Assistant au contrôle de gestion H/F

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.

Environ quatre-vingts opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre une cinquantaine de chefs de projet de l’Agence.

Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.

L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.

Le Secrétariat général représente une quarantaine d’agents et comprend, outre le secrétaire général, le secrétaire général adjoint et une chargée d’appui transverse, la direction des finances et du contrôle de gestion opérationnelle, la direction des ressources humaines, la direction juridique et des marchés, la direction informatique et de gestion de l’environnement de travail. Une mission Performance et une mission Prévention des risques professionnels sont rattachées directement au secrétaire général.

La direction des finances et du contrôle de gestion opérationnelle (DFCGO) a en charge :

-     La préparation et le suivi du budget de fonctionnement de l’établissement mais aussi des dépenses des opérations qui sont gérées en compte de tiers ;

-     Le contrôle de gestion opérationnelle ;

-     La consolidation et le développement des outils de pilotage des projets opérationnels ;

-     L’élaboration des prévisions budgétaires des projets ;

-     La gestion de la comptabilité analytique.

La direction comprend, outre le directeur et son adjointe, deux gestionnaires, un contrôleur de gestion opérationnelle et son assistant.

POSTE A POURVOIR A PARTIR DU 1ER JUILLET 2024

Affectation : Au sein du secrétariat général, sous la responsabilité directe   du directeur financier et du contrôle de gestion opérationnelle et de son adjointe.

Environnement du poste : L’assistant(e) au contrôle de gestion opérationnelle travaille en lien étroit (binôme pour partie dans les missions) avec le contrôleur de gestion opérationnelle.

L’assistant(e) travaille sous l’autorité hiérarchique du directeur et sous la double autorité fonctionnelle de l’adjointe au directeur et du contrôleur de gestion opérationnelle.

Il travaille en lien étroit avec :

- les assistant(e)s de gestion Budget et Finances,

- les équipes opérationnelles,

- Et le cas échéant, l’agence comptable.

   Consolider et participer à développer les outils de pilotage des projets de construction ou rénovation de bâtiments judiciaires et pénitentiaires :

        - Tableaux de bord physiques et financiers des opérations au profit de la        direction générale, du secrétariat général et de la tutelle (cabinet du ministre,               directions centrales …),

        - Tableaux de bord pour examen interne en vue des CA et/ou en revue de       projet (validation des fiches détaillées coût CFE, des fiches de commandes et        échelonnement des AE.…),

        - Consolidation du suivi calendaire des opérations ;

   Participer à l’amélioration du système de reporting et d’information budgétaire et financiers :

        - Fiabilisation et développement des outils de reporting budgétaire,

        -  Support et proposition d’améliorations du logiciel de pilotage physico                  financier des opérations immobilières,

   Assurer la boucle budgétaire des opérations immobilières de l’Agence, et éléments d’analyse :

         - Préparation envoi et collecte des supports de prévisions budgétaires                  opérationnels

         - Suivi des consommations budgétaires infra annuelles

         - Suivi des écarts prévisionnels/budget

         - Clôture et analyse mensuelle des écarts consommé/réalisé,

         - Mesurer l’impact pluriannuel et sur la trésorerie des opérations et des                       décalages ;        

          - Analyse des retards et impacts sur la programmation.

   Suivre la comptabilité analytique de l’Agence :   

          - Collecte mensuelle et analyse des données de temps passés sur les                        projets/missions des agents.

          - Assurer l’exploitation des données recueillies en manipulant les outils ;

          - Assister le contrôleur de gestion dans l’analyse des résultats et dans des            études ponctuelles ;

          - Consolidation et développement d’outils de comptabilité analytique.

- Participe à la construction d’une comptabilité analytique générale, incluant notamment les fonctions, métiers et activités transverses ;

- Participe aux groupes de travail sur les projets portés par la direction, notamment le changement de logiciel (actuellement SIREPA), la certification des comptes (si besoin), les demandes d’audit.

Peut être sollicit(e) pour contribuer, le cas échéant et si nécessaire, à la continuité de service de la DFCGO.

Gestion des dépenses d’opération ;

Accompagner les équipes opérationnelles et les services dans le domaine budgétaire et financier.

Ces descriptions prennent en compte les principales missions.

Elles sont néanmoins susceptibles d’évolutions, selon le profil du candidat recruté et des projets de la DFCGO.

Poste susceptible d’évolution vers une fonction de contrôleur de gestion junior (catégorie 2-2) après 3 ans d’expérience et si expertise reconnue.

Fonctionnaire de catégorie B + de préférence, avec une expérience proche ou similaire en administration publique et dans le domaine du contrôle de gestion/comptabilité analytique, et budgétaire et/ou des marchés publics.

La connaissance et/ou l’expérience de la GBCP, du contrôle de gestion et de la comptabilité analytique sont un plus.

Contractuel bienvenu si expérimenté dans les domaines recherchés.

Mobilité interne possible si expérience sur des missions similaires et/ou budgétaires et financiers. Accompagnement de l’évolution professionnelle par le contrôle de gestion opérationnelle et un plan de formation adéquat.

Bonne maîtrise des outils bureautiques et des bases de données, intérêt pour les démarches d’automatisation et d’informatisation, d’une part, et d’autre part, pour la gestion des données.

L’agent recruté sera formé à l’utilisation des outils informatiques de l’Agence et à la gestion de bases de données si besoin.

Qualités personnelles requises :

Rigueur, organisation, autonomie ;

Sens du travail en équipe et du relationnel ;

Grande capacité de concentration et d’adaptation, à manipuler des données et à s’assurer de leur fiabilité et cohérence ;

Bonnes capacités de travail ;

Réactivité, voire proactivité, sont incontournables.

Environnement de travail:

Un EPA à visage humain, de petites communautés de travail ;

Des bureaux modernes avec des espaces de travail agréable ;

37H30 par semaine, 15 jours de RTT, 5 semaines de congés/an ;

Rémunération selon profil et expérience;

600€ de prime par an, sous réserve d’atteinte des objectifs collectifs de performance ;

75% de prise en charge du pass navigo et 15€ par mois pour la mutuelle ;

Un plan de formation important et adapté aux besoins. Formation laïcité obligatoire.

Autonomie dans l’organisation du travail : Jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine possibles, sur demande et autorisation, au-delà de 3 mois de présence, avec équipements en conséquence. Formation au travail à distance obligatoire si le collaborateur recruté n’en a pas déjà suivi ;

Accès à un restaurant interne d’entreprise ;

Amicale dynamique : prise en charges culturelle et sportives à hauteur de 50% dans la limite de 200 € ;

Localisation : 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de la porte d’Italie), accessibilité aisée aux transports en commun et à 10 mn du cœur de Paris.

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais et selon date à convenir.