nourris par le respect de la belle fabrication et l'amour des matériaux nobles et vivants que sont la...