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Assistant en gestion administrative

Il y a 2 mois

Paris, France Inserm Temps plein
Description entreprise :

L’ANRS | Maladies infectieuses émergentes, créée le 1er janvier 2021, est une agence autonome de l’Inserm, ayant pour missions l’animation, l’évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…). 

Sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le Pr Yazdan Yazdanpanah, l’ANRS | Maladies infectieuses émergentes couvre tous les domaines de la rechercheâ¯: recherche fondamentale, clinique, en santé publique et en sciences de l’homme et de la société, en mettant l’accent sur l’innovation et de renforcement de partenariats internationaux.


Description du poste :

Mission principale

Sous la responsabilité du Responsable innovation, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.

 

Activités principales

Gérer la réception et assurer le suivi des dossiers soumis aux appels à projets :

  • Vérification de la conformité des projets de recherche et allocations de recherche déposés dans la plateforme d'appels à projets Apogée, vérification et rectification des budgets saisis, suivi des signatures
  • Saisie et gestion de bases de données
  • Suivi administratif des projets financés, des modifications budgétaires et recueil de rapports d'activité

 

Organiser les réunions d'évaluation de projets et d'animation scientifique :

  • Soutien administratif et logistique aux chercheurs (province et étranger) membres des comités scientifiques sectoriels
  • Communication (Mailing) auprès de la communauté scientifique
  • Organisation des déplacements et missions : réservations d’hôtels et voyages
  • Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d'honoraires
  • Diffusion des réunions d'animation, mise en forme des programmes, suivi des inscriptions
  • Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)

 

Assurer le secrétariat du département :

  • Accueil et renseignements téléphoniques
  • Rédaction et gestion du courrier
  • Mise en forme et diffusion de documents et supports de réunion, comptes rendus et rapports
  • Mise en place d’une arborescence informatique pour le département
  • Mise d’outils informatiques de partage des données
  • Mise en forme des présentations et communications scientifiques du département
  • Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
  • Compte-rendu budgétaire en fin d’année sous la supervision du responsable du département

 


Profil recherché :

Connaissances

  • Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
  • Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées

 

Savoir-faire

  • Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet
  • Compréhension de l’anglais (écrit et parlé)
  • Qualités rédactionnelles requises
  • Gestion de la confidentialité des dossiers
  • Capacité d’organisation, gestion des priorités, contraintes et imprévus

 

Aptitudes

  • Sens de l’analyse, rigueur
  • Adaptabilité, aisance relationnelle
  • Travail en équipe
  • Motivation, esprit d'initiative, d’anticipation et sens de la hiérarchie

 

Expérience(s) souhaité(s)

  • 3 à 5 ans minimum avec expériences en évènementiel et suivi budgétaire

 

Niveau de diplôme et formation(s)

  • BAC + 2 Assistanat de direction

 

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