Assistant.es Services

L’Assistant(e) Technique a pour mission d’(e) :

Assurer l’administratif de l’activité du service Satisfaire aux attentes du client en étant le(la) garant(e) du bon aboutissement dans des délais les plus brefs de toutes ses demandes 

Missions principales :

Au niveau des Clients :

Gérer toutes les demandes clients et prendre en charge le suivi administratif des dossiers du début à la fin (contrats, offres, commandes, ordres d’expédition, factures, relances, diffusion d’informations en interne/externe, classement...)Assurer la relation et coordonner les actions avec les différents services (Pièces, Commercial, usines) afin de garantir aux clients une organisation optimale de leurs demandes d’intervention (y compris par des techniciens spécialisés issus des usines si cela s’avère nécessaire)s’assurer de la bonne imputation des coûts selon les interventions sur chaque dossier

Au niveau Terrain :

Assister la Direction du Service et les techniciens dans toutes leurs démarches auprès de la clientèle Gérer la planification des interventions en coordination avec les RTR : installation, garantie, contrat d’entretien, dépannage, visite client, Hot Line (Help-Club),Assurer le suivi administratif afférent à ces interventions S’assurer de la disponibilité des informations et de la bonne circulation des documents relatifs aux interventions (dossiers techniques, rapports de pré-visites, PRM…)Assurer le contrôle des heures / des notes de frais des techniciens,Réaliser de façon régulière un point d’avancement des différents dossiers en cours 

Au niveau de l’équipe :

Assurer un reporting régulier de son activité, alerter en cas de problème, Assister ses collègues Assistant(e)s Techniques lorsque l’activité le nécessite, les remplacer ponctuellement sur leur périmètre en cas d’absence Participer à la rédaction des process/modes opératoires 

L’Assistant(e) Technique est en relation avec la Direction des services, les différents services du Siège, les itinérants, les usines, les clients.

L’Assistante Technique devra respecter et appliquer les procédures de notre Système de Management Intégré et tout particulièrement les règles d’hygiène et de sécurité. 

Elle devra également veiller à respecter et appliquer les règles de bonne conduite définie dans le guide de bonne conduite.

CARACTERISTIQUES PARTICULIERES

Poste sédentaire, déplacements ponctuels possibles, notamment à des fins de formationL’Assistante Technique disposera des moyens suivants : Téléphone, PC (SAP, Service Tool, CONCUR SAP pour les notes de frais, Word, Excel, Outlook…)

PROFIL

Connaissances des produits vendus par MULTIVAC,Connaissances en bureautique : SAP ERP, Service Tool, Word, Excel, Base données clientsAnglais opérationnel (ou allemand)Rigueur ; Sens de l’écoute ; aisance relationnelle ; très bonne communication orale comme écrite ; Sens de l’organisation ; Dynamisme ; force de propositionOutils informatiques (ERP, Word, Excel), expérience dans la gestion client

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