Assistant·e administratif·ve du RTS

Description du poste

Missions :

Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), Membre de l'équipe médico-sociale,

Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective Assiste le RTSdans son périmètre d'intervention Assure un accueil de qualité par une écoute active.

Activités :

Assiste l'activité de l'équipe Assure la gestion des fournitures de bureau Assure la gestion du courrier Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements Procède ponctuellement à l'accueil physique et téléphonique du public Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

De façon globale :

Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers Participe au titre du référent(e) à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTS et le RTPMI Gère le planning des concertations Assure la logistique et l'intendance des bâtiments, des véhicules, des fournitures, du parc informatique et téléphonique Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREESS Assure le suivi des actions collectives et du réseau des partenaires Assure le reporting Assure l'organisation des réunions de service (rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions...) Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires Gère le planning de présence de l'équipe et effectue le suivi des absences Assiste le RTS

Pour le RTS :

Assure le suivi des échéances dans les logiciels dédiés des évaluations des IP et des d'entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'enfance Saisit les décisions d'aides financières Assume les fonctions de sous-régisseur et à ce titre met en place des procédures de contrôle des anomalies Assure le suivi des recours gracieux Gère et assure le suivi des demandes d'admission en hébergement d'urgence Assure le secrétariat du fonds départemental d'aide aux jeunes Assiste le RTS dans l'élaboration et le suivi du DUERP

Profil recherché

Connaissances :

Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention Technique(s) du domaine d'intervention Organisation et fonctionnement du Département Qualité : démarche, méthodes, outils Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention Offre socio-éducative locale Secteur médico-social Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention Dispositif(s) du domaine d'intervention Données du territoire d'intervention

Savoir-faire :

Constituer et suivre des dossiers administratifs Utiliser les logiciels de bureautique Respecter la charte graphique Utiliser les techniques du domaine d'intervention Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence Appliquer la réglementation Tenir des tableaux de bord Répondre aux besoins des usagers Appliquer les procédures qualité Transmettre l'information Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoirs comportementaux :

Capacité d'adaptation Aptitude à la communication Sens de la confidentialité Disponibilité Sens de l'organisation Rigueur Esprit d'équipe Informations complémentaires : Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI Poste inscrit dans un périmètre projet : NON Identification du périmètre : Accueil du public Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Référent qualité

Autres informations sur le poste :

Chiffres clés

Gestion d’un budget : NON Encadrement d’équipe : NON

Contraintes horaires du poste :

Disponibilité concernant les horaires : NON Type de contrainte horaire : Poste à temps complet Précision en cas d’horaire spécifique/particulier : Aucune

Contraintes du poste :

Travail au contact du public Travail sur écran

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