Secrétaire-gestionnaire H/F

il y a 1 mois

Thiais, France CNRS Temps plein

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Secrétaire-gestionnaire H/F
Référence : UMR7182-MOBINT-Z52029
Lieu de travail : THIAIS
Institut : INC - Institut de chimie
Date de publication : vendredi 3 mai 2024
Session : Campagne Printemps 2024
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

L'assistant-e en gestion administrative réalisera de manière autonome et en concertation avec
l'administratrice de l'Unité, des activités de gestion administrative, financière et de ressources
humaines au sein du département administratif de l'ICMPE dans un contexte multi-tutelles.

Activités

- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir les contentieux.
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité
réglementaire.
- Émettre les relevés de dépenses des contrats de recherche et produire tous les
justificatifs.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus, des outils de
contrôle de gestion et d'audit interne pour l'amélioration du fonctionnement de la structure.
- Suivre les bilans comptables de fin d'exercice.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire
des bilans et des statistiques pour répondre aux enquêtes des tutelles.
- Suivre les étapes des demandes de missions du personnel et en assurer la fluidité.
- Communiquer avec tous les services de la structure, des tutelles et les partenaires
extérieurs.
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'unité.
- Négocier avec les fournisseurs externes tout en respectant la réglementation des achats
publics.
- Contribuer à la réalisation de rapports, de compte rendus et synthèse (de réunions,
conseils, .
- Informer et accompagner dans leurs démarches les personnels de l'unité.
- Contrôler les demandes de recrutement - contrats de travail à durée déterminée (CDD).
- Suivre et contrôler les autorisations d'accès au campus CNRS de Thiais.
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
- Prendre en charge l'organisation de colloques et autres manifestations scientifiques.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes,
externes et répondre aux demandes d'information.

Compétences

Savoirs :

- Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux
établissements publics, en matière financière (comptabilité publique, commande publique) et de
gestion des ressources humaines et plus particulièrement celle du CNRS.
- Connaître l'organisation, le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
et des programmes de recherche de type CPER, Labex, ANR.
- Connaître la méthodologie de conduite de projet.
- Connaitre les techniques d'élaboration de documents.
- Maîtriser les techniques de communication et de négociation.
- Maîtriser les outils bureautiques.
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoirs faire :

- Maîtriser les outils de gestion et de restitution des données informatiques du CNRS (Geslab,
Webcontrat, Réséda, Portail-Data, Assav, .
- Maîtrise de la gestion liée aux contrats de recherche (ANR, ERC, et en faire les
justifications financières.
- Maîtrise des processus missions « ESR Missions » (Etamine, Notilus, Goelett)
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord.
- Élaborer et rédiger des synthèses, rapports et comptes-rendus.
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
- Techniques du classement physique ou numérique.

Savoirs-être :

- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité, autonomie, adaptabilité
- Savoir rendre compte
- Esprit d'équipe
- Réactivité
- Sens relationnel, être à l'écoute et bienveillance.

Contexte de travail

L'ICMPE est un laboratoire de recherche fondamentale dans le domaine de la chimie et de la science
des matériaux (. L'unité est localisée sur le campus CNRS de Thiais
(94320). Ses activités de recherche pluridisciplinaire s'articulent autour trois axes thématiques
transversaux majeurs : (i) les matériaux pour les structures et l'énergie, (ii) les molécules,
matériaux et procédés pour l'environnement et le développement durable, (iii) la chimie pour la
santé à l'interface avec le Vivant. L'ICMPE est structuré en deux départements scientifiques :
Chimie Moléculaire et Matériaux Macromoléculaires (C3M) et Métallurgie et Matériaux Inorganiques
(M2I). Le laboratoire est doté de six plateformes technologiques riches d'un parc instrumental
performant. L'Unité est constituée de 85 permanents (CNRS et UPEC) et de 80 de non-permanents
(doctorants, post doctorants, ATERs, stagiaires).
Le budget annuel de l'Unité (hors masse salariale) est d'environ 4 M€.
L'assistant-e sera affecté(e) au département administratif sous la responsabilité de
l'administratrice.
L'assistant-e travaillera en interaction avec une vingtaine de Personnels Appui à la Recherche, les
différents services des tutelles, des partenaires externes et des fournisseurs. Il/elle collaborera
avec les deux autres secrétaires-gestionnaires.

Possibilité de formations aux diverses applications CNRS et UPEC.

Le poste est en région parisienne sur la commune de Thiais 94320 et il se situe dans un secteur
relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc,
conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du
MESR.

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez accéder au site : /

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